Аутсорсинг – как помочь бизнесу не распыляться

Алексей Ефремов автор статьи

14.10.2022

Обсудить

32 минусы

1
  1. Что такое аутсорсинг
  2. Для чего нужен аутсорсинг
  3. Как работает аутсорсинг
  4. Какие функции передаются на аутсорсинг
  5. Виды аутсорсинга
  6. Отличие аутсорсинга от других видов помощи
  7. Сколько стоит аутсорсинг и за что берут деньги
  8. Как перейти на аутсорсинг
  9. Преимущества и недостатки
  10. Как выбрать компанию-аутсорсера
  11. Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга
  12. Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг
  13. Учет расходов на аутсорсинг
  14. Известные компании используют аутсорсинг
  15. Примеры аутсорсинга
  16. Частые вопросы
  17. Подводим итоги
Раскрыть полностью

Современному бизнесу не всегда выгодно иметь собственный штат работников всех направлений. На практике в ряде случаев это экономически нецелесообразно и нерентабельно, особенно когда речь идет о мелких фирмах. Очень часто на предприятиях нет даже своего бухгалтера, не говоря об IT-специалистах, юристах, маркетологах. Однако отсутствие своих сотрудников не мешает таким компаниям успешно работать и развиваться. Помогает в этом аутсорсинг, ставший популярным в России сравнительно недавно.

В сегодняшней статье разберемся, что такое аутсорсинг, зачем его применяют и какие функции делегируют сторонним специалистам, сколько это стоит. Также вы узнаете, как выбрать аутсорсера и избежать при этом ошибок.

Что такое аутсорсинг

Термин «аутсорсинг» происходит от английского слова outsourcing (outer-source-using) и дословно переводится как использование внешнего ресурса.

Аутсорсинг – это передача компанией на основании договора определенных функций в рамках предпринимательской деятельности другой организации, которая работает в соответствующей сфере в качестве исполнителя.

Аутсорсинговая компания – это фирма, которая предоставляет в аренду клиенту собственных сотрудников. Специалисты могут иметь абсолютно разные профессии. При заключении договора заказчик ставит задачу аутсорсинговой компании с изложением требований к персоналу и цели его пребывания на фирме. Аутсорсер направляет подходящих сотрудников, которые работают на клиента определенное время согласно договору аутсорса.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг

Процесс аутсорсинга предполагает привлечение сторонних квалифицированных специалистов для выполнения каких-либо важных для компании функций. Таким образом, организации концентрируются на выполнении профильных задач (например, производство продукции, оказание услуг), а остальные операции делегируют внешнему подрядчику.

Например

Компании может быть невыгодно держать собственную службу безопасности, тогда она заключает договор с частным охранным предприятием. Это позволяет организовывать хорошую охрану, сэкономив ресурсы на подборе и содержании собственного отдела.

История аутсорсинга

Считается, что у истоков практического аутсорсинга в 30-х годах ХХ века стояли известные менеджеры, конкурирующие друг с другом, – Генри Форд и Альфред Слоун. В этот период стало окончательно ясно, что ни одно крупное предприятие не может выполнять сразу все функции самостоятельно, и передача отдельных задач специализированным организациям является вполне целесообразной. Благодаря этому компания General Motors под руководством А. Слоуна смогла завоевать американский рынок всего за несколько лет.

Альфред Притчард Слоун

Альфред Притчард Слоун

По другой версии, начало эпохи аутсорсинга в бизнесе датируется 60-ми годами ХХ века, когда на крупных предприятиях стали появляться центры по электронной обработке информации. Именно они в будущем стали предоставлять более мелким компаниям различные услуги.

На сегодняшний день безусловным лидером в сфере аутсорсинга является одно из подразделений корпорации IBM – IBM Global Services. Еще в 1997 году ее оборот превышал 25 млрд долларов, а число сотрудников составляло более 110 тысяч в 160 странах.

Для чего нужен аутсорсинг

Аутсорсинг – это длительное сотрудничество со сторонними компаниями. В отличие от договора подряда, договор аутсорсинга заключается не менее, чем на 1 год. Именно такой минимальный период привлечения сотрудников извне.

Благодаря аутсорсингу компании имеют возможность решать следующие задачи:

Задачи аутсорсинга

Задачи
  • успешно выполнять функции, в которых некомпетентны штатные сотрудники;
  • освобождать специалистов от текущих обязанностей, которые не относятся к их профессиональной сфере;
  • концентрироваться на основных вопросах бизнеса;
  • получать профессиональную помощь на этапе открытия компании, филиала, нового склада, офиса либо производства;
  • поддерживать стабильный спрос на товары и услуги или повышать его;
  • проводить переговоры с потенциальными клиентами;
  • демонстрировать продукцию массовому потребителю;
  • повышать качество сервиса и продукции.

Аутсорсинг бизнес-процессов необходим, если:

  • у малого бизнеса недостаточно финансов на содержание и оплату труда сотрудников всех необходимых подразделений;
  • в компании много дополнительных направлений деятельности, которые напрямую не приносят прибыли, при этом негативно отражаются на общей отчетности, а их своевременное сопровождение и обслуживание обязательно;
  • фирма нуждается в сокращении штата или части расходов на оплату труда;
  • предприятие испытывает трудности с поиском персонала по некоторым специальностям;
  • организация стремится достичь определенного уровня средней заработной платы.

Если оплачивать услуги аутсорсинговой компании выгоднее, чем содержать собственных специалистов в штате, целесообразно заключить договор с внешней компанией.

Как работает аутсорсинг

В процессе организации аутсорсинга на предприятии можно выделить три основных этапа:

Этапы организации аутсорсинга

Этапы организации
  1. Подготовка к передаче дел аутсорсеру.
  2. Выбор аутсорсинговой фирмы.
  3. Работа аутсорсера.

На первом этапе компании нужно определить, какие процессы будут переданы аутсорсеру, какие ожидаются результаты и в какие сроки.

Передавать на аутсорсинг можно практически любые бизнес-процессы и функции. Это может быть бухгалтерский учет, маркетинг, менеджмент, PR, IT, HR, делопроизводство, клининг, охрана, питание персонала и многое другое.

Важное правило! Ни в коем случае нельзя передавать ключевые функции бизнеса, в том числе управление, на исполнение сторонней организации.

Обязательная составляющая подготовительного этапа – составление технического задания. Это документ, в котором должен быть обозначен делегируемый бизнес-процесс, а также критерии качества исполнения функций и допустимые отклонения. Благодаря техническому заданию стороны смогут понять, насколько эффективно их сотрудничество.

Какие процессы будут переданы аутсорсеру

Определение процессов

На втором этапе компания переходит к самом важному – поиску и выбору аутсорсера. Здесь имеет значение два параметра: экспертность и опыт провайдера. При поиске можно ориентироваться на отраслевые рейтинги в зависимости от делегируемых функций. Кандидатов следует отобрать после изучения прайс-листов, условий сотрудничества, опыта и отзывов клиентов.

Если компания-аутсорсер находится в том же городе, не помешает посетить офис компании и встретиться с ее представителями лично, познакомиться и пообщаться со специалистами. При заключении контракта стоит обратить внимание на пункты, где описаны обязанности, ответственность, права сторон и заработок аутсорсера.

На третьем этапе начинается плотная работа компании-заказчика и аутсорсера. Схема очень простая:

  1. Клиент обращается в аутсорсинговую фирму с техническим заданием.
  2. Аутсорсинговая фирма назначает менеджера проекта.
  3. Менеджер проекта общается с клиентом по всем вопросам, предоставляет консультации и полностью координирует работу.

К основным функциям менеджера проекта можно отнести:

Функции менеджера проекта

Функции менеджера
  • обработку обращений и запросов клиента;
  • работу с персоналом: обучение кадров, формирование команды, оперативная замена сотрудников в случае необходимости, организация бесперебойной работы;
  • контроль качества работы коллектива: отслеживание выполнения KPI, своевременное реагирование и устранение проблем;
  • повышение эффективности бизнес-процессов;
  • подготовка отчетов для клиента о выполнении работ.

Также провайдер гарантирует:

  • обеспечение персонала всем необходимым для выполнения возложенных функций;
  • соблюдение норм охраны труда и обеспечение безопасных условий работы;
  • постановка задач сотрудникам и контроль за их выполнением;
  • отстранение сотрудников, нарушающих статью 76 ТК РФ;
  • расследование несчастных случаев.

При этом компания-заказчик просто оплачивает услуги аутсорсинговой организации на основании первичных бухгалтерских документов. Немаловажно установить собственный контроль качества выполняемых работ. Для этого на предприятии может начать работу свой штаб.

Какие функции передаются на аутсорсинг

Сторонним исполнителям чаще всего передаются следующие распространенные функции и задачи бизнеса:

Функции аутсорсинга

Передача функций
  1. обеспечение и производство:
    • логистика,
    • транспортировка,
    • изготовление деталей,
    • ремонтные работы,
    • обслуживание оборудования,
    • энергетическое хозяйство;
  2. развитие, административная и сопутствующая деятельность компании:
    • реклама,
    • маркетинг,
    • бухгалтерия и бухгалтерские функции,
    • юриспруденция,
    • управление,
    • подбор персонала,
    • переводы;
    • проектирование;
    • разработка программного обеспечения;
    • интернет и IT;
  3. обеспечение рабочего процесса:
    • клининг,
    • курьерская деятельность,
    • заполнение баз данных,
    • питание,
    • охрана,
    • ручной труд.

Виды аутсорсинга

Привлекая сторонние компании для выполнения второстепенных задач, организации имеют возможность сосредоточиться на основных процессах бизнеса и существенно повысить их эффективность. В этом разделе статьи рассмотрим основные виды аутсорсинга.

Виды аутсорсинга

Разновидности

Производственный аутсорсинг

Внештатным сотрудникам передаются производственные функции, такие как выпуск изделий под брендом компании, изготовление комплектующих и запасных деталей, технологический процесс, обеспечение производственной деятельности. Таким образом производители получают возможность передавать подобные нерентабельные направления производства сторонним фирмам, чтобы экономить и концентрироваться на основных задачах бизнеса.

Данный вид аутсорсинга подходит для крупных производственных компаний. Чаще всего они передают на аутсорсинг выполнение работ на отдельных ступенях изготовления продукции.

Управленческий аутсорсинг

Управленческий аутсорсинг

Управленческий

Также его называют аутсорсинг управления знаниями. Это делегирование сторонним организациям процессов бизнеса, связанных с анализом данных, статистики или какой-то информации, которая может быть взята за основу в качестве источника при составлении обоснований для принятия тех или иных решений по части управления, инвестирования, стратегического планирования компании.

По геополитическим критериям

Геополитический фактор позволяет разделить аутсорсинг еще на несколько видов:

  • внутренний аутсорсинг – обязанности поручаются сторонним фирмам в рамках одной страны;
  • международный аутсорсинг – функции передаются иностранной компании по причине того, что на внутреннем рынке наблюдается дефицит или полное отсутствие аналогичных услуг;
  • оффшорный аутсорсинг – вид международного аутсорсинга, при котором привлекается дешевая рабочая сила и другие ресурсы. Распространен в Китае, Египте, Индии, Пакистане, Украине, Румынии, России, на Филиппинах.

По объему выполняемых работ

Объем делегируемых задач также дает возможность разбить аутсорсинг на несколько видов:

  • полный аутсорсинг – полная передача отраслевых дел привлеченной компании и ее полная ответственность перед клиентом;
  • частичный аутсорсинг – на стороннюю фирму возлагается лишь часть обязанностей без доступа ко всей организации;
  • совместный аутсорсинг – внешней компании передается часть функций определенной области по субдоговорам;
  • промежуточный аутсорсинг – предполагает перевод части штатных сотрудников под контроль аутсорсинговой фирмы.

По формату сотрудничества

Аутсорсинг по формату сотрудничества

Сотрудничество

В зависимости от того, на каких условиях будут сотрудничать компания заказчик с аутсорсинговой фирмой, выделяют следующий виды аутсорсинга:

  • подбор временного персонала – сторонние сотрудники привлекаются на период выполнения определенных обязанностей (например, отчетный период в бухгалтерии), под конкретный проект или на сезон горячих продаж;
  • лизинг персонала – от предыдущего вида отличается более длительным сроком найма работников: от 3 месяцев до нескольких лет;
  • аутстаффинг – сотрудники переводятся из штата аутсорсинговой компании в штат фирмы-клиента без юридического изменения условий работы или увольнения.

Процессуальный аутсорсинг

Этот вид аутсорсинга наиболее распространенный, т. к. включает самый широкий перечень непрофильных функций, которые могут быть переданы в ответственность сторонним специалистам.

Процессуальный аутсорсинг

Процессуальный

В зависимости от бизнес-процессов, существует ряд видов процессуального аутсорсинга:

  • финансовый или бухгалтерский аутсорсинг – банковские процедуры и процедуры налогообложения, аудит, бухгалтерский учет, подготовка налоговых документов, расчет и выплаты зарплат сотрудников;
  • логистический аутсорсинг – поставки, отслеживание товаров, применение системы трекинга, разработка и оптимизация маршрутов;
  • ИТ-аутсорсинг – обслуживание компьютерных и IT систем, наладка сетевого оборудования, разработка, установка, обновление ПО, контроль исправности работы сайтов и других интернет-ресурсов компании;
  • технический аутсорсинг – обслуживание и ремонт оборудования и коммуникационных систем предприятия;
  • сервисный аутсорсинг – техническая поддержка клиентов, организация работы call-центров;
  • маркетинговый аутсорсинг – изучение рынка и конкурентов, разработка стратегий продвижения, планирование и запуск рекламных кампаний;
  • аутсорсинг продаж (телемаркетинг) – поиск клиентов и ведение переговоров с покупателями, составление клиентской базы, заключение договоров и другие функции отдела продаж;
  • юридический аутсорсинг – подготовка и оформление юридической документации в соответствии с требованиями действующего законодательства, проверка потенциальных партнеров, представление интересов компании в государственных органах и судах;
  • кадровый аутсорсинг (HR-аутсорсинг или аутсорсинг персонала) – подбор и найм сотрудников, анализ личной эффективности и продуктивности работников, помощь молодым сотрудникам в налаживании отношений с коллективом и адаптации на рабочем месте;
  • аутсорсинг ВЭД – ведение внешнеэкономической деятельности предприятия;
  • охранный аутсорсинг – обеспечение комплексной безопасности компании, в частности ее материальных ценностей и персонала;
  • клининговый аутсорсинг – организация регулярной уборки помещений и территории предприятия;
  • аутсорсинг охраны труда – организация обеспечения безопасности труда сотрудников компании;
  • аутсорсинг питания – организация питания персонала, кейтеринг;
  • узкоспециализированный аутсорсинг – привлечение сторонних специалистов к выполнению узких задач: перевод текстов, дизайн сайта и т. д.

Отличие аутсорсинга от других видов помощи

Бизнес может привлекать к выполнению определенных функций сторонних исполнителей, но не всегда помощь извне является аутсорсингом. Далее в статье рассмотрим, с чем чаще всего путают этот термин.

Другие виды помощи

Отличие
  • Дропшиппинг. Представляет собой систему посредничества между поставщиком и конечным потребителем, при которой дропшиппер перепродает продукцию других компаний и зарабатывает за счет скидки при закупке у поставщика или собственной наценки. Пользуются ею в основном интернет-магазины. Такую схему работы нельзя назвать аутсорсингом, т. к. дропшиппер по сути не выполняет функций отдела продаж компании, не несет перед ней ответственности, а просто перепродает товар с выгодой для себя.
  • Фриланс. Это вид трудоустройства, при котором исполнитель самостоятельно оказывает услуги заказчику, не работая при этом в аутсорсинговой компании и зачастую не заключая соглашение с клиентом. Фрилансер может работать по аутсорсингу, если между ним и заказчиком подписывается соответствующий договор.
  • Инсорсинг. Предполагает создание внутри компании специального отдела для решения поставленной задачи. В этом случае сторонний персонал не привлекается. Отдел формируется из трудовых ресурсов организации или путем найма необходимых специалистов. В любой момент такое структурное подразделение может быть расформировано и передано на аутсорсинг.
  • Аутстаффинг. Данный тип сотрудничества подразумевает заключение соглашения между заказчиком и аутстаффинговой компанией не об оказании услуг, как в аутсорсинге, а о предоставлении персонала под определенные рабочие места. Согласно ему сотрудники числятся в штате аутстаффера, но фактически работают на предприятии клиента. Простыми словами, аутстаффинг – это аренда сотрудников.

Сколько стоит аутсорсинг и за что берут деньги

Стоимость аутсорсинга варьируется прежде всего в зависимости от сферы оказания услуг, должностных обязанностей привлеченного сотрудника, срока действия договора и местоположения фирмы. Выделяют три формы оплаты в рамках сотрудничества с аутсорсинговой компанией.

За что берут деньги в аутсорсинге

Взаиморасчет
  1. Сдельная оплата. Заказчик оплачивает фактически выполненную работу. При такой форме оплаты в договоре обязательно прописывается необходимый объем работы и ожидаемый результат. Например, IT-аутсорсинг предполагает оплату за каждую единицу техники, которую обслуживает аутсорсер. Так, качественное обслуживание настольного ПК (системный блок и монитор) в средней полосе России обойдется от 600 до 1500 рублей, сервера – от 2000 до 8000 рублей.
  2. Почасовая оплата. Единицей труда в данном случае является час работы специалиста. Эту форму оплаты чаще всего выбирают для аутсорсинга персонала. Вот примерная стоимость часа работы специалистов: повар – от 300 руб., логист – от 149 руб., дистрибьютор – от 135 руб.
  3. Оплата за период. Когда невозможно знать, сколько времени потребуется на решение поставленной задачи, применяют оплату услуг за отработанный период. Например, представление интересов клиента в суде – оплата рассчитывается с учетом того, сколько времени юрист потратил на подготовку к заседаниям и непосредственно в здании суда. Один час работы юриста обойдется от 600 рублей.

За что аутсорсинговые компании берут деньги:

  • выполненная задача;
  • реализованный проект;
  • анализ и наполнение клиентской базы заказчика;
  • успешные переговоры с клиентом;
  • успешное проведение сделки;
  • помощь в организации и постоянной поддержке продаж.

Как перейти на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг – непростой процесс, который условно можно разделить на несколько этапов. Дальше в статье разберем каждый из них.

Этап 1. Анализ работы компании и объективная оценка необходимости перехода к аутсорсингу

На данном этапе нужно проверить и посчитать затраты на содержания штата сотрудников каждого отдела или структурного подразделения, сопоставить их со стоимостью услуг аутсорсера. Только после этого оценивается потребность в передаче определенных функций или сфер на аутсорсинг.

Этап 2. Принятие решения

Нужно проанализировать плюсы и минусы, риски и потенциальные возможности, сравнить вводные данные, в т. ч. финансовые, при передаче функций на аутсорсинг и самостоятельном их выполнении. Также требуется сформулировать цели и задачи проекта, организовать рабочую группу и назначить ее руководителя. Окончательное решение принимает владелец бизнеса или генеральный директор компании.

Этап 3. Выбор аутсорсера

На этом этапе предстоит составить перечень требований к аутсорсинговой компании, изучить рынок таких фирм и указать несколько наиболее подходящих кандидатов в партнеры. По каждому из них нужно узнать:

  • репутацию;
  • наличие лицензии и страховки;
  • отзывы клиентов.

С фирмами, которые пройдут этот отбор, нужно будет провести переговоры об условиях сотрудничества, времени исполнения задач, ресурсах, способе управления и ценах на услуги.

Этап 4. Заключение договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга заключается исключительно в письменной форме. Юридический документ должен содержать следующие данные:

  • наименования компаний с обеих сторон и основания их деятельности;
  • список услуг, которые передаются на аутсорсинг;
  • объем услуг или порядок его определения;
  • сумма контракта – твердая, в пропорции или отсылка к прайс-листу компании-аутсорсера;
  • обязанности и права сторон;
  • ответственность за невыполнение обязательств каждой из сторон, штрафные санкции;
  • время действия договора (обычно 1 год);
  • порядок разрешения споров;
  • порядок внесения изменений и расторжения соглашения;
  • реквизиты, печати и подписи обеих сторон.

После подписания договора компания-заказчик предоставляет аутсорсеру необходимую информацию для скорейшего погружения в процесс привлеченных специалистов.

Этап 5. Переход к новому формату

Важно поработать с командой компании, провести разъяснительную беседу, поставить в известность персонал об изменениях, показать, чего именно они коснутся, ознакомить под роспись с новыми рабочими документами. Если переход на аутсорсинг предполагает сокращение части сотрудников, нужно деликатно поставить в известность тех людей, которые будут уволены.

Новый формат аутсорсинга

Новый формат

Также на этом этапе начинают разрабатываться необходимые положения и документы, в т. ч. новое рабочее расписание, планы мероприятий по ведению проекта, создаются новые должностные инструкции или вносятся изменения в имеющиеся.

Этап 6. Контроль работы внештатных специалистов

Выполнение возложенных на аутсорсинговую компанию функций нужно контролировать. Для этого в компании выделяется сотрудник или организовывается целый департамент, который отслеживает работу внешних специалистов и регулярно предоставляет руководству отчеты. В них может содержаться такая информация:

  • мониторинг эффективности аутсорсинга с использованием обратной связи от поставщиков услуг, руководителей и штатных работников;
  • анализ результатов работы аутсорсера, их сопоставление с планируемыми показателями эффективности;
  • сведенья о промежуточных результатах реализации проекта.

Благодаря таким отчетам можно вовремя заметить недостатки в организации работы, выявить их причины и устранить.

Этап 7. Оплата услуг аутсорсера

После выполнения всех возложенных на компанию-аутсорсера функций производится оплата предоставленных услуг согласно договору. Также непосредственно после заключения контракта может вноситься предоплата, если это предусмотрено условиями.

Преимущества и недостатки

Аутсорсинг выгоден как заказчику услуги, так и непосредственно компании-аутсорсеру. Разберемся, какие плюсы получают обе стороны.

Плюсы

Минусы

Преимущества аутсорсинга для бизнеса:

  • работу выполняет опытный узкий специалист в соответствующей отрасли;
  • исключена ситуация, когда важный для компании сотрудник уходит на больничный, в отпуск или просто увольняется;
  • возможность компании сосредоточиться на решении основных задач бизнеса;
  • экономия средств на поиск штатных сотрудников, их обучение, заработную плату, оборудование рабочего места;
  • возможность снизить расходы на налоги и отчисления в государственные фонды, которые работодатель ежемесячно оплачивает за каждого штатного работника;
  • прозрачная система оплаты услуг аутсорсера: за фактически выполненную работу, почасово или за определенный период;
  • возможность расторгнуть контракт в любое время – это легче, чем уволить штатного сотрудника.

Преимущества для аутсорсеров:

  • постоянные клиенты, количество которых ограничивается только штатом организации и возможностями;
  • долгосрочные договоры, которые гарантируют, что клиент не пропадет;
  • цены на услуги, которые зачастую выгоднее для клиентов, чем содержание собственных сотрудников.

Есть у аутсорсинга и недостатки:

  • нельзя отдать привлеченному специалисту никакие задачи, которые не прописаны в договоре;
  • могут возникать трудности с внедрением внештатного работника в нюансы деятельности фирмы;
  • невозможно лично выбрать и привести людей, которые будут работать над проектом на аутсорсе;
  • в случае ограниченного предложения на рынке аутсорсеры могут оказывать некачественные услуги или завышать цены;
  • могут быть простои из-за ожидания внештатного специалиста;
  • риск утечки конфиденциальной информации;
  • контроль выполнения задач может быть осложнен, если привлеченные специалисты работают удаленно;
  • риск приостановления деятельности компании-аутсорсера в процессе выполнения возложенных функций;
  • отсутствие четкой законодательной базы;
  • сложность выбора организации.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Выбор поставщика аутсорсинговых услуг – важнейший этап при переходе на аутсорсинг. Поэтому стоит уделить особое внимание анализу кандидатов, прежде чем делать окончательный выбор провайдера. Вот какие параметры и маркеры предстоит проанализировать, чтобы сделать вывод и выбрать наилучшего аутсорсера.

Параметры выбора компании

Параметры
  • Стаж работы аутсорсинговой компании, репутация, благодарности и отзывы от клиентов.
  • Скорость реагирования на запросы консультирования и удаленного администрирования. Это особенно актуально, когда услуги предполагают выезд специалиста к клиенту.
  • Уровень профессионализма конечных исполнителей, методы контроля персонала со стороны аутсорсера.
  • Пути взаимодействия заказчика и аутсорсинговой компании в непредвиденных ситуациях.
  • Какие услуги могут быть включены в договор, а за что придется платить дополнительно.
  • Порядок расторжения договора.
  • Наличие и система работы внутренней системы безопасности на фирме аутсорсера.
  • Содержимое сайта компании, список партнеров, портфолио, кейсы.

Для сравнения нескольких кандидатов удобно составить таблицу и вносить туда данные о каждой фирме. Благодаря этому удастся структурировать информацию, проанализировать ее и сделать правильный выбор.

Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга не имеет строгой формы, поэтому каждая компания составляет его по своему усмотрению. Выше мы говорили уже частично о том, что должно быть включено в контракт.

Заключение договора аутсорсинга

Заключение договора

Чтобы избежать проблем на этапе сотрудничества с аутсорсинговой фирмой, при заключении договора стоит упомянуть следующие моменты:

  • полное наименование сторон, юридический и фактический адрес;
  • перечень услуг, который поставщик обязуется предоставить;
  • требуемый опыт работы и квалификация специалистов;
  • объем работ;
  • конечный срок выполнения работ, оказания услуг или завершения проекта;
  • общая цена договора, тарифный план и порядок оплаты;
  • штрафы и другие санкции на случай невыполнения обязательств;
  • обязательное подписание договора о конфиденциальности информации;
  • срок действия договора, условия его расторжения.

Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг

Аутсорсинг предполагает значительные изменения на предприятии. В этом процессе сложно учесть абсолютно все аспекты, поэтому рассмотрим подробнее самые распространенные ошибки и разберем, как их избежать.

Ошибки при переходе на аутсорсинг

Ошибки
  1. Преждевременное сокращение штата.

    Оптимально постепенное изменение формата работы. Резкие штатные перемены могут негативно отразиться на деятельности компании, а отдельные сотрудники могут еще понадобиться.

  2. Аутсорсинг без четких сроков.

    Очень важно оговаривать с аутсорсером, в какой срок или к какому времени нужен готовый результат. Это актуально для любых задач: от ремонта оборудования до сдачи отчетности или обслуживания сайта.

  3. Заключение договора без указания ответственности сторон.

    Прописанная в контракте ответственность сторон повышает продуктивность выполнения работ или оказания услуг.

  4. Переход на аутсорсинг без учета плюсов и минусов.

    Перед принятием решения о переходе на аутсорсинг обязательно нужно провести тщательный анализ деятельности предприятия.

  5. Низкое качество работ или услуг.

    Оценить квалификацию и профессионализм конечных исполнителей заранее невозможно. Чтобы в конечном итоге избежать убытков, стоит сначала заключить договор подряда, если это возможно, и только по итогам временного сотрудничества поднимать вопрос подписания договора аутсорсинга.

Учет расходов на аутсорсинг

Различают бухгалтерский и налоговый учет расходов на аутсорсинг. Ниже в статье рассмотрим оба варианта.

Учет расходов на аутсорсинг

Учет

Бухгалтерский учет предполагает, что принимаемая к вычету стоимость выполненных по договору аутсорсинга работ или оказанных услуг без НДС зачастую включается в расходы по обычным видам деятельности. Чаще всего эти траты относят к косвенным расходам. Также они могут быть отнесены к:

  • управленческим расходам (например, юридические услуги);
  • общепроизводственным расходам (например, услуги по техническому обслуживанию);
  • расходам на продажу (например, услуги курьерской доставки).

Для признания расходов в периоде составляется акт приемки-сдачи работ / услуг или другой соответствующий первичный документ. Если договор предполагает ежемесячный фиксированный платеж, то вместо акта для признания расходов ежемесячно составляется бухгалтерская справка с указанием суммы, равной месячной оплате минус НДС на последнее число каждого месяца (до окончания времени действия договора).

Налоговый учет подразумевает, что при расчете налога на прибыль стоимость выполненных работ или оказанных услуг в рамках договора аутсорсинга учитывается в:

  • материальных расходах при производственном характере работ или услуг (например, IT-услуги или обслуживание производственных установок);
  • стоимости материалов при условии, что работы или услуги связаны с приобретением материальных ресурсов (например, доставка материалов до склада покупателя);
  • прочих расходах, которые связаны с реализацией и / или производством, при том условии, что исполнитель предоставляет услуги в сфере права или консалтинга, управления организацией, ведения бухгалтерского учета.

В качестве документального подтверждения факта выполнения работ или оказания услуги может использоваться договор аутсорсинга, отчет аутсорсера, задание компании-заказчика, акт о выполнении работ или оказания услуг.

Важно, чтобы работы или услуги, переданные на аутсорсинг, не дублировали функции штатных специалистов, иначе будет сложно доказать, что аутсорсинг не являлся способом снижения налога на прибыль.

Известные компании используют аутсорсинг

Около 30% российского бизнеса использовали аутсорсинг еще в 2015 году. За 2 года рыночный оборот увеличился на 10%, а к 2020 году рост превысил 13,7%. Иностранные фирмы практикуют аутсорсинг в гораздо больших масштабах. Вот самые знаменитые клиенты аутсорсинговых компаний:

Известные компании используют аутсорсинг

Компании
  • Nike. Занимается исключительно дизайном и продажей продукции в своих магазины. Все производство на аутсорсе.
  • IKEA. Фирма сосредоточилась на розничных продажах, а производственные и транспортные функции передала на аутсорсинг.
  • Kodak. Еще в 1989 году компания заключила договор с компанией IBM, которой делегировала все IT-функции. Этот договор действует по сей день.
  • Ford. Самостоятельно изготавливает всего 30% автомобильных запчастей, остальные 70% возложены на подрядчиков.
  • Nokia. Поручила сторонним сотрудникам услуги колл-центра и техническое обслуживание.
  • Google. Постоянно пользуется услугами аутсорсинговых компаний для разработки отдельных продуктов и поддержки клиентов.

Также в числе известных клиентов аутсорсинговых фирм корпорации McDonald’s, Coca-Cola, Nestle, Mercedes-Benz, Avon, Chanel, Microsoft и многие другие.

Примеры аутсорсинга

Пример 1

Мини-пекарня выпекает сдобу, которую затем развозит по точкам продаж. Ключевое направление работы – выпечка, второстепенное – доставка. Фирма может приобрести автомобиль и нанять в штат водителя, чтобы полностью контролировать транспортировку, или просто передать доставку сторонней компании на аутсорсинг.

Пример 2

Небольшая фирма занимается ремонтом домов и квартир. Чаще всего клиенты заказывают конкретные работы, но иногда заказчикам нужен большой ремонт с дизайном. Такую услугу заказывают нечасто, и фирме нет смысла нанимать дизайнера в штат, поэтому компания предпочитает привлекать стороннего специалиста по мере надобности.

Пример 3

Компания завела страницу в Вконтакте для продвижения товаров и услуг, но штатный сотрудник не справляется одновременно с функциями SMM-специалиста, копирайтера и таргетолога. Поэтому было принято решение вместо того, чтобы обучать своего работника с нуля или нанимать еще одного специалиста, передать ведение социальной сети на аутсорсинг.

Пример 4

Компания нуждается в новых сотрудниках, но руководителям отделов не хватает времени на рассмотрение резюме и проведение собеседований с кандидатами. Фирма решила обратиться в кадровое агентство, чтобы передать подбор персонала на аутсорсинг.

Часто задаваемые вопросы

Благодаря аутсорсингу обеспечивается больший контроль над процессами и гибкость бюджета. Кроме этого, он позволяет предприятиям платить за услуги или работы только тогда, когда их выполнение необходимо.

Аутсорсером может являться только организация (любой формы собственности) или самостоятельный специалист, работающий с клиентами на основании договора аутсорсинга.

  1. Выбор сферы деятельности.
  2. Регистрация ИП или юридического лица – выбор зависит от сферы и количества учредителей.
  3. Аренда офиса, при работе с серьезными компаниями это обязательно.
  4. Поиск и найм персонала, соответствующего по квалификации и опыту сфере деятельности.
  5. Реклама и продвижение компании с помощью сайта или других площадок.

Предпринимателям не рекомендуется передавать на выполнение сторонним организациям любые задачи и функции, напрямую связанные с основным продуктом, установлением прав доступа к важным объектам, безопасностью фирмы.

Законодательное регулирование аутсорсинга в России появилось 1 сентября 2016 года, когда в Трудовой кодекс РФ внесли новую главу, а также поправки в другие нормативно-правовые документы. Согласно им, прямая аренда персонала и заключение договоров аутстаффинга оказались под запретом, но был внедрен новый термин – «деятельность по предоставлению труда персонала», который легализует аутстаффинг с рядом ограничений.

Если вы специалист в какой-либо сфере, прежде всего стоит оценить собственную компетенцию и профессиональные возможности. Если вы уверены, что сможете оказывать услуги или выполнять работы на высоком уровне, а также готовы вести переговоры с клиентами и их представителями, можно приступать к поиску заказчиков. Первых клиентов можно найти путем размещения резюме на сайтах поиска работы, биржах фриланса, в социальных сетях.

  • ИАС – «Информаудитсервис».
  • «ТМФ групп».
  • «Консу».
  • «Созидание и развитие».
  • «Норд аутсорсинг».
  • «СберРешения».
  • «Центр профессиональной бухгалтерии».
  • «Бейкер Тилли Рус».
  • «Мое дело».
  • Audston.
  • BDO Unicon Outsourcing.

Компаниям, которые хотят расширить штат, сохранив на прежнем уровне численность личного персонала. Фирмам, которым нужно сократить количество работников или выйти на новые рынки, не открывая филиалов в других городах и регионах. Также аутсорсинг пригодится предприятиям, которые стремятся протестировать услугу или продукт и получить обратную связь, попробовать новые каналы сбыты или передать часть функций по расширению воронки продаж.

Заключение

Аутсорсинг – достаточно удобная и выгодная для обеих сторон форма сотрудничества. Благодаря ему крупные компании могут делегировать второстепенные функции более компетентным узким специалистам, сосредоточившись на решении ключевых бизнес-задач. Аутсорсеры, в свою очередь, получают возможность заниматься профильной деятельностью и получать стабильный доход, работая с несколькими клиентами долгое время.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter

Почитать еще

Что нового в интернет-маркетинге?

Подпишись на рассылку и будь в курсе новых событий!

Только самое полезное, никакого спама

У вас есть интересный материал?

Вы можете опубликовать его в нашем блоге!

Жмите на кнопку и присылайте свою статью

Предложить публикацию