Аутсорсинг – как помочь бизнесу не распыляться

Что такое аутсорсинг

Термин «аутсорсинг» происходит от английского слова outsourcing (outer-source-using) и дословно переводится как использование внешнего ресурса.

Процесс аутсорсинга предполагает привлечение сторонних квалифицированных специалистов для выполнения каких-либо важных для компании функций. Таким образом, организации концентрируются на выполнении профильных задач (например, производство продукции, оказание услуг), а остальные операции делегируют внешнему подрядчику.

История аутсорсинга

Считается, что у истоков практического аутсорсинга в 30-х годах ХХ века стояли известные менеджеры, конкурирующие друг с другом, – Генри Форд и Альфред Слоун. В этот период стало окончательно ясно, что ни одно крупное предприятие не может выполнять сразу все функции самостоятельно, и передача отдельных задач специализированным организациям является вполне целесообразной. Благодаря этому компания General Motors под руководством А. Слоуна смогла завоевать американский рынок всего за несколько лет.

По другой версии, начало эпохи аутсорсинга в бизнесе датируется 60-ми годами ХХ века, когда на крупных предприятиях стали появляться центры по электронной обработке информации. Именно они в будущем стали предоставлять более мелким компаниям различные услуги.

На сегодняшний день безусловным лидером в сфере аутсорсинга является одно из подразделений корпорации IBM – IBM Global Services. Еще в 1997 году ее оборот превышал 25 млрд долларов, а число сотрудников составляло более 110 тысяч в 160 странах.

Для чего нужен аутсорсинг

Аутсорсинг – это длительное сотрудничество со сторонними компаниями. В отличие от договора подряда, договор аутсорсинга заключается не менее, чем на 1 год. Именно такой минимальный период привлечения сотрудников извне.

Благодаря аутсорсингу компании имеют возможность решать следующие задачи:

• успешно выполнять функции, в которых некомпетентны штатные сотрудники;
• освобождать специалистов от текущих обязанностей, которые не относятся к их профессиональной сфере;
• концентрироваться на основных вопросах бизнеса;
• получать профессиональную помощь на этапе открытия компании, филиала, нового склада, офиса либо производства;
• поддерживать стабильный спрос на товары и услуги или повышать его;
• проводить переговоры с потенциальными клиентами;
• демонстрировать продукцию массовому потребителю;
• повышать качество сервиса и продукции.

Если оплачивать услуги аутсорсинговой компании выгоднее, чем содержать собственных специалистов в штате, целесообразно заключить договор с внешней компанией.

Как работает аутсорсинг

В процессе организации аутсорсинга на предприятии можно выделить три основных этапа:

1. Подготовка к передаче дел аутсорсеру.
2. Выбор аутсорсинговой фирмы.
3. Работа аутсорсера.

На первом этапе компании нужно определить, какие процессы будут переданы аутсорсеру, какие ожидаются результаты и в какие сроки.

Передавать на аутсорсинг можно практически любые бизнес-процессы и функции. Это может быть бухгалтерский учет, маркетинг, менеджмент, PR, IT, HR, делопроизводство, клининг, охрана, питание персонала и многое другое.

Важное правило! Ни в коем случае нельзя передавать ключевые функции бизнеса, в том числе управление, на исполнение сторонней организации.

Обязательная составляющая подготовительного этапа – составление технического задания. Это документ, в котором должен быть обозначен делегируемый бизнес-процесс, а также критерии качества исполнения функций и допустимые отклонения. Благодаря техническому заданию стороны смогут понять, насколько эффективно их сотрудничество.

На втором этапе компания переходит к самом важному – поиску и выбору аутсорсера. Здесь имеет значение два параметра: экспертность и опыт провайдера. При поиске можно ориентироваться на отраслевые рейтинги в зависимости от делегируемых функций. Кандидатов следует отобрать после изучения прайс-листов, условий сотрудничества, опыта и отзывов клиентов.

Если компания-аутсорсер находится в том же городе, не помешает посетить офис компании и встретиться с ее представителями лично, познакомиться и пообщаться со специалистами. При заключении контракта стоит обратить внимание на пункты, где описаны обязанности, ответственность, права сторон и заработок аутсорсера.

На третьем этапе начинается плотная работа компании-заказчика и аутсорсера. Схема очень простая:

1. Клиент обращается в аутсорсинговую фирму с техническим заданием.
2. Аутсорсинговая фирма назначает менеджера проекта.
3. Менеджер проекта общается с клиентом по всем вопросам, предоставляет консультации и полностью координирует работу.

К основным функциям менеджера проекта можно отнести:

• обработку обращений и запросов клиента;
• работу с персоналом: обучение кадров, формирование команды, оперативная замена сотрудников в случае необходимости, организация бесперебойной работы;
• контроль качества работы коллектива: отслеживание выполнения KPI, своевременное реагирование и устранение проблем;
• повышение эффективности бизнес-процессов;
• подготовка отчетов для клиента о выполнении работ.

При этом компания-заказчик просто оплачивает услуги аутсорсинговой организации на основании первичных бухгалтерских документов. Немаловажно установить собственный контроль качества выполняемых работ. Для этого на предприятии может начать работу свой штаб.

Какие функции передаются на аутсорсинг

Сторонним исполнителям чаще всего передаются следующие распространенные функции и задачи бизнеса:

1. обеспечение и производство:
   • логистика,
   • транспортировка,
   • изготовление деталей,
   • ремонтные работы,
   • обслуживание оборудования,
   • энергетическое хозяйство;
2. развитие, административная и сопутствующая деятельность компании:
   • реклама,
   • маркетинг,
   • бухгалтерия и бухгалтерские функции,
   • юриспруденция,
   • управление,
   • подбор персонала,
   • переводы;
   • проектирование;
   • разработка программного обеспечения;
   • интернет и IT;
3. обеспечение рабочего процесса:
   • клининг,
   • курьерская деятельность,
   • заполнение баз данных,
   • питание,
   • охрана,
   • ручной труд.

Виды аутсорсинга

Привлекая сторонние компании для выполнения второстепенных задач, организации имеют возможность сосредоточиться на основных процессах бизнеса и существенно повысить их эффективность. В этом разделе статьи рассмотрим основные виды аутсорсинга.

Производственный аутсорсинг

Внештатным сотрудникам передаются производственные функции, такие как выпуск изделий под брендом компании, изготовление комплектующих и запасных деталей, технологический процесс, обеспечение производственной деятельности. Таким образом производители получают возможность передавать подобные нерентабельные направления производства сторонним фирмам, чтобы экономить и концентрироваться на основных задачах бизнеса.

Данный вид аутсорсинга подходит для крупных производственных компаний. Чаще всего они передают на аутсорсинг выполнение работ на отдельных ступенях изготовления продукции.

Управленческий аутсорсинг

Также его называют аутсорсинг управления знаниями. Это делегирование сторонним организациям процессов бизнеса, связанных с анализом данных, статистики или какой-то информации, которая может быть взята за основу в качестве источника при составлении обоснований для принятия тех или иных решений по части управления, инвестирования, стратегического планирования компании.

По геополитическим критериям

Геополитический фактор позволяет разделить аутсорсинг еще на несколько видов:

• внутренний аутсорсинг – обязанности поручаются сторонним фирмам в рамках одной страны;
• международный аутсорсинг – функции передаются иностранной компании по причине того, что на внутреннем рынке наблюдается дефицит или полное отсутствие аналогичных услуг;
• оффшорный аутсорсинг – вид международного аутсорсинга, при котором привлекается дешевая рабочая сила и другие ресурсы. Распространен в Китае, Египте, Индии, Пакистане, Украине, Румынии, России, на Филиппинах.

По объему выполняемых работ

Объем делегируемых задач также дает возможность разбить аутсорсинг на несколько видов:

• полный аутсорсинг – полная передача отраслевых дел привлеченной компании и ее полная ответственность перед клиентом;
• частичный аутсорсинг – на стороннюю фирму возлагается лишь часть обязанностей без доступа ко всей организации;
• совместный аутсорсинг – внешней компании передается часть функций определенной области по субдоговорам;
• промежуточный аутсорсинг – предполагает перевод части штатных сотрудников под контроль аутсорсинговой фирмы.

По формату сотрудничества

В зависимости от того, на каких условиях будут сотрудничать компания заказчик с аутсорсинговой фирмой, выделяют следующий виды аутсорсинга:

• подбор временного персонала – сторонние сотрудники привлекаются на период выполнения определенных обязанностей (например, отчетный период в бухгалтерии), под конкретный проект или на сезон горячих продаж;
• лизинг персонала – от предыдущего вида отличается более длительным сроком найма работников: от 3 месяцев до нескольких лет;
• аутстаффинг – сотрудники переводятся из штата аутсорсинговой компании в штат фирмы-клиента без юридического изменения условий работы или увольнения.

Процессуальный аутсорсинг

Этот вид аутсорсинга наиболее распространенный, т. к. включает самый широкий перечень непрофильных функций, которые могут быть переданы в ответственность сторонним специалистам.

В зависимости от бизнес-процессов, существует ряд видов процессуального аутсорсинга:

• финансовый или бухгалтерский аутсорсинг – банковские процедуры и процедуры налогообложения, аудит, бухгалтерский учет, подготовка налоговых документов, расчет и выплаты зарплат сотрудников;
• логистический аутсорсинг – поставки, отслеживание товаров, применение системы трекинга, разработка и оптимизация маршрутов;
• ИТ-аутсорсинг – обслуживание компьютерных и IT систем, наладка сетевого оборудования, разработка, установка, обновление ПО, контроль исправности работы сайтов и других интернет-ресурсов компании;
• технический аутсорсинг – обслуживание и ремонт оборудования и коммуникационных систем предприятия;
• сервисный аутсорсинг – техническая поддержка клиентов, организация работы call-центров;
• маркетинговый аутсорсинг – изучение рынка и конкурентов, разработка стратегий продвижения, планирование и запуск рекламных кампаний;
• аутсорсинг продаж (телемаркетинг) – поиск клиентов и ведение переговоров с покупателями, составление клиентской базы, заключение договоров и другие функции отдела продаж;
• юридический аутсорсинг – подготовка и оформление юридической документации в соответствии с требованиями действующего законодательства, проверка потенциальных партнеров, представление интересов компании в государственных органах и судах;
• кадровый аутсорсинг (HR-аутсорсинг или аутсорсинг персонала) – подбор и найм сотрудников, анализ личной эффективности и продуктивности работников, помощь молодым сотрудникам в налаживании отношений с коллективом и адаптации на рабочем месте;
• аутсорсинг ВЭД – ведение внешнеэкономической деятельности предприятия;
• охранный аутсорсинг – обеспечение комплексной безопасности компании, в частности ее материальных ценностей и персонала;
• клининговый аутсорсинг – организация регулярной уборки помещений и территории предприятия;
• аутсорсинг охраны труда – организация обеспечения безопасности труда сотрудников компании;
• аутсорсинг питания – организация питания персонала, кейтеринг;
• узкоспециализированный аутсорсинг – привлечение сторонних специалистов к выполнению узких задач: перевод текстов, дизайн сайта и т. д.

Отличие аутсорсинга от других видов помощи

Бизнес может привлекать к выполнению определенных функций сторонних исполнителей, но не всегда помощь извне является аутсорсингом. Далее в статье рассмотрим, с чем чаще всего путают этот термин.

• Дропшиппинг. Представляет собой систему посредничества между поставщиком и конечным потребителем, при которой дропшиппер перепродает продукцию других компаний и зарабатывает за счет скидки при закупке у поставщика или собственной наценки. Пользуются ею в основном интернет-магазины. Такую схему работы нельзя назвать аутсорсингом, т. к. дропшиппер по сути не выполняет функций отдела продаж компании, не несет перед ней ответственности, а просто перепродает товар с выгодой для себя.
• Фриланс. Это вид трудоустройства, при котором исполнитель самостоятельно оказывает услуги заказчику, не работая при этом в аутсорсинговой компании и зачастую не заключая соглашение с клиентом. Фрилансер может работать по аутсорсингу, если между ним и заказчиком подписывается соответствующий договор.
• Инсорсинг. Предполагает создание внутри компании специального отдела для решения поставленной задачи. В этом случае сторонний персонал не привлекается. Отдел формируется из трудовых ресурсов организации или путем найма необходимых специалистов. В любой момент такое структурное подразделение может быть расформировано и передано на аутсорсинг.
• Аутстаффинг. Данный тип сотрудничества подразумевает заключение соглашения между заказчиком и аутстаффинговой компанией не об оказании услуг, как в аутсорсинге, а о предоставлении персонала под определенные рабочие места. Согласно ему сотрудники числятся в штате аутстаффера, но фактически работают на предприятии клиента. Простыми словами, аутстаффинг – это аренда сотрудников.

Сколько стоит аутсорсинг и за что берут деньги

Стоимость аутсорсинга варьируется прежде всего в зависимости от сферы оказания услуг, должностных обязанностей привлеченного сотрудника, срока действия договора и местоположения фирмы. Выделяют три формы оплаты в рамках сотрудничества с аутсорсинговой компанией.

1. Сдельная оплата. Заказчик оплачивает фактически выполненную работу. При такой форме оплаты в договоре обязательно прописывается необходимый объем работы и ожидаемый результат. Например, IT-аутсорсинг предполагает оплату за каждую единицу техники, которую обслуживает аутсорсер. Так, качественное обслуживание настольного ПК (системный блок и монитор) в средней полосе России обойдется от 600 до 1500 рублей, сервера – от 2000 до 8000 рублей.
2. Почасовая оплата. Единицей труда в данном случае является час работы специалиста. Эту форму оплаты чаще всего выбирают для аутсорсинга персонала. Вот примерная стоимость часа работы специалистов: повар – от 300 руб., логист – от 149 руб., дистрибьютор – от 135 руб.
3. Оплата за период. Когда невозможно знать, сколько времени потребуется на решение поставленной задачи, применяют оплату услуг за отработанный период. Например, представление интересов клиента в суде – оплата рассчитывается с учетом того, сколько времени юрист потратил на подготовку к заседаниям и непосредственно в здании суда. Один час работы юриста обойдется от 600 рублей.

Как перейти на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг – непростой процесс, который условно можно разделить на несколько этапов. Дальше в статье разберем каждый из них.

На данном этапе нужно проверить и посчитать затраты на содержания штата сотрудников каждого отдела или структурного подразделения, сопоставить их со стоимостью услуг аутсорсера. Только после этого оценивается потребность в передаче определенных функций или сфер на аутсорсинг.

Нужно проанализировать плюсы и минусы, риски и потенциальные возможности, сравнить вводные данные, в т. ч. финансовые, при передаче функций на аутсорсинг и самостоятельном их выполнении. Также требуется сформулировать цели и задачи проекта, организовать рабочую группу и назначить ее руководителя. Окончательное решение принимает владелец бизнеса или генеральный директор компании.

На этом этапе предстоит составить перечень требований к аутсорсинговой компании, изучить рынок таких фирм и указать несколько наиболее подходящих кандидатов в партнеры. По каждому из них нужно узнать:

• репутацию;
• наличие лицензии и страховки;
• отзывы клиентов.

С фирмами, которые пройдут этот отбор, нужно будет провести переговоры об условиях сотрудничества, времени исполнения задач, ресурсах, способе управления и ценах на услуги.

Договор аутсорсинга заключается исключительно в письменной форме. Юридический документ должен содержать следующие данные:

• наименования компаний с обеих сторон и основания их деятельности;
• список услуг, которые передаются на аутсорсинг;
• объем услуг или порядок его определения;
• сумма контракта – твердая, в пропорции или отсылка к прайс-листу компании-аутсорсера;
• обязанности и права сторон;
• ответственность за невыполнение обязательств каждой из сторон, штрафные санкции;
• время действия договора (обычно 1 год);
• порядок разрешения споров;
• порядок внесения изменений и расторжения соглашения;
• реквизиты, печати и подписи обеих сторон.

После подписания договора компания-заказчик предоставляет аутсорсеру необходимую информацию для скорейшего погружения в процесс привлеченных специалистов.

Важно поработать с командой компании, провести разъяснительную беседу, поставить в известность персонал об изменениях, показать, чего именно они коснутся, ознакомить под роспись с новыми рабочими документами. Если переход на аутсорсинг предполагает сокращение части сотрудников, нужно деликатно поставить в известность тех людей, которые будут уволены.

Также на этом этапе начинают разрабатываться необходимые положения и документы, в т. ч. новое рабочее расписание, планы мероприятий по ведению проекта, создаются новые должностные инструкции или вносятся изменения в имеющиеся.

Выполнение возложенных на аутсорсинговую компанию функций нужно контролировать. Для этого в компании выделяется сотрудник или организовывается целый департамент, который отслеживает работу внешних специалистов и регулярно предоставляет руководству отчеты. В них может содержаться такая информация:

• мониторинг эффективности аутсорсинга с использованием обратной связи от поставщиков услуг, руководителей и штатных работников;
• анализ результатов работы аутсорсера, их сопоставление с планируемыми показателями эффективности;
• сведенья о промежуточных результатах реализации проекта.

Благодаря таким отчетам можно вовремя заметить недостатки в организации работы, выявить их причины и устранить.

После выполнения всех возложенных на компанию-аутсорсера функций производится оплата предоставленных услуг согласно договору. Также непосредственно после заключения контракта может вноситься предоплата, если это предусмотрено условиями.

Преимущества и недостатки

Аутсорсинг выгоден как заказчику услуги, так и непосредственно компании-аутсорсеру. Разберемся, какие плюсы получают обе стороны.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Выбор поставщика аутсорсинговых услуг – важнейший этап при переходе на аутсорсинг. Поэтому стоит уделить особое внимание анализу кандидатов, прежде чем делать окончательный выбор провайдера. Вот какие параметры и маркеры предстоит проанализировать, чтобы сделать вывод и выбрать наилучшего аутсорсера.

• Стаж работы аутсорсинговой компании, репутация, благодарности и отзывы от клиентов.
• Скорость реагирования на запросы консультирования и удаленного администрирования. Это особенно актуально, когда услуги предполагают выезд специалиста к клиенту.
• Уровень профессионализма конечных исполнителей, методы контроля персонала со стороны аутсорсера.
• Пути взаимодействия заказчика и аутсорсинговой компании в непредвиденных ситуациях.
• Какие услуги могут быть включены в договор, а за что придется платить дополнительно.
• Порядок расторжения договора.
• Наличие и система работы внутренней системы безопасности на фирме аутсорсера.
• Содержимое сайта компании, список партнеров, портфолио, кейсы.

Для сравнения нескольких кандидатов удобно составить таблицу и вносить туда данные о каждой фирме. Благодаря этому удастся структурировать информацию, проанализировать ее и сделать правильный выбор.

Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга не имеет строгой формы, поэтому каждая компания составляет его по своему усмотрению. Выше мы говорили уже частично о том, что должно быть включено в контракт.

Чтобы избежать проблем на этапе сотрудничества с аутсорсинговой фирмой, при заключении договора стоит упомянуть следующие моменты:

• полное наименование сторон, юридический и фактический адрес;
• перечень услуг, который поставщик обязуется предоставить;
• требуемый опыт работы и квалификация специалистов;
• объем работ;
• конечный срок выполнения работ, оказания услуг или завершения проекта;
• общая цена договора, тарифный план и порядок оплаты;
• штрафы и другие санкции на случай невыполнения обязательств;
• обязательное подписание договора о конфиденциальности информации;
• срок действия договора, условия его расторжения.

Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг

Аутсорсинг предполагает значительные изменения на предприятии. В этом процессе сложно учесть абсолютно все аспекты, поэтому рассмотрим подробнее самые распространенные ошибки и разберем, как их избежать.

1. Преждевременное сокращение штата.

   Оптимально постепенное изменение формата работы. Резкие штатные перемены могут негативно отразиться на деятельности компании, а отдельные сотрудники могут еще понадобиться.

2. Аутсорсинг без четких сроков.

   Очень важно оговаривать с аутсорсером, в какой срок или к какому времени нужен готовый результат. Это актуально для любых задач: от ремонта оборудования до сдачи отчетности или обслуживания сайта.

3. Заключение договора без указания ответственности сторон.

   Прописанная в контракте ответственность сторон повышает продуктивность выполнения работ или оказания услуг.

4. Переход на аутсорсинг без учета плюсов и минусов.

   Перед принятием решения о переходе на аутсорсинг обязательно нужно провести тщательный анализ деятельности предприятия.

5. Низкое качество работ или услуг.

   Оценить квалификацию и профессионализм конечных исполнителей заранее невозможно. Чтобы в конечном итоге избежать убытков, стоит сначала заключить договор подряда, если это возможно, и только по итогам временного сотрудничества поднимать вопрос подписания договора аутсорсинга.

Учет расходов на аутсорсинг

Различают бухгалтерский и налоговый учет расходов на аутсорсинг. Ниже в статье рассмотрим оба варианта.

Бухгалтерский учет предполагает, что принимаемая к вычету стоимость выполненных по договору аутсорсинга работ или оказанных услуг без НДС зачастую включается в расходы по обычным видам деятельности. Чаще всего эти траты относят к косвенным расходам. Также они могут быть отнесены к:

• управленческим расходам (например, юридические услуги);
• общепроизводственным расходам (например, услуги по техническому обслуживанию);
• расходам на продажу (например, услуги курьерской доставки).

Для признания расходов в периоде составляется акт приемки-сдачи работ / услуг или другой соответствующий первичный документ. Если договор предполагает ежемесячный фиксированный платеж, то вместо акта для признания расходов ежемесячно составляется бухгалтерская справка с указанием суммы, равной месячной оплате минус НДС на последнее число каждого месяца (до окончания времени действия договора).

Налоговый учет подразумевает, что при расчете налога на прибыль стоимость выполненных работ или оказанных услуг в рамках договора аутсорсинга учитывается в:

• материальных расходах при производственном характере работ или услуг (например, IT-услуги или обслуживание производственных установок);
• стоимости материалов при условии, что работы или услуги связаны с приобретением материальных ресурсов (например, доставка материалов до склада покупателя);
• прочих расходах, которые связаны с реализацией и / или производством, при том условии, что исполнитель предоставляет услуги в сфере права или консалтинга, управления организацией, ведения бухгалтерского учета.

В качестве документального подтверждения факта выполнения работ или оказания услуги может использоваться договор аутсорсинга, отчет аутсорсера, задание компании-заказчика, акт о выполнении работ или оказания услуг.

Важно, чтобы работы или услуги, переданные на аутсорсинг, не дублировали функции штатных специалистов, иначе будет сложно доказать, что аутсорсинг не являлся способом снижения налога на прибыль.

Известные компании используют аутсорсинг

Около 30% российского бизнеса использовали аутсорсинг еще в 2015 году. За 2 года рыночный оборот увеличился на 10%, а к 2020 году рост превысил 13,7%. Иностранные фирмы практикуют аутсорсинг в гораздо больших масштабах. Вот самые знаменитые клиенты аутсорсинговых компаний:

• Nike. Занимается исключительно дизайном и продажей продукции в своих магазины. Все производство на аутсорсе.
• IKEA. Фирма сосредоточилась на розничных продажах, а производственные и транспортные функции передала на аутсорсинг.
• Kodak. Еще в 1989 году компания заключила договор с компанией IBM, которой делегировала все IT-функции. Этот договор действует по сей день.
• Ford. Самостоятельно изготавливает всего 30% автомобильных запчастей, остальные 70% возложены на подрядчиков.
• Nokia. Поручила сторонним сотрудникам услуги колл-центра и техническое обслуживание.
• Google. Постоянно пользуется услугами аутсорсинговых компаний для разработки отдельных продуктов и поддержки клиентов.

Также в числе известных клиентов аутсорсинговых фирм корпорации McDonald’s, Coca-Cola, Nestle, Mercedes-Benz, Avon, Chanel, Microsoft и многие другие.

Примеры аутсорсинга

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Аутсорсинг – достаточно удобная и выгодная для обеих сторон форма сотрудничества. Благодаря ему крупные компании могут делегировать второстепенные функции более компетентным узким специалистам, сосредоточившись на решении ключевых бизнес-задач. Аутсорсеры, в свою очередь, получают возможность заниматься профильной деятельностью и получать стабильный доход, работая с несколькими клиентами долгое время.