Как соблюдать дедлайн: 8 простых правил

Что такое дедлайн простыми словами

В буквальном переводе с английского языка deadline значит мертвая линия, окончательный рубеж, черта или линия смерти. Простыми словами дедлайном принято называть крайний срок, финишную прямую, к которой мы подходим по истечении определенного периода. Впервые термин был использован в 60-х годах 19 века. В то время deadline обозначал крайнюю линию около ограждения тюрьмы, где заключенные отбывали наказание. Если заключенный пересекал эту линию, то считался беглецом и подвергался расстрелу.

В начале 20 века термин обрел новое значение — крайний срок, время, когда газета должна уйти в печать. После этой даты материалы уже не принимались к публикации. Поэтому сегодня словом deadline стали обозначать крайний срок для выполнения какого-либо поручения. Если работа выполнена в срок, значит дедлайн соблюден.

У дедлайна есть синонимы и похожие по смыслу и значению слова. Это:

• крайний срок;
• предел;
• лимит;
• конец заказа;
• рамки;
• цейтнот.

И это пример далеко не всех похожих слов.

Сегодня в офисных кругах всё чаще стало мелькать слово «дедлайн». Многим студентам, также знакомо это слово, поскольку требовательные преподаватели устанавливают лимиты по сдаче рефератов, курсовых и дипломных работ. С данным термином все имеют дело с детства, ведь ещё за школьной скамьи дети знали, что обязаны сдать сочинения до вторника, сделать поделку из бумаги до следующего урока трудового обучения и т.д. Термин дедлайн стал границей, стимулирующей вовремя выполнить задания.

Для чего нужен дедлайн

Используя дедлайны, можно получить немало полезных преимуществ в работе и в жизни. Благодаря этому инструменту планирования вы сможете:

1. Своевременно достигать поставленных целей. Понимая, сколько времени у вас в запасе, у вас не возникнет желания откладывать ключевые задачи «на потом». Двигаясь от этапа к этапу небольшими шажками, вы заметите, насколько ближе стали к главной цели.
2. Улучшить личную и командную производительность, концентрироваться на главном. В компаниях, устанавливающих для сотрудников конкретные сроки исполнения задач, улучшается производительность. Наличие дедлайна не даёт исполнителю погрязнуть в прокрастинации, является прекрасным стимулом для активной работы в течение дня. Как итог - выше КПД и дисциплина.
3. Наладить эффективную работу в команде. Они упрощают согласование последовательных и параллельных этапов работ в рамках общего проекта. В качестве примера можно привести создание рекламной страницы для запуска нового продукта. Для этого нужно привлечь команду из нескольких специалистов: дизайнера, редактора, копирайтера, маркетолога. Грамотно расставив дедлайны для каждого исполнителя, можно избежать временных потерь, что позволит быстро закончить проект.
4. Рационально распределять усилия. Понимая, сколько времени есть в запасе на выполнение той или иной задачи, можно разбить работу на равномерные отрезки. Так вы будете меньше перегружаться и чётко понимать, сколько нужно сделать в течение дня.
5. Найти необходимые ресурсы для завершения задачи в срок. Чтобы не «завалить» общий проект, некоторые его задания можно поручить другим специалистам. Если у вас в команде нет человека с достаточным опытом или знаниями для разработки дизайна сайта, эту работу лучше поручить фрилансеру, установив ему соответствующий срок. А, вы займетесь другими текущими задачами.

Искусственное ограничение срока работы над проектом новому руководителю позволяет проверить свой трудовой коллектив, наладить внутреннюю связь. Это лучший способ разобраться, кто умеет работать в команде, кто здесь лидер или наоборот, аутсайдер. Кто умеет действовать в стрессовых ситуациях, а кто впадает в ступор или истерику при отклонении от выбранного курса. Главная ремарка - войдите в положение коллектива, не ставьте невозможные дедлайны, выслушивайте предложения о сроках.

Где применяются дедлайны

Ситуации, когда сроки «горят», встречаются в жизни человека на каждом шагу.

Например, дедлайны могут нас ожидать:

• В учебе. Уже в школе несоблюдение дедлайна грозит куда более серьезными проблемами, чем отстранением от выступления на утреннике в детском саду. Дальше deadline отправляется с нами в среднее или высшее учебное заведение. На написание курсовой или дипломной работы, чтение книги студенту отводится определенный срок. Конечно, некоторые оставляют все до последнего. Но несоблюдение студенческого дедлайна грозит отчислением из института. А это уже даже не двойка на уроке математики в 5 классе, хотя и в школе возможен перевод.
• В работе (бизнесе, менеджменте и практически в любой специальности). Даже творческим людям приходится работать в рамках термина дедлайн. Спектакль в театре должен быть сдан к определенному сроку, как и текст автора или статьи сценария. В больших корпорациях также строго соблюдаются все сроки. Бухгалтерский отчет нельзя задерживать, иначе – штраф, проблемы с аудитом, неприятные последствия. Сдача нового строительного объекта тоже всегда имеет определенную дату, перенос которой грозит не только потерей репутации компании, но и финансовыми потерями.
• В жизни. Но даже домохозяйка непременно соблюдает дедлайн. Обед нужно сварить к определенному сроку, иначе дети и муж останутся голодными. Ребенка нужно забрать из детского сада, и даже если ваша маникюрша задержалась, это не дает права нарушить срок. Оплатить счета за коммунальные услуги, налоги, штрафы, погасить кредит – все это нужно сделать в срок. Иначе как минимум – пени, как максимум – штраф, а то и судебные разбирательства с описью имущества. Даже в играх у игроков есть дедлайны.

Метод дедлайна используется в рекламных кампаниях, когда нам предлагают купить товар со скидкой в определенное время. Слоган «срок действия акции ограничен» – не что иное, как использование принципа дедлайна.

Виды и сферы применения дедлайна

Дедлайны помогают приближаться к целям каждый день, неделю или месяц. Совершать маленькие победы на протяжении всего пути. Ограничения по времени позволяют дробить огромную стрессовую задачу нескольких месяцев на понятные и выполнимые подзадачи.

Дедлайны бывают нескольких видов. Это:

• Мягкий или плавающий вид: могут быть некоторые отклонения от графика;
• Жёсткий или фиксированный: никаких отклонений, есть дата, к которой задача должна быть сдана;
• Сверхсложный: из категории нужно было вчера.

Также виды можно разделить в зависимости от применения. А именно:

• Срочный дедлайн. Выделяют, если неправильно рассчитали время выполнения заказа;
• Одноразовый лимит. Время на работу обсуждают отдельно. Задание проверяют сразу после его выполнения;
• Поэтапный крайний срок. Удобен в решении большого объёма работы. Основной заказ делят на пункты и выполняют постепенно;
• Повторяющийся. Носит цикличный характер.

Дедлайны крайне полезны и имеют различные формы применения. Чаще всего понятие дедлайна применяют в следующих сферах:

1. Дедлайн в рекламе. Самая распространенная маркетинговая уловка, помогает увеличить заработок бизнеса. Чтобы повысить интерес к какой-то группе товаров, делается скидка на определенный период. Последний день — это дедлайн, реклама. Если купить после, цена уже будет выше.
2. Дедлайны в законодательстве. Они чаще всего касаются штрафов. Коммунальные платежи нужно оплачивать до 10 числа, штрафы ГИБДД в первые 14 дней можно оплатить со скидкой, срок исковой давности по кредиту — 3 года. Или, например, у депутатов. Им обозначают крайний срок принятия разработанного закона.
3. Дедлайн в журналистике. Это жесткие рамки, за несоблюдение которых компания понесет убытки, а некоторых работников могут уволить. К примеру, журнал выходит каждую неделю в 10 утра в понедельник. То есть deadline сдачи в редакцию — условно суббота. Дедлайн печати — вечер воскресенья. И deadline передачи в киоски — утро понедельника.
4. Дедлайн конкурсов. Все конкурсы имеют дату начала и завершения приема работ. Это нормальная практика, которая дает возможность поучаствовать всем желающим и отсеять тех, кто не хочет прилагать усилий.
5. Дедлайн во фрилансе. Самая популярная сфера постановки жестких дедлайнов. Когда нужно сделать проект с привлечением сторонних сотрудников, и последним выставляются сроки. Если это официальное сотрудничество, то в договоре прописываются условия нарушения дедлайна.
6. В образовании. Учителя используют deadline для обозначения дат диктантов, сочинений, проверочных работ за четверть, семестр, контрольных.
7. В строительстве. Строителям дают срок времени на возведение заказанных конструкций.
8. В медицине. Врачам назначают срок проведения операций, на которых они должны присутствовать иначе пациент может умереть.
9. Дедлайн в спорте. Также используется спортсменами, борцами, легкоатлетами для подачи заявок на принятия участия в соревнованиях. Этим термином обозначают дату спортсмены, актеры, модели и простые люди, которым за определенное короткое время нужно сбросить или набрать вес.
10. Дедлайн в программировании. Когда заказчик пользуется услугами программистов, он подразумевает, что в конце проекта он получит полностью рабочую программу, сайт или приложение. Поэтому в программировании к дедлайну должен быть написан не только код, но и сделана верстка, проведено тестирование и пофикшены все баги.
11. Дедлайн как стимул для личностного роста. Метод так прекрасно влияет на самоорганизацию. Он дисциплинирует, учит выполнять необходимое в строго установленный срок согласно заложенным условиям, позволяя быть королём ситуации, а не её заложником.

Принцип работы дедлайна

Дедлайн имеет конкретные принципы работы, следуя которым действительно можно добиться желаемого результата. Разберемся, как правильно действовать и что учитывать, чтобы успеть до истечения крайнего срока:

• Никогда не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Даже если вы понимаете, что работу можно выполнить за две недели, а не за месяц, как этого требует дедлайн, не откладывайте ее.
• Помните, что работа над одним и тем же проектом, занимает у разных людей неодинаковое количество времени. Наши суждения, стиль и техника отличаются, поэтому deadline необходимо устанавливать, исходя из ваших личных способностей.
• Не распыляйтесь. Даже если во время выполнения вам поступило очень выгодное предложение, прежде чем согласиться на него, взвесьте все «за» и «против». В случае если вы попытаетесь поймать двух зайцев сразу, вероятность упустить обоих велика.
• Можете воспользоваться известным в тайм-менеджменте приемом – методом помидора. Определенное время вы будете сконцентрированы на решении только одной задачи. Суть метода проста. Берете кухонный таймер, заводите его на 25 минут, и пока не прозвучит сигнал об окончании времени, вы делаете только какую-то конкретную работу. Учите английский, например. Главное условие – все это время ничего не должно отвлекать. Ни телефонные звонки, ни звук закипевшего чайника, ни закончившая стирать машинка.
• Определите время, которое наиболее удобно для выполнения проекта. Важно, чтобы рабочее время не пересекалось с бытовыми задачами, семейным досугом и т.д.
• Принцип осмысленности. Бывают ситуации, когда мы не до конца осознаем важность дедлайна. Создаётся впечатление, будто можно пренебречь всеми сроками, и пустить ситуацию на самотёк. Относитесь серьезно и осознанно к финишным срокам, и у вас не возникнет форс мажорных ситуаций.
• Определяйте конкретные сроки выполнения работ. Даже если заказчик не настаивает и говорит, что готов подождать целый год. Ставьте дату окончания работ сами. Озвучьте ее клиенту и партнерам. Иначе есть вероятность, что «удовольствие» действительно растянется на год.
• Принцип достижимости. Часто глобальные проекты пугают нас обилием работы. Психологически мы можем быть не готовы к её выполнению, но не стоит откладывать начало на потом. Разберитесь сразу, какой имеете фронт работ, с чего нужно начинать, какие этапы предстоит пройти. Тогда цель покажется более достижимой, и поэтапно вы разрешите все рабочие моменты.
• Выпишите каждую мелкую деталь своего проекта и по мере его выполнения вычеркивайте из списка те задачи, которые уже выполнены. Во-первых, так перед вами всегда будет четкий план, а во-вторых, с каждым днем цель будет все более осязаема.
• Дедлайн на правки. Чтобы не пришлось вносить коррективы через месяц после ее сдачи, установите deadline и для своего заказчика. Оговорите условия и срок принятия претензий после сдачи работы.

Преимущества и недостатки дедлайна

У дедлайнов есть как плюсы, так и минусы.

Последствия срыва дедлайна

Выполнение проекта в установленные сроки для любого фрилансера, менеджера, маркетолога – это закон. Жестко ограниченный временной интервал – высокоэффективный инструмент планирования, позволяющий взрастить в себе дисциплинированность. Несмотря на это, четверть сотрудников офиса или фрилансеров – это хронические прокрастинаторы. Они кормят своих работодателей или заказчиков завтраками, переносят сроки, говорят о выполнении задачи потом. Несомненно, есть люди для которых экстренные сроки выполнения проекта – лучший пинок для быстрой работы, такие условия для них приемлемы, от реализации задачи за несколько часов они получают колоссальное удовольствие и немалую дозу адреналина. Но зачастую для прокрастинаторов это в порядке вещей – просрочка.

Такие люди обладают характерными привычками:

• оплачивают счета в последний день или даже час;
• покупают подарки на новый год 31 декабря;
• сдают квартальные отчеты на последних минутах, перенося сроки изо дня в день;
• собираются на работу спешно, потому что встают поздно и т.д.

Чтобы наверстать упущенное время, прокрастинаторы начинают усиленно работать в стрессовом режиме, о качестве выполнения и речи быть не может. Они идут в магазин, но постоянно смотрят на часы.

Для эффективного ведения дел психологи рекомендуют вести ежедневники. Запись целей дня по часам/минутам, следование плану – все это позволит избежать поспешности и прокрастинации.

Распространенные ошибки

Устанавливать сроки нужно таким образом, чтобы они были выполнимы. Нельзя ставить сложную задачу на день, когда работы минимум на три. Рассмотрим типовые ошибки при постановке крайнего дедлайна:

• Попытка мотивировать себя долгосрочным дедлайном. Сотрудники часто пытаются выполнить всё в последний момент. В итоге этот вариант ведет к спешке в последние дни. Справиться с этой проблемой можно с помощью краткосрочных отчётов о проделанной работе.
• Постановка невыполнимых сроков. Нельзя сделать за сутки то, для чего нужна неделя. Нужно объективно оценивать силы и возможности.
• Установка временного ограничения там, где это неуместно. Например, человек заселился в дом. Однако начала течь крыша, но работать с кровлей и проводить монтажные работы можно только при температуре +5 градусов. То есть нет смысла просить подрядчика сделать крышу “здесь и сейчас”, если на дворе морозный декабрь.
• Отсутствие фиксации ограничения по времени. Нельзя обещать самому себе в голове по типу “работы планируется закончить до конца недели”. С большей долей вероятности можно забыть об обещании и не справиться с поставленной задачей. Поэтому нужно использовать календари, CRM-системы, заметки, уведомления и другие подобные инструменты.
• Установка сроков до оценки объемов работы и выбора методов. Эта ошибка схожа с пунктом про невыполнимые цели. Нельзя приниматься за дело, не зная, сколько действительно времени оно потребует, как можно ускорить процесс, какие моменты нельзя осуществить быстрее и т. д.

Также бывают ошибки использования дедлайна в маркетинге. Неопытные маркетологи, бизнесмены совершают ошибки:

• Никакой конкретики. Пишут, говорят размыто. Так, рекламный оффер может говорить о малом количестве оставшегося в наличии товара, без цифр, количественного или процентного изменения цены на товар, сроках и т.д.
• Негатив. Когда покупателя торопят совершить покупку под предлогом негативного исхода - товар скоро закончится, спешите или не успеете.
• Пытаются продать всем подряд. Сначала надо выяснить, что клиенту нужен этот товар. Незачем невзначай упоминать об его ограниченности.

Законы дедлайна в продажах – важны. Магазин может получать на 10–15 % больше выручки, если будет активно и правильно пользоваться ими.

Советы руководителю и рекомендации сотруднику

Прежде чем принимать жесткие управленческие решения, попробуйте разобраться в проблеме.

Вот что можно сделать:

1. Побеседуйте с сотрудником и спросите, что происходит. Предоставьте ему возможность высказаться. Если у вас возникли проблемы с пониманием того, что является причиной нарушения сроков подчиненным, попробуйте копнуть глубже, задав такие вопросы, как: «На что мне стоит обратить внимание в этом проекте?» и «Какие вещи мешают?»
2. Поговорите о влиянии нарушенных дедлайнов. Например: «Когда вы поздно перевели деньги в банк, сотрудники остались без зарплаты перед праздниками». Покажите последствия. Вы, как руководитель, видите их очень четко. Подчиненные могут не осознавать полную картину до того, как она будет озвучена.
3. Спросите, какие инструменты использует ваш сотрудник для отслеживания сроков. Кроме того, выделяется ли время для работы над проектами заблаговременно до дедлайна, или процесс ведется непосредственно перед ним? Возможно, сотруднику нужны более совершенные системы или дополнительные тренинги по управлению временем.
4. Четко изложите свои ожидания относительно того, что должно измениться в будущем. В этом контексте вы предлагаете свою помощь и возможность верно расставить приоритеты.
5. Поговорите о следующих шагах. Вам нужно, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, какие конкретные шаги он предпримет для решения проблемы. В идеале он придумает это самостоятельно, но если не сможет — вы можете четко обозначить, чего вы хотите от подчиненного.

Дайте своему сотруднику выполнить достигнутые договоренности. Если же результата не будет, имеет смысл принимать управленческое решение.

Если посмотреть на проблему со стороны сотрудника, который постоянно нарушает сроки — что-то явно не так. Речь не идет о небольших промахах, речь идет о регулярном, непрекращающемся игнорировании сроков. Возможно, задачи ставятся слишком сложные, и лучше полностью от них отказаться. Иногда задача может быть выше наших сил. Зачем пребывать в стрессе, если можно перейти к другим, более доступным задачам.

Как соблюдать и не срывать дедлайны

Какими бы уважительными не были причины срыва срока проектов, их систематическое нарушение приводит к потере репутации, появлению финансовых убытков у исполнителя и компании. Чтобы не подводить себя, коллег и компанию, с дедлайнами нужно соблюдать несколько простых правил:

1. Предварительно рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение. Трезво оцените возможности и ресурсы. Вспоминайте, в какой период вы уложились, работая над аналогичным проектом. Всегда планируйте срок с достаточным запасом времени. Общаясь с руководством или заказчиком, лучше предварительно оговорить возможность небольшого отклонения от установленного времени (на день-два, несколько часов), для проверки полученного результата.
2. Проведите честный анализ причин нарушения сроков предыдущих заданий. Может быть, вы постоянно отвлекаетесь на посторонние дела? Или у вас не хватает знаний, опыта, возможностей, чтобы справиться?
3. Приступайте сразу со старта проекта. Подготовьте нужную информацию, составьте структуру будущих процессов. Небольшие задачи делайте незамедлительно, сдавая раньше установленного для них дедлайна.
4. Берите на себя ответственность. В общем проекте каждый сотрудник работает над своей частью, влияющей на конечный результат. Если он не выполнит поручение в срок, это приведёт к сбою внутри всей команды. Отличный стимул для «ускорения» исполнителей – установка промежуточных сроков в задаче.
5. Используйте редлайн или «красную черту». Этим термином называют предварительную дату сдачи проекта для контроля степени его готовности. При наличии замечаний его отправляют на доработку.
6. Разбейте на части. Подумайте, что вам нужно для выполнения заказа. Составьте поэтапный план на бумаге. Сколько в нём пунктов? 10 или 12? Тогда делаем за раз 3-4 пункта.
7. От сложного к простому. Начните рабочий день с трудной задачи.
8. Не отвлекайтесь на домашние хлопоты, соцсети, телевизор.

Выполняя эти несложные действия, вы избавитесь от страха и неуверенности в себе. Поймёте, что соблюдение строгих временных рамок – это не наказание, а отличный стимул работать качественнее и эффективнее для получения лучшего результата.

Примеры дедлайнов

Чтобы понять, что такое дедлайны на практике, предлагаем рассмотреть примеры из жизни.

4 понятные примера:

• Допустим вы планируете провести мероприятие 6 октября. Для этого вам требуется заранее определиться с меню, разослать приглашения гостям и украсить зал. У каждого из этих действий будет свой дедлайн (или редлайны, если смотреть с точки зрения целого проекта). Дедлайн подготовки проекта будет 6 октября, позже вы уже никак не сможете повлиять на событие.
• На работе вам установили deadline на сдачу проекта на среду в 12.00, после все несданные материалы будут считаться просроченными. Это повлечет за собой последствия - штрафы, увольнения и т.д.
• Фрилансер взял проект на сайте, который нужно выполнить строго за три дня. Если исполнитель не справится с задачей в эти сроки, в дедлайн, то скорее всего труд не будет оплачен.
• Домены сайтов арендуются на определенный срок (обычно год), после чего нужно снова оплатить стоимость аренды. В противном случае домен сайта перестанет функционировать. Так, например, интернет-магазин может не открываться для потенциальных клиентов. 

Примеры употребления слова “дедлайн” в повседневной жизни:

• Простите, я не могу сегодня пойти с вами на боулинг, надо доделать диплом. Завтра дедлайн его сдачи.
• Кажется останусь без гонорара, ведь я просрочил дедлайн сдачи серии статей.
• Наш шеф ставит нам абсолютно нереальные дедлайны.

Дедлайн применим как в обычной жизни для общения с друзьями, так и в профессиональной деятельности для установления взаимопонимания с клиентами/руководителем.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Если подытожить все простыми словами, то дедлайны - это крайний срок сдачи, просто крайняя точка. Они напрямую влияют на достижение как долгосрочных, так и краткосрочных целей. Однако просто установка произвольных сроков для проекта вряд ли поможет вам добиться успеха в деловом мире. Ваши дедлайны должны быть стратегически обоснованными и точными. Таким образом, вы будете постоянно одерживать небольшие победы, которые мотивируют всю команду двигаться дальше. К тому же, важно озвучивать свои ожидания по срокам заранее, чтобы не ухудшить качество.