Правила работы по методике OKR: 7 шагов для проверки целей и результатов

Что такое OKR

Бизнес-цели устанавливаются не нескольких уровнях:

• Корпоративные – цели компании.
• Коллективные – для отдельных подразделений.
• Индивидуальные – для каждого сотрудника.

Для каждой цели выбирают результаты, которые можно измерить. Если они реализованы, то поставленные задачи можно считать решенными.

Суть метода, о котором сегодня пишут книги, была придумана Эндрю Гроувом, основателем компании Intel, в конце 1960 годов. Методикой заинтересовался Джон Дорр, инвестор и советник Google. В 1980-е годы предложил метод основателям Google, с тех пор компания использует эту технологию в работе. Сегодня, кроме Google и Intel, метод OKR (OKRs ) используют Linkedin, Samsung, Oracle, Netflix, Disney, Twitter, BMW. В России по такой системе работают, например, ЦИАН, Avito.

В отличие от KPI, MBO или SMART, под OKR понимается постановка амбициозных целей. Однако она не указывает, как именно достигать данных целей, что определяет гибкость в работе и возможность перейти от линейного мышления к оптимизации процессов.

Главная задача OKR – помочь компании заниматься не рутинными задачами, текущими вопросами и результатами, а работать с изменениями и быстрее достигать глобальных целей.

Компоненты OKR

OKR состоит из двухосновных компонентов:

• Objective – цели. Емкое описание того, чего в итоге нужно достичь. Цели должны быть значимыми, конкретными и достижимыми. Несмотря на амбициозность целей, команда должна верить, что их возможно достичь. Связанные цели всегда должны быть согласованы с миссией компании.
• Key Results – ключевые результаты. Метрики, которые помогают командам определить достижение целей. Они конкретные, значимые, привязанные ко времени и реалистичные. У одной задачи обычно несколько ключевых результатов. Каждый участник команды должен понимать свою ответственность, как он лично может вложиться в ключевые результаты.

На практике используется несколько типов Key Results:

• Outcomes – бизнес-эффект, которым измеряют ценность для компании, полученную в результате достижения целей (например, 5 договоров с клиентами на сумму 30 млн. рублей).
• Outputs – результаты выполнения шагов, которые предпринимались для достижения целей (к примеру, компания приняла участие в 5 тендерах).
• Milestones – реализация ключевых точек при работе над проектом.

Еще один компонент, который не включает формула, но он, в свою очередь, присутствует в любом бизнесе – инициативы Initiatives. Это мероприятия, которые проводятся, чтобы достичь результата. К примеру, если цель – привлечь 300 новых пользователей, то инициативами будут считаться рекламные кампании, придумывание УТП и другие мероприятия.

Кому нужна

Метод OKR будет полезен:

• Крупным компаниям, имеющим сложную организационную структуру. Система OKR поддерживает мотивацию сотрудников и синхронизирует работу нескольких команд, участвующих в проекте.
• Среднему бизнесу со стабильным развитием. Он может годами не совершенствоваться, просто используя проверенную модель, которая себя зарекомендовала. С помощью методики OKR можно получить новые направления развития.
• Молодым стартапам. Технология OKR поможет сосредоточиться задачах и на достижении важных целей в условиях ограниченных ресурсов и небольшого бюджета.
• Руководителям с небольшим опытом управления проектами. OKR станет способом понять, в правильном ли направлении движется компания и какая поддержка ей необходима для достижения целей.

Независимо от размера компании и количества сотрудников, метод OKR подойдет, если нужно добиться:

1. Фокусировки на приоритетных целях не только для руководителя, но и для всей команды.
2. Прозрачности в работе всех подразделений.
3. Мотивации для сотрудников, которые сами ставят цели и хотят их достичь.

Использовать систему нецелесообразно, если:

• У компании нет четко сформулированной миссии и ясных приоритетов. OKR будет неэффективной, когда бизнес плохо понимает приоритетные направления своего развития.
• В компании присутствует жесткая иерархия. OKR предполагает, что персонал активно принимает участие в целеполагании и разработке ключевых результатов. Если спускать набор задач сверху, а набор инициатив и инструментов ограничивать, и никто из персонала не имеет права на инициативу, методика окажется бесполезной.

Принципы OKR

Принципы сформулировал основатель методики Энди Гроув:

1. Цели должны быть амбициозными и сложно достижимыми.
2. Достижение целей не привязывается к зарплате, материальным поощрениям и бонусам, иначе команда будет хотеть занизить плановые показатели.
3. Задачи четкие, формулируются легко и понятно для всех сотрудников.
4. Ключевые показатели доступны каждому, их видят все участники команды.
5. Количество целей на каждый цикл не должно быть больше 3-5.
6. Больше половины целей должны формироваться снизу вверх – самими участниками команды.
7. Методы оценки не должны навязываться, руководство и сотрудники договариваются о них.
8. Цели должны быть гибкими и корректироваться при изменении среды.
9. OKR – это не способ оценить работу сотрудников с разных сторон, а инструмент для достижения целей.
10. Стоит проводить постоянный мониторинг – совместные эффективные планерки вместе с командой, чтобы создать актуальный статус показателей OKR.
11. Цели должны вести к новым достижениям и результатам, которых у команды еще не было.

Как ставить цели по OKR

Главные условия правильной формулировки цели, в соответствии с принципами OKR – амбициозность, но достижимость. Именно амбициозная цель помогает выйти из «зоны комфорта» и добиться наиболее высоких результатов.

Другие правила:

• Целей должно быть 3-5. Это поможет всем членам команды не распылять усилия, а сосредоточиться на главном.
• Определяют новые проекты, то есть то, чего компания пока еще не делала.
• Показывают конечное состояние – то, чего хочет бизнес.
• При формулировании целей необходимо использовать конкретику. «Улучшить», «сделать выше» - абстрактные слова, которые не показывают конкретной точки пути, поэтому их важно избегать.
• Цели показывают конечный пункт, а не направление движения.

Если цели будут непонятными и двусмысленными, они не дадут положительных результатов, а приведут к возникновению конфликтов. Результатом внедрения OKR должно стать понимание всеми сотрудниками своих целей и ожиданий компании от них.

Считается очень хорошим результатом, если цель удалось достигнуть не полностью, а на 60-70%. Если она достигнута на 100% - вероятно, цель была слишком простой и недостаточно амбициозной.

Как определять ключевые результаты

Для каждой цели формулируется 2-5 ключевых результатов, которые показывают, как команда движется. Если ключевой результат только один, то он фактически может заменить собой цель. Если же результатов много, это приведет к расфокусировке и не позволит сфокусироваться на главном.

 Хорошим считается Key Results, который:

• Соответствует цели: достижение этого результата в конечном итоге приведет к достижению цели.
• Может быть измерен в конкретных числах. Если возможна только теоретическая оценка без конкретных показателей, ее нельзя использовать в качестве ключевого результата.
• Сфокусирован на бизнесе и его особенностях.
• Если ключевые результаты определяются для различных подразделений компании (например, для отделов продаж и маркетинга), то они должны быть согласованы.
• Key Results в совокупности должны быть достаточными для достижения цели.

Ключевые результаты не должны выглядеть как информация о плане работ. Это не список мероприятий для достижения целей, а результаты, которые должны быть реализованы на этом пути и которые приближают цель.

Как отслеживать работу

Команда сама должна решать, какую поставить задачу и как она будет достигать целей по OKR, однако руководство должно осуществлять контроль, чтобы конкретные результаты не превратились в простые обещания. Перед началом работы выбирается система мониторинга, ее формат и периодичность – например, раз в день, в неделю и в месяц. На каждой встрече лидер команды должен выяснить:

1. Что сделано, чтобы выполнить ключевые результаты, командой в целом и каждым из ее участников.
2. Как действия каждого сотрудника из команды влияют на достижение результатов.
3. Что тормозит команду при движении.
4. Каково состояние ключевого результата в настоящий момент.
5. Что команда может делать, чтобы улучшить результаты.
6. Каковы новости по проекту.

Такой мониторинг позволяет понять, какие дела приближают команду к достижению целей, а от каких лучше отказаться. Важно при этом, чтобы на встрече команда старалась не скрыть проблемы, а рассказать о них, сосредоточившись на достижении результата. Такой подход только потратит время команды, но не поможет найти путь.

Как внедрить OKR

Используется два подхода к внедрению метода. Первый – сверху вниз, когда инициатива принадлежит менеджменту. Снизу вверх – система, когда внедрение OKR практикует отдельная команда, работает по ней в течение определенного времени, а затем предлагаем использовать в рамках всей компании. Обычно используется первый подход, о нем и пойдет речь ниже. Его основные этапы:

1. Разработка документа по OKR, в котором зафиксированы цели и задачи проекта. Документ обсуждается командами, они формулируют свои цели на квартал в рамках общей годовой задачи, после чего составляется общий план.
2. Презентация OKR всем сотрудникам компании, на которой руководство отвечает на вопросы и вдохновляет людей.
3. Обучение персонала на пилотной версии OKR.
4. Команды ставят цели на месяц, ориентируясь на квартальные.
5. Реализация мероприятий по OKR с регулярными Check-in, на которых команды презентуют свои достижения, а руководство – отслеживает прогресс. Встречи могут быть ежеквартальными, еженедельными и ежемесячными.
6. Подведение итогов: команды оценивают ключевые результаты, степень достижения целей.

OKR редко бывает успешным с первого цикла. Чтобы система заработала в полную силу, обычно требуется 4-5 циклов.

При разработке OKR можно использовать специальные сервисы. Среди них, к примеру:

• Шаблоны от Avito.
• Bud – онлайн-сервис для управления целями отделов.
• OKR Examples – шаблоны OKR для компаний разных типов.
• Wrike – платформа, упрощающая управление проектами.
• Asana – программа для управления работой команд.

При работе с методологией OKR нужно делать:

1. Заручиться поддержкой ключевых сотрудников среди ТОП-менеджемента, которые поддерживают внедрение системы и готовы в нем участвовать. Один из них может стать OKR-коучем – значит, он вдохновлять всю команду.
2. Разрабатывая цели, узнайте, насколько они соответствуют принципам OKR.
3. Определяйте ключевые результаты так, чтобы они были измеримы, но при этом не делали ограничений для команды в способах достижения.
4. Отслеживайте прогресс, сделайте проверку целей частью ежедневной работы.
5. Регулярно обновляйте OKR, чтобы в них отражалась текущая политика компании.

При работе рекомендуется использовать систему CFR:

• Conversations — сделать регулярным обсуждение любых сомнений и сложностей, которые возникают при работе.
• Feedback – сотрудники дают обратную связь без конфиденциальности, которая нужна для оценки их мотивации.
• Recognition– отметка индивидуальных заслуг каждого члена команды, если его работа помогает двигаться к результату.

Интеграция со Scrum / Kanban

Методология OKR может использоваться командами, работающими на основе гибких подходов к управлению на основе системы Agile.

Работа со Scrum может происходить по такому алгоритму:

• Используйте цели и ключевые результаты как основу бэклога продукта и создания задач по продукту в Scrum.
• Совмещайте встречи по ключевым результатам и спринтам в Scrum. Это даст возможность одновременно мониторить работу и следить за прогрессом в достижении целей.
• Пусть скрам-мастер выполняет роль OKR-коуча, поскольку навыки этих ролей схожи.

Scrum – фреймворк для тактического управления с небольшим горизонтом планирования. OKR помогает синхронизировать действия команд на «длинных дистанциях», создавая вертикальные и горизонтальные связи. Таким образом, OKR становится фреймворком для стратегического управления.

По похожей схеме выполняется и интеграция с Kanban:

• Путь, который будет проходить команда, планируйте в виде потока на канбан-доске.
• Инициативы, которые нужны для достижения целей, отразите в плане – это будет своеобразная дорожная карта.

Примеры целей по OKR

Приведем несколько примеров OKR на уровне компаний. Некоторые успешные кейсы из истории компаний:

1. Allbirds. Цель – добиться минимальных на рынке выбросов парниковых газов. Были достигнуты четыре ключевых результата – организована безотходная цепочка, налажены выплаты за выбросы парниковых газов, 25% материалов в процессе производства стали биоразлагаемыми, 75% - биоразрушаемыми.
2. Zume Pizza. Цель: увеличить удовлетворенность клиентов сервисом, стимулировать их делиться доставкой с друзьями. Ключевые результаты – индекс потребительской лояльности больше 42, оценка заказов не меньше 4,6, 75% клиентов выбирают Zume Pizza на слепых дегустациях.
3. Город Сиракузы в США использует в своей работе OKR. Цель: достичь финансовой устойчивости. Ключевые результаты – снизить отклонение бюджета до 5%, потратить 95% из уставного капитала, потратить 95% от суммы грантов.
4. Привлечение посетителей в музей. Цель – стимулировать молодежь к покупке сезонных абонементов. Ключевые результаты – увеличить до 30 тыс. человек количество участников программы лояльности, запустить рекламу в пяти аккаунтах местных блогеров, привлечь 75 новых человек на встречи с художниками.
5. Увеличение количества интернет-магазинов на 20%. Ключевые результаты – выбрать 30 кандидатов на роль франчайзи и обучить их в течение месяца, подписать до конца квартала контракты с 20 франчайзи, открыть к концу 3 квартала 25 новых точек.

OKR можно использовать и для достижения личных целей. Например, если цель – проводить больше времени с близкими, то ключевые результаты – 20 раз в месяц приходить домой не позже 19 часов, отключать гаджеты во время семейных ужинов.

Еще один пример личных OKR. Цель – пробегать к июню 10 км за 50 минут. Ключевые результаты – бегать три раза в неделю по 20 минут, каждую неделю увеличивать дистанцию на 500 метров, увеличивать скорость пробегания 1 км каждую неделю на 5 секунд.

В чем преимущества и недостатки OKR

Методика OKR широко используется лидерами рынка благодаря ее преимуществам, но у технологии есть и недостатки.

Один из главных плюсов OKR – повышение вовлеченности и мотивации, превращение сотрудников компании в людей, приверженных ее ценностям.

Как проверить правильность OKR

Чтобы убедиться, что OKR используется правильно, можно воспользоваться чек-листом:

1. OKR, записанные на бумаге, должны занимать не больше страницы. Это условие позволяет максимально конкретизировать цели и самые важные ключевые результаты.
2. OKR не должны выглядеть как план работ. Если они представляют собой перечень мероприятий, документ нужно переработать.
3. Как минимум один OKR команды должен быть связан с глобальными ценностями и миссией всего бизнеса.
4. Если в работе задействовано несколько отделов, их инициативы должны быть согласованы. Например, если принять в качестве результата выпуск продукта в конце квартала и увеличение продаж тоже в этот период – ключевой результат будет недостижим, поскольку на продвижение продукта потребуется время.
5. В цели не включаются обычные регулярные бизнес-задачи. OKR работают не на рутинные обязательства, а на глобальное изменение процессов в компании.
6. Для достижения успеха требуются усилия всей команды. Если это не так, то сотрудники, возможно, недостаточно мотивированы либо штат внутри команды
7. сильно раздут.
8. Ключевые результаты достаточны для достижения целей. В противном случае в работе возникнут задержки из-за недостаточности ресурсов.

Типичные ошибки при работе с OKR компании

Руководители бизнеса, которые только начинают работать с OKR, обычно допускают следующие ошибки:

• Слишком завышенные или, наоборот, простые цели.
• Цели конкретизируются, то есть становятся измеримыми. Применение методики OKR предполагает, что самыми измеримыми должны быть ключевые показатели, а вот цель – абстрактная. Например, правильная цель может звучать так: установить рекорд по продажам.
• Цель не выглядит амбициозной и вдохновляющей. Например, создать дизайн интернет-магазина – цель, которая не вдохновляет, поскольку достаточно простая в реализации.
• Слишком много ключевых результатов, по этой причине можно потерять фокус.
• Ставятся цели, выполнение которых зависит от других команд. Если одна из них не сможет добиться результата, трудности будет испытывать и вторая команда.
• Недостаток связи целей с единой стратегией развития бизнеса и его миссией. В этом случае OKR превращается в обычный список задач.
• Отсутствие регулярного анализа, в результате чего больше расфокусируется общая цель, даже если изначально она была правильно сформулирована.
• Сотрудники не принимают участия в постановке целей и ключевых результатов, они отправлены сверху. В итоге этой ошибки снижается мотивация, у персонала отсутствует большой стимул работать по методике OKR.
• Синхронизируются действия по текущим целям, однако если появляются изменения и новые задачи, они не берутся в расчет.
• В качестве ключевых результатов, которые вы хотите получить, выбраны показатели, которые не могут быть измеримы.
• Непонимание командой, для чего нужна методика OKR и как она работает.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

OKR – это не «волшебная таблетка», которая автоматически поможет ставить амбициозные цели и достигать их. Это постоянный процесс работы, требующий вовлеченности всех участников и постоянного контроля. Прежде чем внедрить метод, важно решить, подходит ли он вашей компании, хотят ли сотрудники работать по такой системе и насколько она целесообразна в вашем бизнесе, каких успехов можно достичь с помощью методики. Если OKR не подходит, есть смысл экспериментировать с другими методами целеполагания, поскольку цель и стремление к ее реализации – основа любой продуктивной деятельности.