Канбан в бизнесе: 6 правил успешного управления проектами

Что такое Канбан

Организация процессов и различных видов работ требуется во всех сферах деятельности человека. Неважно, это офис, производство или даже организация быта. Как минимум мы пишем список дел на день, нередко используем стикеры для заметок. А это и есть часть Канбана, но в очень упрощенном виде. Теперь разберемся с определением детально.

Таким образом, команда может наглядно видеть неосязаемые события. Такой подход позволяет выполнять задачи в строгой последовательности, что минимизирует накладки рабочих процессов. Кроме этого, метод дает возможность отслеживать загруженность команды – WIP-лимит. Он определяет объем работ каждого работника, чтобы избегать простоев или накладок. Также существует план работ – backlog, который определяет приоритет каждой из них. При необходимости вносятся коррективы.

Чтобы не сомневаться в эффективности Канбан, стоит упомянуть, что методика широко распространена в крупнейших отечественных и зарубежных компаниях, среди которых Microsoft, Siemens, HeadHunter, Clever, «Додо Пицца», «Альфа-банк», Почта-Банк и другие. Чем канбан объединяет всех мировых лидеров? Это ценности: прозрачность, сотрудничество, лидерство, клиентоориентированность, уважение, согласие, понимание, баланс, поток.

История возникновения Канбан

Данный метод организации и управления рабочими-процессами берет свое начало в Стране восходящего солнца – Японии. В середине прошлого века страна столкнулась с дефицитом материалов и одновременным стремительным развитием науки и техники. Поэтому каждое предприятие искало пути оптимизации производства, бережного использования ресурсов. И японский инженер Тийити Оно из компании «Тойота» всерьез задумался о внедрении элементов бережливого производства и ускорения производства автомобилей.

Инженер Оно предложил руководству использовать внутри компании Toyota систему карточек, каждая из которых содержала данные о необходимых запчастях и их количестве. Таким образом, достаточно легко удалось решить актуальный вопрос и наладить производство так, чтобы на складах не скапливались детали, и одновременно конвейерная линия не испытывала дефицит.

В дальнейшем оказалось, что эта методология может контролировать ресурсы не только на производстве. В начале 2000-х годов консультант корпорации Microsoft Дэвид Андерсон адаптировал ее для более эффективной разработки программного обеспечения. Вместо списков запчастей карточки несли информацию о текущих и будущих задачах. Это позволило визуализировать невидимый и неосязаемый процесс создания ПО. Команда разработчиков выполняет свою работу в строгом порядке, кроме того, ее этапы на доске имеют приоритет. Это позволило выполнять наиболее важные задачи в первую очередь и контролировать общий процесс в реальном времени.

Несмотря ни на что и сегодня Канбан остается эффективным инструментом. Организации используют как физические, так и виртуальные Kanban-доски, что позволяет повысить эффективность бизнес-процессов.

Кому можно применять методологию Канбан

Из упомянутых примеров мы видим, что методология позволяет организовать последовательность задач, определить приоритеты, оптимизировать нагрузку на сотрудников, визуализировать процессы на автомобильных заводах и в IT-сфере. Но метод не был бы так популярен, если бы не возможность интегрировать его практически в любую сферу, в которой можно выделить этапы бизнес-процессов.

• Торговые сети. Есть поставщик, склад, витрина с товарами и покупатели. Последние покупают продукт и с каждым днем его становится меньше, сотрудникам магазина необходимо его восполнить на витрине, переместив из склада. В свою очередь, ответственный сотрудник должен сделать заказ поставщику для восполнения запасов. Звучит просто, но без разработки эффективной системы управления и наглядной визуализации объема товаров на каждой стадии реализации неминуемо возникают накладки.
• Промышленное производство. Ситуация еще более сложная, чем у гипермаркетов. Здесь добавляются различные цеха, способы производства и переработки, сборочные линии и многое другое. Канбан позволяет оптимизировать рабочие моменты, установить точные графики, планировать отгрузки.
• Сфера B2B. Разработка методов увеличения продаж является главной задачей каждого менеджера и руководителя отдела. Для этого требуется сократить период между знакомством с клиентом и презентацией продукта. Канбан-метод применим для построения воронки продаж, а также именно он позволяет ускорить отдельные этапы. В крупном бизнесе менеджмент, маркетинг и реклама тесно связаны эти направления используют принципы канбан-досок.
• Строительство. Нельзя начать строить крышу до возведения стен, к работе над которыми нельзя приступить без фундамента. Вместе с этим присутствуют юридические вопросы, согласование проектов с проверяющими структурами, разработка документации и многое другое. Визуализация каждого действия позволяет синхронизировать работу отделов, выполнять работы в нужном порядке, гарантировать снабжение строительной площадки материалами.
• Медицина. Канбан полезен и в этой отрасли, она позволит оптимизировать процессы управления персоналом и пациентами. Канбан-доски могут содержать данные о врачах и пациентах, которых нужно принять в указанное время. Также могут вноситься карты пациентов, требующих приоритетного внимания. При этом возможно создать структуру, в которой применяется политика конфиденциальности для сохранения персональных данных.
• Образование. Визуализация хода обучения и выполнения задач может стать удобным инструментом для студентов, особенно в период сессии, сдачи контрольных и курсовых работ.

Инструменты Канбан применимы не только в бизнесе, даже планирование личных дел становится более эффективным и упорядоченным.

Как работает система Канбан

Kanban в переводе с японского означает «сигнал, карточка». От этого и стоит отталкиваться. У нас в распоряжении необходимое количество карт, каждая из которых является визуализацией поставленной задачи. Таким образом, команда видит весь объем работы, но по частям. Карточки располагаются на специальной канбан-доске, она может быть физической или виртуальной. В первом случае стикер включает минимальный объем данных: задача, дедлайн, ответственный. Во втором – данных может содержаться значительно больше.

Теперь у нас есть доска и стикеры, задача разместить их так, чтобы команда достигла поставленной цели. Для этого делят доску на условные этапы, назовем их: задачи, которые нужно выполнить, которые уже в работе, выполненные задачи. В зависимости от специфики задачи этапов может быть больше.

В ходе выполнения задачи карточки перемещаются к следующей колонке. В итоге мы видим результат, а также загруженность команды в определенном моменте. Если их количество непрерывно растет - мы получаем явную перегрузку. И обратная ситуация – недогруз. Визуализация помогает мгновенно выявить проблему и приступить к ее ликвидации.

Ключевым фактором перемещения карточки является завершение указанной задачи. Если она не была выполнена, приступать к следующей нельзя. В случае, когда задачу нельзя выполнить, она переводится в специальную колонку blocked. Этот столбец требует особого внимания, команда должна попробовать найти альтернативное решение.

Виды Канбан

Развитие методологии канбан привело к появлению двух разновидностей – тарной и карточной. Оба варианта нашли широкое применение на производстве.

Тарный канбан

В этом случае мы имеем тару, на которой присутствует специальная бирка с указанием названия детали, количеством, номером, данными об отправителе и получателе.

Работа системы выглядит следующим образом:

1. В ходе работ количество деталей в таре подходит к концу, участник команды перемещает ее с рабочего места на место, где собираются заказы на новые запчасти.
2. Пустую тару с биркой соответствующего отдела увозит транспортировщик.
3. Новую партию заказанных материалов передают в следующий производственный отдел.

Карточный Канбан

В этом случае предполагается использование специальных карточек.

Они показывают:

• номер и название детали, количество, необходимое получателю;
• адрес отправителя и получателя;
• цвет.

Бирка может быть трех цветов:

• синяя – производственная;
• зеленая – межцеховая;
• красная – складская.

Цветовая индикация является наиболее наглядным способом обозначения принадлежности товара к определенному цеху, складу, другому помещению.

Принципы Канбан

Канбан успешно используется на протяжении десятилетий за счет своей эффективности и простоты. В основе лежат определенные принципы. Далее в статье рассмотрим каждый из них подробнее.

1. Визуализация и систематизация. Даже простые задачи достаточно сложно представить и удерживать в голове. Когда речь заходит о крупномасштабном проекте, выполнить это невозможно. Канбан-доска дает возможность видеть все поставленные задачи и отслеживать их движение в последовательности «необходимо сделать» – «в работе» – «выполнено».
2. Актуальность. Карточка каждой операции постоянно перемещается от одной колонки к другой, давая понять, на какой стадии находится весь производственный цикл.
3. Разделение задач. Каждая карта включает информацию о задаче и ее исполнителе. Исключается дублирование функций сотрудников одного или параллельных отделов.
4. Контроль задач. В случае затора на определенных этапах, требуется искать пути решения этой проблемы, в том числе выполнить анализ причин задержки.
5. Последовательность. Каждая задача несет информацию о периоде и времени выполнения. Нельзя брать новую, не завершив предыдущую, также нельзя перескакивать через этапы.
6. Совершенствование. Визуализация задач на доске дает возможность отслеживать накладки и оперативно принимать нужные решения, корректируя работу или внося кардинальные изменения.
7. Инициативность. Каждый сотрудник в праве предложить свои правки для повышения эффективности, особого эффекта удается достичь за счет коллективного разума.

Инструменты Канбан

К основным инструментам Канбана можно отнести следующие.

• Электронная или физическая доска. Это основной элемент Канбан. Структура доски в базовом варианте состоит из трех этапов:
  • «Бэклог» – пул задач, который включает все карточки. Может дополняться новыми задачами, корректироваться по их приоритету;
  • «В процессе» – содержит колонки индивидуальных задач команды отдела;
  • «Выполнено» – финальная стадия для каждой задачи.
• STATIK – Systems Thinking Approach to Introducing Kanban. Инструмент является структурированным воркшопом, позволяющим по этапам визуализировать текущее состояние проекта. Системное мышление дает возможность понять и оценить поведение системы как целостной структуры, а не отдельных ее элементов.
• Лимит WIP-задач. Количество одновременных задач «Work In Progress» должно быть ограничено, чтобы упростить организационные вопросы и установку сроков.
• Канбан-метрики. Представляет собой совокупность показателей для определения потенциала команды. Оценивается скорость работы и производительность команды, среднее время выполнения задачи, эффективность, время простоя задачи в очередях, количество задач, находящихся в работе.
• CFD – Cumulative Flow Diagram. Накопительная диаграмма потока служит для определения узких мест. График дает наглядную картину простоя конкретных задач, из-за которых команда теряет возможность перейти к выполнению следующей стадии проекта.
• Каденции времени. Каденция считается музыкальным термином, но нашел свое место и в данном методе. Каденциями принято считать регулярные встречи, которые считаются петлями обратной связи. На основании этого задается ритм протекания работы команды.
• Стендап-совещания. Это регулярные короткие встречи команды, которые необходимы для синхронизации действий команды, они гарантируют прозрачность рабочих процессов. Благодаря этому удается поддерживать эффективность, а также производительность коллектива.
• SLA – Service Level Agreement. Соглашения об уровне обслуживания – термин, который изначально использовался в IT-отрасли и определял правила сотрудничества заказчика и провайдера. SLA определяет права и обязанности сторон, устанавливает их ответственность за невыполнение обязательств.
• Четкое указание задач и целей. Информация должна быть озвучена максимально понятно. С ней должно быть удобно работать как менеджерам, так и непосредственным исполнителям.
• Эскалация проблемы. Если возникает проблема, важно начать решать ее в максимально короткие сроки. Таким образом удастся ускорить рабочий процесс и избежать «снежного кома» проблем в будущем.
• Swimlanes – «плавательные дорожки» задач. Это один из распространенных способов визуализации сложных задач в виде наглядной многофункциональной блок-схемы. Эта блок-схема иллюстрирует совокупность всех рабочих операций, дает возможность отслеживать процесс, определять ответственность членов команды, систематизировать информацию о действиях персонала, помогает сократить время принятия решений.
• Контроль смены приоритетов задач. Инструмент обеспечивает переход задач от группы к группе, что говорит о результативности и эффективности каждой команды. Постоянный контроль также разрешает оценивать делегирование полномочий, чтобы предотвратить чрезмерную загруженность определенных групп.

Применение Канбана в IT-проектах

Метод Канбан быстро распространилась не только среди промышленных предприятий, но и в сфере IT. Основная разница в том, что в области разработки программного обеспечения нет емкостей с запчастями, на которых можно разместить бумажные таблички. В офисе значительно удобнее использовать обычную пробковую доску или белую с расчерченными полями.

В базовом виде доска предполагает колонки с задачами:

• надо выполнить – бэклог;
• находятся в разработке в данный момент;
• выполнены, но не переданы в отдел тестирования;
• готовы к передаче тестировщикам;
• проходят проверку проект-менеджером;
• выполнены.

Данная структура не является общеобязательной, специфика проекта может вносить свои коррективы добавляя нужные этапы. Как пример, часто встречаются проекты, в которых присутствует необходимость оценить критерии готовности задачи перед началом ее выполнения. В этом случае добавляют колонку «Specify» – уточнить параметры и «Execute» – взяться за работу.

Над каждым этапом присутствует число – лимит, который указывает на максимально допустимое количество заданий в ней. Ограничение бэклога определяется количеством задач и временем их исполнения. Например, если имеется 5 задач, а время исполнения каждой 1 день, тогда лимит бэклога составит 5.

Особенности использования канбан-системы:

• приоритетная очередь – когда исполнитель завершает свою работу в приоритете задачи из этой колонки;
• невыполненные задачи вычеркиваются или отправляются в бэклог;
• одна выполненная работа важнее и предпочтительнее нескольким начатым;
• многозадачность не в приоритете, для каждого исполнителя имеется лимит операций;
• приступать к следующей задачи можно, только если предыдущая заблокирована;
• баланс времени для каждой задачи должен обеспечивать высокое качество и экономию ресурсов.

Может возникнуть вопрос: почему в сфере IT, несмотря на современные технологии, по-прежнему используют физические доски и стикеры или маркеры вместо экранов и планшетов? Дело в том, что простым инструментом не только проще пользоваться, он еще и позволяет более наглядно визуализировать процессы, упростить внесение изменений. Кроме того, такая канбан-доска обеспечивает визуальный контакт и социальное взаимодействие между членами команды.

Преимущества и недостатки

Канбан – инструмент, позволяющий максимально эффективно достигать поставленных целей.

Чем отличается Kanban от Scrum и Agile

Нередко Scrum и Kanban путают между собой, однако Scrum – это гибкая методология управления проектами, а Kanban – метод улучшения любой методологии. Основная задача Канбана заключается в оптимизации и постоянном улучшении процессов, сокращении сроков, устранении накладок и грамотном распределении нагрузки между участниками команды. В свою очередь Скрам разрешает выполнять большой объем задач в короткие сроки. Для этого команда организовывает сессии фиксированной длины (например, две недели), которые называют «спринты». В ходе спринта ежедневно проводятся совещания, где устанавливаются задачи, требующие выполнения в указанный срок.

Рассмотрим отличия.

Теперь о том, как Канбан связан с Agile. В сфере разработки ПО он представляется отдельным подразделением. Модель управления проектами Agile создана для того, чтобы команда могла гибко реагировать на изменения. Философия этой модели построена на непрерывном улучшении, адаптивном планировании, эволюционном развитии.

Как внедрить Канбан в компанию

Внесение изменений в способы управления проектами может дать как положительный, так и отрицательный результат. Чтобы избежать последнего, необходимо внедрять инновации постепенно, для этого рекомендуется создать пилотные команды.

Чтобы Канбан функционировал эффективно, важно придерживаться ряда правил:

1. Визуализируйте поток работы. Основа Канбана – доска, она может быть как обычная, так и виртуальная. Как уже говорили, первый вариант более предпочтителен, особенно для новичков. Разделите доску на столбцы, сформулируйте задачи, разместите их в соответствующей области и по мере выполнения перемещайте в соответствующий столбец.
2. Ограничьте количество одновременно выполняемых задач. Эта операция станет максимально наглядной после размещения карточек на доске. Их концентрация в одной зоне покажет, что происходит наложение заданий, а отсутствие или недостаток в другой сообщит о недостаточной нагрузке на ответственного члена команды. Изучая расположение стикеров, можно перераспределить функции таким образом, чтобы нагрузка на команду была равномерной.
3. Управляйте потоком задач. Не забывайте менять статус каждой задачи, им следует постоянно перемещаться по доске и находиться на своем месте. Если в ходе выполнения проекта возникает «затор», необходимо делегировать часть работ менее загруженным участникам.
4. Обсудите правила игры. Все сотрудники команды должны понимать принцип работы и правила Канбана. Они должны знать, когда брать новую карточку, когда ее перемещать и что делать при появлении сложностей.
5. Анализируйте деятельность. Команда должна регулярно обсуждать ход выполнения проекта, результаты каждого сотрудника, особенности и проблемы. При этом не обязательно строить четкий график и определять формат встреч.
6. Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы. Основная цель – увеличить скорость перемещения стикеров на доске, т. е. завершить работу над проектом в максимально короткий срок. Для этого нужно отслеживать результаты и вносить изменения в работу команды. Важно делать это плавно и последовательно. После каждой корректировки необходимо оценить прогресс и продолжать совершенствовать систему.

Ошибки в применении Канбана

Чтобы он функционировал должным образом, нельзя допускать ошибок. К основным из них стоит отнести:

1. Низкий уровень обучения команды. Если участники не понимают принципы и практики системы, достичь желаемого результата не удастся.
2. Игнорирование лимитов. Лимиты являются важной части канбан-системы. Превышение задач приведет к переработке специалистов и потере понимания основных целей и задач проекта.
3. Игнорирование или отсутствие установления приоритетов задач. Как результат – перекосы рабочих процессов и срыв графика.
4. Недостаточное внимание ограничениям WIP. Необходимо непрерывно отслеживать ситуацию с незавершенными делами, чтобы своевременно выявлять узкие места.
5. Неиспользование всего функционала системы. Не стоит игнорировать такие инструменты отслеживания метрик, как гистограмма времени производственного цикла, кумулятивная диаграмма потока и другие.
6. Несвоевременная актуализация статуса задачи. Завершенные работы обязаны сразу же перемещаться на следующую стадию, чтобы команда имела достоверные данные о ходе реализации проекта.
7. Ограничение доступа к Kanban-доске. Все участники проекта должны иметь доступ к доске, получать актуальную информацию.
8. Перегрузка команды. Если в какой-то момент наблюдается «затор» и рост карточек с невыполненными задачами, необходимо оперативно принять меры по ликвидации данной ситуации. Как вариант, перераспределение работ на менее загруженных сотрудников или дробление крупных задач на подзадачи.
9. Отсутствие обратной связи. От слаженности команды и осведомленности каждого участника зависит как итоговый результат, так и выполнение личных обязанностей.
10. Отсутствие вовлеченности. Каждый участник команды должен принимать активное участие как в выполнении своей работы, так и при внесении коррективов для оптимизации реализации проекта.
11. Отсутствие ответственных за выполнение задач.

Примеры применения Канбана

Ранее в статье мы рассматривали, в каких областях может применяться Канбан. Теперь разберем несколько примеров реального использования данной методологии в бизнесе.

Пример 1. Канбан в Microsoft

В 2005 году компания Microsoft столкнулась с проблемой организации работы одного из своих отделов, который отвечал за устранение ошибок во внутренних приложениях. У него были худшие показатели в своем департаменте: один запрос обрабатывался около 5 месяцев, а бэклог превысил допустистимый размер в 5 раз. Справиться с этой проблемой компании помог главный популяризатор канбана Дэвид Андерсон.

В ходе анализа был выявлен целый ряд факторов, которые губительно влияли на производительность всего отдела. Чтобы устранить их, были приняты следующие канбан-решения:

• делать «свежие» расчеты непосредственно перед внедрением;
• проводить приоритизацию запросов по ситуации, а не на ежемесячных совещаниях;
• выделать фиксированное финансирование XIT;
• не учитывать стоимость запросов;
• использовать буферы на канбан-доске;
• принимать решения сразу по дорогим или слишком крупным запросам;
• изменить структуру штата в пользу более загруженных разработчиков.

В результате этих действий за 9 месяцев продуктивность отдела выросла на 155%. При этом бэклог вернулся к нормальному значению, а ведущее время теперь составляет всего 5 недель. Стоимость запросов снизилась с 7500 долларов до 2900.

Пример 2. Канбан для менеджера по продажам

Менеджер по продажам имеет множество задач, которые обязаны выполняться единовременно: прием звонков, общение с клиентами, составление договоров и т. д. Канбан помогает разбить эти функции, сформировать и структурировать цели, оптимизировать управление процессом.

Так, процесс общения с клиентами разделяют на несколько шагов, начиная первым контактом и заканчивая подписанием документов. При этом действия менеджера по продажам строго регламентированы: есть чек-листы, скрипты, образцы документов. Благодаря канбану сотрудник получает возможность общаться с клиентами эффективнее и тратить на это минимум времени.

Пример 3. Канбан в недвижимости

Агенты по продажам недвижимости используют канбан, чтобы следить за воронкой продаж и управлять ведением переговоров с клиентами. Чаще всего на доске используются следующие этапы:

• связались;
• заинтересовались;
• личный контакт (переговоры);
• договор отправлен;
• подписано;
• сделка закрыта.

Благодаря такому распределению этапов команда всегда сможет отследить позицию каждого клиента в процессе продаж, а агент будет точно знать, когда лучше всего связаться с ним.

Приложения и программы для Канбана

Канбан-система может быть представлена не только в виде физической доски, но и в более современном цифровом виде.

Среди программного обеспечения этой категории представлено множество продуктов, но уделим внимание только наиболее популярным и функциональным:

Trello

На сегодняшний день остается самым популярным сервисом, отличается интуитивно понятным интерфейсом и имеет привлекательный дизайн. Его можно использовать для решения задач в самых разных отраслях. Пользователю доступно неограниченное количество досок (в бесплатной версии ограничение присутствует). Блоки содержат достаточный объем сведений, можно добавлять метки разных цветов, оставлять комментарии, прикреплять файлы. Количество этапов задачи не ограничено. Число пользователей с доступом к одному проекту не ограничено. Основная часть функционала доступна пользователям бесплатно.

JIRA

В отличие от Trello, это платная и более сложная платформа компании Jira software, при этом она обладает значительно более обширным функционалом. Продукт подходит для IT, обычно применяется в крупных компаниях с большим штатом сотрудников. JIRA позволяет не только вести проекты, но и отслеживать баги в интеграции с другими сервисами. Также сервис дает возможность создавать рассылки на почту в случаях внесения изменений в проект.

Kanbanize

Инструмент может строить графики, диаграммы Ганта, отображать текущие задачи и роли пользователей, выполнять резервное копирование, вести проект по системе тайм-менеджмента. Все это обеспечивает комфортную работу при разработке больших проектов. Есть пробная бесплатная версия, после регистрации и оплаты функционал значительно расширяется. Программа пока мало распространена в России из-за отсутствия русскоязычного интерфейса.

Kanbantool

В платной версии сервис отличается внушительным набором возможностей обеспечивающем удобную разработку плана работ. Пользователи могут добавлять файлы, оставлять комментарии, смотреть время работы, получать отчеты и многое другое. В бесплатном варианте большинство инструментов недоступно.

LeanKit Kanban

Среди возможностей сервиса встроенная аналитика, создание схем и диаграмм, отслеживание времени изменений, добавление вложений, готовые шаблоны. Разработчик предлагает бесплатную пробную версию, в дальнейшем стоимость продукта зависит от выбранного портфеля.

Worksection

Сервис оптимально подходит для небольших компаний. Позволяет систематизировать цели, разбивать их на отдельные задачи, визуализировать проект от идеи до финального продукта. Также функционал предполагает планирование работы, подсчет времени на выполнение задачи, формирование отчетов. В бесплатной версии есть ограничения.

Asana

Представляет собой удобную канбан-доску, обеспечивает командам подробный обзор текущей, предстоящей и незавершенной работы. Присутствует поддержка удаленного доступа, что облегчает коммуникацию между командами на всех уровнях выполнения проекта. Гибкость продукта открывает возможность использовать его для крупных проектов.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Канбан – это удобный и гибкий продукт, который позволяет визуализировать проект наглядно и доходчиво для всех членов команды. Используя множество инструментов, можно оптимизировать рабочие процессы, распределить загрузку на персонал, сократить сроки реализации проекта. Система подходит как для крупных промышленных и IT-компаний, так и для малого бизнеса.