Революционный потенциал автоматизации: усовершенствуйте свой подход к управлению проектами

Почему следует автоматизировать управление проектами

Давайте посмотрим правде в глаза: ручное управление сложными проектами может превратиться в настоящий кошмар. Оно предполагает контроль за самыми разными процессами: здесь приходится жонглировать бесчисленными задачами, сроками и ресурсами, а по мере реализации проекта, вы оказываетесь в ловушке бесконечного потока электронных таблиц и электронных писем. Но не волнуйтесь — автоматизированные инструменты управления проектами способны снизить нагрузку и взять рабочие процессы под контроль.

Применяя набор инструментов для оптимизации повторяющихся задач, вы сможете наладить сотрудничество внутри команды и получить такие преимущества, как автоматизированное распределение задач, отслеживание прогресса и чёткое управление документами.

И это лишь малая часть того, на что способны подобные инструменты. Давайте рассмотрим причины, почему стоит внедрить автоматизацию.

1. Оптимизация рабочих процессов проекта с целью эффективного управления временем

Систематизация рабочих процессов является необходимым условием своевременного завершения проектов. Для достижения этой цели компании традиционно использовали каскадную модель управления, предполагающую распределение задач между отдельными специалистами и их последовательное решение. Хотя для отслеживания рабочих процессов можно использовать такие простые приложения, как Excel или Google Sheets, их простые интерфейсы и отсутствие продвинутых инструментов будут здесь ограничивающим фактором. Возможно, вам следует перейти на специализированные решения для управления рабочими процессами или бизнес-проектами.

Подобные инструменты позволяют рассмотреть текущие задачи в общей перспективе и отображают такую полезную контекстную информацию, как зависимости и ответственные лица.

Следующие их функции позволяют повысить эффективность работы над проектом:

• автоматическое распределение задач в зависимости от опыта и наличия специалистов;
• постановка повторяющихся задач и напоминаний, помогающих укладываться в сроки;
• установление взаимозависимостей между задачами для обеспечения бесперебойного процесса;
• автоматическая генерация отчётов о ходе выполнения задач для удобства отслеживания;
• эффективное управление сроками и этапами реализации проекта.

Примером компании, предлагающей программное обеспечение для управления проектами, является Sage Intacct, разработавшая платформу на базе искусственного интеллекта, призванную управлять финансами, ресурсами и проектами. Опора на ИИ отличает её от других компаний, и это значит, что соответствующая платформа способна давать разумные рекомендации относительно возможных рисков, распределения усилий, предсказуемого исполнения и контроля над финансами.

2. Более рациональное распределение и использование ресурсов

Любой руководитель проекта знает, что грамотное управление ресурсами имеет решающее значение для достижения поставленной цели. Скорее всего, вы знакомы с такими методами управления проектами, как метод критического пути (CPM) и метод критической цепи (CCM). Подобные методы позволяют составить расписание проектов на основе имеющихся у вас ресурсов. Средства автоматизации способны расширить ваши возможности в применении этих методов путём опоры на данные для формирования более точных прогнозов и автоматического распределения ресурсов. Программное обеспечение для управления проектами можно интегрировать с системами планирования ресурсов предприятия, тем самым объединив данные из нескольких точек с целью обеспечить распределение ресурсов в зависимости от наличия сотрудников, их навыков и рабочей нагрузки.

Подобные инструменты предоставляют всю необходимую информацию для грамотного планирования и распределения ресурсов, и это означает, что вы получаете возможность создавать и постоянно обновлять графики проектов по мере необходимости. Это мощные решения, способные объединить все аспекты вашего бизнеса и обеспечить вам такие преимущества, как:

• оптимизация распределения ресурсов путём выявления и устранения их избытка или недостатка в том или ином отделе;
• более рациональный учёт рабочего времени и управление расходами для мониторинга затрат;
• автоматизация процесса закупок для своевременного привлечения внешних ресурсов;
• создание отчётов об использовании ресурсов для акционеров и партнёров по проекту.

3. Помощь в планировании и прогнозировании проектов

Не секрет, что планирование проекта — это сложная задача, требующая долгосрочных прогнозов относительно потенциала сотрудников и доступности ресурсов. К счастью, теперь у менеджеров есть инструменты для выявления проблем на ранней стадии. Так, например, система Sage X3 умеет отслеживать запасы на складе и отмечать, когда запасы заканчиваются — например, в случае задержек поставок. Также она позволяет:

• разрабатывать подробные планы проектов с автоматизированным планированием задач и взаимозависимостями;
• опереться на полученную в ходе анализа данных информацию для точной оценки сроков и затрат;
• автоматически обновлять планы проекта при возникновении изменений для поддержания точности;
• применять расширенную аналитику для прогнозирования прогресса и потенциальных препятствий;
• создавать диаграммы Ганта и графики сроков для лучшего планирования проекта.

4. Облегчение получение обновлений в режиме реального времени и повышение прозрачности проектов

Вам больше не придётся оставаться в неведении и чувствовать себя отчуждённым от рабочих процессов вашего проекта — программное обеспечение для автоматизации поможет вам быть в курсе обновлений в режиме реального времени, повышая прозрачность проекта для всех сотрудников. Подобные инструменты предоставляют возможность взглянуть на всё происходящее внутри вашего проекта в общей перспективе, поскольку позволяют:

• получать мгновенные уведомления об изменениях статуса задачи и завершении основных этапов проекта;
• контролировать ход реализации проекта с помощью автоматизированного отслеживания и отчётов;
• повысить прозрачность благодаря доступу к анализу проектных данных и показателям в режиме реального времени;
• делиться информационными панелями проекта с заинтересованными сторонами для повышения наглядности;
• усилить подотчётность, предоставляя членам команды информацию о результатах работы в режиме реального времени.

5. Помощь в выявлении проблем и предупреждении рисков

Доступ к отчётам позволяет специалистам опереться на структурированные данные для отслеживания возможных проблем. Тем самым вы получаете возможность легко просматривать обнаруженные проблемы, выявлять тенденции — например, некачественные продукты или ошибки в обслуживании — и устранять недостатки до того, как они принесут серьёзный вред. Так что никаких сюрпризов больше не будет — только активный подход к решению задач и систематическое движение к успеху! Автоматизация оказывает помощь в управлении рисками, позволяя:

• своевременно выявлять и устранять проблемы и риски;
• настроить автоматические оповещения о потенциальных рисках и отклонениях;
• внедрить системы отслеживания проблем для их фиксации и последующего решения;
• автоматизировать процессы оценки рисков и их снижения для обеспечения более полного контроля над проектом;
• получать отчёты по анализу рисков для выявления закономерностей и тенденций;
• применять автоматизацию для упрощения решения проблем и предотвращения их возникновения.

6. Дополнительный уровень анализа для принятия обоснованных решений

Облачные системы планирования ресурсов предприятия позволяют поступаемым данным говорить самим за себя, а передовые алгоритмы анализа помогают выявлять тенденции и закономерности и генерировать идеи. Они способны хранить всю вашу информацию в облаке, так что любой сотрудник компании имеет возможность получить доступ к этим аналитическим данным в любое время. У вас будут все данные для принятия обоснованных решений для выполнения любой задачи, начиная с прогнозирования результатов проекта и заканчивая оптимизацией внутренних процессов, и обеспечения того, чтобы ваши проекты продвигались в правильном направлении. Чтобы обеспечить успех проекта с опорой на данные с помощью инструментов управления проектами вы получаете возможность:

• автоматически собирать и анализировать связанные с проектом данные для извлечения полезной информации;
• применять анализ на базе ИИ для выявления закономерностей и корреляций;
• получать отчёты о результатах работы над проектом и ключевых показателях эффективности в режиме реального времени;
• переться на прогнозную аналитику данных для прогнозирования результатов и тенденций;
• применять автоматизированный анализ для оптимизации процессов и улучшения результатов проекта.

Упростите себе жизнь с помощью автоматизации управления проектами

Изучение вопроса автоматизации управления проектами и её реализация способны облегчить вашу жизнь как руководителя. Внедрение автоматизированных систем, будь то для управления рабочими процессами, оптимизации использования ресурсов или просто для создания виртуального рабочего пространства для совместной работы, способно повысить производительность труда всего коллектива и полностью раскрыть его потенциал. Распрощайтесь с утомительными задачами и сделайте выбор в пользу повышенной эффективности и бесперебойной совместной работы!