Диаграмма Ганта: полное руководство по организации рабочих проектов от “А до Я”

Что такое диаграмма Ганта

Диаграммы Ганта позволяют наглядно изобразить составляющие части проекта и разбить его на задания меньшего размера для удобства управления. Другими словами, она помогает упростить выполнение сложных проектов и организовать общение с командой. С их помощью гораздо проще визуализировать большой объем данных. Каждый, кому доступен контент и график, может отслеживать задачи, оценивать нагрузку и контролировать все изменения в режиме реального времени. Получившиеся задания размещаются вдоль временной шкалы диаграммы Ганта, после чего на нее добавляют зависимости между заданиями, исполнителей и контрольные точки.

Gantt Charts помогают удобно показать, команде и/или менеджерам какая работа запланирована на определенный день или время, можно удобно контролировать даты дедлайны любого проекта.

Из чего состоит диаграмма Ганта

1. Вертикальной оси, на которой размещается список задач проекта;
2. Горизонтальной оси, представляющей временную шкалу;
3. Горизонтальных отрезков, которые обозначают конкретную задачу: ее начало, конец и протяженность.

Стоит отметить, что на графике размещают и другую информацию: например, устанавливают проценты выполнения, формируют бюджет, помечают дедлайны — вехи.

Метод критического пути

Критический путь — это подход, который помогает избежать случаев, когда одна задача может привести к задержке выполнения других и новых, что в итоге может стать причиной срыва сроков всего проекта. С помощью диаграммы Ганта можно определить, что нужно выполнить, чтобы вовремя и успешно завершить весь проект — то есть найти его критический путь.

История диаграммы Ганта

Самое первое упоминание о ленточной диаграмме было найдено в научных архивах A New Chart of History, датировано 1765 годом.

Вверху была линейная временная шкала, идущая горизонтально. А по вертикали выстроены названия регионов, события в которых разместили относительно временной шкалы. Таким образом, карта-диаграмма визуализирует и синхронизирует все известные на тот момент исторические процессы в разных частях света.

Однако первый официальный вариант диаграммы Ганта придумал Кароль Адамецкий в далеком 1896 году, назвав своё изобретение «гармонограммой». Он публиковал свои исследования на русском и польском языках, что делало их труднодоступными для англоговорящих стран, соответственно они не были популярны. В 1910 году Генри Гант популяризировал собственный похожий график с другой структурой в США. Разработал его для отображения количества времени, которое работники завода затрачивают на выполнение задач. Впоследствии эти две системы были объединены в то, что сейчас подразумевается под диаграммой Ганта.

Со временем диаграммы стали применятся и для отслеживания и управления проектными графиками. Раньше их чертили только на бумаге, а при каждом изменении графика приходилось переделывать диаграмму заново. Позже для обозначения столбиков начали использовать ленты или прямоугольники из бумаги, чтобы свободно менять их при необходимости. Сам бумажный кусок покрывался ровным слоем дырочек, а кое-где и рвался. Уже к середине работ менеджер забывал сдвинуть время окончания какой-нибудь задачи, а через несколько проектов в замене нуждалась и доска, к которой крепились диаграммы. Со временем появились куда более удобные стикеры. Сейчас все куда проще, есть более технологичные методы, достаточно много удобных и интуитивно понятных инструментов для управления задачами и сроками на основе техники Ганта. С такими программными решениями мы и познакомим вас далее в статье.

Кому и в каких сферах пригодится диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта поможет спланировать любое событие или запустить проект, где много этапов работ, для которых важны последовательность и дедлайн, облегчить управление ним. Например: нужно быстро отремонтировать квартиру, продумать дизайн  и переехать. С помощью диаграммы и четких графиков можно зафиксировать сроки и ставить задачи подрядчикам, ориентируясь на временную шкалу.

График поможет организовать праздник или подготовится к путешествию, открыть магазин и организовать командную работу над серьезным проектом. Это удобно: каждый участник проекта понимает, что и когда нужно сделать и принимает решения исходя из графика. Руководители смогут отслеживать на каком этапе ведутся работы.

Инструмент широко используются в разных сферах, таких как:

• Разработка ПО
• Маркетинг и управление финансами
• Event-агентства
• PR
• Банки и другие финансовые учреждения
• Страхование
• Сельское хозяйство
• Государственный сектор
• Консалтинговые компании
• Промышленное производство
• IT-сфера и телекоммуникации
• Строительство и архитектура
• Торговля и ритэйл
• Здравоохранение
• Наука и образование
• Творческие проекты
• Культура и искусство

Диаграмму Ганта можно использовать для новых продуктов, маркетинга и отслеживания нескольких разработок. Это лучшее решение для управления проектами, маркетинговыми кампаниями в социальных сетях, событийным маркетингом. С ее помощью можно облегчить запуск продукта и грамотно планировать рабочий процесс.

Для чего используются диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта позволяют наглядно изобразить составляющие части проекта и разбить его на задания меньшего размера для удобства управления. Полученные подзадачи размещаются вдоль временной шкалы диаграммы Ганта, после чего на нее добавляют связи между заданиями, исполнителей и контрольные точки. Ответит на все вопросы:

• Какие подзадачи включает в себя проект;
• Даты начала и окончания этапов работ;
• Продолжительность этапов: когда они начинаются и заканчиваются;
• Сколько времени займет каждое задание;
• Кто работает над чем;
• Способы объединить и найти связь между этапами.

Диаграммы Ганта помогают упростить выполнение сложных проектов и портфелей проектов. С их помощью гораздо проще визуализировать большой объем данных. Например:

• Спланировать рабочий процесс;
• Определить критический путь и быстро среагировать;
• Разбить проект на удобные для выполнения задачи;
• Установить точные сроки выполнения;
• Четко отслеживать и анализировать ход выполнения работ;

Диаграмма Ганта — это документ, который постоянно меняется по мере того, как люди выполняют свою часть работы вовремя или с превышением срока. Отслеживая данные во вкладке с диаграммами, вы получаете четкое представление о том, как выполняется проект в сравнении с первоначальным графиком.

Примеры применения

Диаграммы Ганта можно использовать для управления самыми разными проектами и программами, однако полезно будет понять, в каких случаях они чаще всего применяются и почему:

1. Планирование маркетинговой кампании. Получится оптимизировать процесс маркетинга, обозначая последовательность задач, их исполнителей и сроки. При этом разные отделы будут знать не только кто и за что отвечает, но и как их работа влияет на другие подразделения или общую цель.
2. Представление результатов клиенту. Диаграмму Ганта можно использовать для презентации хронологии всех ожидаемых результатов и предполагаемых затрат времени на их достижение, представив структуру или все материала клиенту. Обозначив планы таким образом, вы даёте чёткое понимание своих целей и сроков.
3. Планирование запуска продукта. В данном случае можно обозначить весь план от первоначальных идей до запуска и дальнейшей работы. Просто наглядно отметив всё это на диаграмме, вы затем сможете легко выявлять конфликты до начала работ, видеть зависимости между этапами и иметь представление обо всех событиях, ведущих к запуску, и о времени их возникновения.

Как диаграмма Ганта может улучшить работу команды

Разберем основные моменты, которые влияют на мотивацию сотрудников или помогают руководить процессом:

• Планирование и составление графика, интеграция всех данных. Как менеджер, вы можете обсудить этапы проекта со своей командой. Вы вместе составите план, определите основные вехи, расставите приоритеты и скорректируете действия в соответствии с графиком. Совместная разработка мотивирует команду. Самое большое преимущество этого процесса — возможность увидеть результаты планирования на графике, где информация воспринимается легче.
• Четкое понимание сроков. Наличие визуального графика позволяет лучше чувствовать время. Сотрудники видят дедлайны, основные вехи, то есть могут адекватно распоряжаться временем. Оценка собственных результатов мотивирует.
• Лучшая командная работа. Возникает гораздо меньше недопониманий, при наличии общей четкой картины работы. Это особенно важно для многоступенчатых проектов с большим количеством сотрудников.
• Возможность эффективно распределять ресурсы. Диаграммы позволяют получать подробную информацию о ресурсах, что сможет отслеживать каждый член команды и соответствующе реагировать, внося результаты во вкладку инструмента.
• Отслеживание зависимостей задач друг от друга. Это позволяет команде понимать, что нужно делать дальше и что зависит от результатов их работы.
• Разделение задач при необходимости. Вы можете легко разбить весь пул заданий на несколько этапов и членов команды.
• Разработка критического пути. Это позволит быстро реагировать на любые отклонения.
• Концентрация внимания. Полосы диаграммы показывают текущий прогресс, что поможет команде быстро реагировать и соответствующим образом адаптироваться.
• Улучшенное управление проектами. Глядя на диаграмму Ганта, руководитель проекта оценивает прогресс, видит пробелы в процессе и может реагировать на любые изменения.
• Просчет будущего. Использование диаграмм облегчает компании масштабирование и прогнозирование дальнейших рыночных возможностей продукта.

Элементы диаграммы Ганта

1. Временная шкала. Проходит слева направо, обычно измеряется в днях и отображает даты, когда цель будет достигнута.
2. Задачи. Каждый прямоугольник на диаграмме представляет собой отдельную ветвь, которая является частью проекта. Диаграмма Ганта включает два типа задач: параллельные и последовательные. Над параллельными можно работать вместе с другими, тогда как последовательные зависят от окончания другой работы в проекте.
3. Продолжительность. Показывает, сколько времени займет решение каждого этапа. Часто задачи ограничиваются датой начала и датой окончания.
4. Ответственный. Большинство сервисов, позволяющих создавать диаграммы Ганта, имеют опцию для назначения ответственного.
5. Вехи. Указывают на общие задачи, которые не имеют определенной продолжительности и обычно отмечают завершение определенной части.
6. Зависимости. Одной из наиболее важных функций диаграммы Ганта является ее способность отображать зависимости задач, когда одна не может начаться или закончиться до тех пор, пока не начнется или не завершится другая. Плохо спланированные проекты (и неучтенные зависимости) являются основной причиной того, что все идет не по плану, поэтому четкое понимание порядка и продолжительности являются основным ключом к успеху.

Как построить диаграмму Ганта

Диаграмму Ганта можно просто создать на обычном листе по старому методу, или в таблице на ПК, в специализированном инструменте. Примерные этапы разработки:

Этап 1. Изначально нужно просто создать таблицу с исходными данными. Делать это можно где угодно: хоть на листке бумаги, хоть сразу в программе для построения диаграммы. Для таблицы нужны три типа данных: название задачи, дата начала и длительность или прогнозируемая дата окончания задачи. Учитывайте сроки, ресурсы и бюджет, чтобы указать реалистичную дату окончания.

Этап 2. Определитесь с целевой аудиторией – для кого вы это делаете? От этого будет зависеть и степень детализации, и контрольные точки, и, возможно, даже формулировки.

Этап 3. Определите временные рамки. Необходимо создать цельный проект с датами начала и завершения. Воспринимайте её как способ хронологического представления — у хронологии должны быть начало и конец.

Этап 4. Определитесь с перечнем задач, которые вы хотите отразить в диаграмме. Это будут все? Крупные этапы? Только вехи или спринты? В идеале они должны быть примерно одного масштаба.

Этап 5. Добавьте задачи с датами начала и завершения. Если не добавить даты начала, они будут отображаться как моменты во времени, и составить из них общую картину будет уже не так просто.

При наличии чётких дат начала и сроков выполнения сотрудникам проще понять, когда следует приступать к работе над задачей. Так они не будут застигнуты врасплох большим объемом работы, который должен быть завершён завтра.

Этап 6. Нанесите дополнительные разрезы – если, например, задачи у вас отфильтрованы не по последовательности старта(от новых к старым), а дополнительно по ответственным или по проектам (для программ портфелей или проектов) – как-то визуализировать эти разрезы.

Этап 7. Выделите зависимые элементы. В крупных проектах обязательно будут новые задачи, которые нельзя начать, пока не будут завершены более старые. Чтобы все шло гладко и работа всех отделов была синхронизирована, на диаграмме Ганта можно наглядно отобразить взаимодействие. Определение того, как шаги зависят друг от друга, поможет следующему отделу быть в курсе того, когда они смогут начать работать над своим этапом.

Этап 8. Укажите вехи. В отличие от большинства задач вехи представляют собой фиксированные моменты времени на диаграмме Ганта. Их следует воспринимать как контрольные точки, указывающие на завершение значительных частей работы. Они помогают понять, какую работу ставить в приоритет, и являются ориентирами, позволяющими отмечать значительные достижения в рамках проекта.

Вехами чаще всего обозначаются окончания этапов. Однако не существует единственно правильного способа создания вех, учитывая, что все отделы и проекты устроены по-разному.

Например, вот эти элементы могут выступать вехами:

• Согласования проекта
• Точки завершения этапов
• Точки начала задачи
• Совещания
• Промежуточные сверки
• Сдача отчета

Этап 9. Обновляйте работу при изменении планов. Планы неизбежно меняются, поэтому программное обеспечение для составления диаграмм Ганта должно давать возможность вносить необходимые коррективы. Подберите себе инструмент, который позволяет перетаскивать задачи, автоматически смещая при этом зависимые элементы. В этом случае ваши проекты всегда будут идти строго по графику даже при изменении планов.

Этап 10. Проверяйте всегда после корректировки график на непротиворечивость и эстетическую составляющую (простой и красивый график и читать приятно).

Как читать данные на диаграмме Ганта

Диаграмма Ганта может показаться набором прямоугольников, линий и стрелок. Давайте выделим три основных элемента диаграммы:

Обычно на диаграмме Ганта вдоль оси X указываются названия отдельных задач, а вдоль оси Y — затраченное время.

• Задачи в проекте. Каждый прямоугольник на диаграмме Ганта соответствует отдельной. Некоторые инструменты для создания диаграммы Ганта позволяют отображать не только названия, но и исполнителей, статусы и т.д. На задаче можно прямо видеть обзор всех данных.
• Длительность. Длина каждого прямоугольника, означающего задачу, соответствует ее длительности, то есть промежутку времени между началом выполнения и моментом ее завершения.
• Зависимости. Стрелки между задачами означают зависимости, то есть указывают на порядок, в котором должна выполняться работа.

Инструменты для работы с диаграммой Ганта

Microsoft Excel

Для создания диаграммы Ганта подойдет эксель любого года выпуска. Можно использовать Excel начиная с 2000 и 2003 годов, но на данных версиях будет дольше и сложнее составить полную диаграмму. Лучше всего воспользоваться версиями 2007 года, подходят и более поздние. Например, 2013 или 2010 года. У Excel нет такого, как шаблон диаграммы Ганта. Но можно построить линейчатую диаграмму Ганта с помощью гистограммы и форматирования. Подготовка или углубленные знания не нужны, достаточно владеть ПК.

Последовательность создания диаграммы Ганта в Эксель:

1. Создание таблицы проекта. Работа начинается с внесения данных в программу. Нужно заполнить три столбика: название, дата начала работ и количество дней для ее выполнения.

   

2. Создание стандартной диаграммы Excel на основе даты начала. Для создания диаграммы, выделите столбцы со списком задач и датой начала работ, щелкните правой кнопкой мыши и выберите раздел «Вставка» и вид диаграммы — «Линейчатая с накоплением».

   

3. Добавление данных Длительность к диаграмме. Нужно связать столбцы диаграммы с информацией о продолжительности задачи через команду правой кнопки мыши «Выбрать данные». Появится диалоговое окно. Заполните «Имя ряда» — например, «Длительность». В разделе «Значения» нужно указать данные о сроке выполнения — выделите первую ячейку в столбце и протяните до последней и подтвердите изменения. Другой способ добавить в диаграмму данные — выделить столбец с длительностью работы, скопировать его, щелкнуть правой кнопкой по диаграмме и выбрать команду «Вставить».

   

4. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта. График нужно отформатировать. Сейчас на гистограмме столбцы двух разных цветов: один — это отступ, который показывает временное положение задачи, а другой — это длительность работы. Оставить нужно только столбцы с длительностью — вызовите контекстное меню и выберите «Формат ряда данных» в контекстном меню. В разделе «Заливка границы» убрать заливку и границы столбцов.

   

5. Улучшение дизайна. Чтобы расположить задачи в порядке от «первой к последней», нажмите на список в левой части диаграммы. В окне «Формат оси» укажите «Обратный порядок категорий». Чтобы убрать отступ перед началом первого этапа, выбрать расположение текста осей и другие параметры, щелкните ПКМ в таблице и настройте формат выбранных ячеек.

   

Вот и готова диаграмма Ганта Excel. Выглядит как полноценный план. Но эксель работает в офлайн версии, он не позволяет делиться доступом и совместно вести работу с разных устройств. Для онлайн работ перейдите в гугл таблицы.

Google таблицы

Интерфейс онлайн-сервиса похож на Excel, но алгоритм построения диаграммы Ганта в Google Таблицах отличается:

1. Создайте таблицу и внесите сведения.
2. В свободных ячейках справа от таблицы расположите даты проекта.
3. Выделите свободную область между исходными данными и датами — там будет построена диаграмма.
4. Щелкните в меню на «Формат», а затем выберите «Условное форматирование».
5. В открывшемся окне выбираем пункт «Добавить правило», а после — «Ваша формула» и вводим: = И(E$1<=$C2;E$1>=$B2). В этом случае Е1 — это первая ячейка в строке с датами всего проекта, С2 — дата окончания первой задачи, B2 — дата ее начала. Чтобы получилась диаграмма, нужно подставить в формулу свои значения.

Если вы все сделали правильно, то сервис сгенерирует диаграмму.

Другие приложения и специализированные онлайн-сервисы

• LibreOffice Calc
• Microsoft Project
• Celoxis
• ProjectInsight
• VisionFlow
• Webix Gantt Chart
• MS Project
• PowerPoint
• OnlyOffice
• Team Gantt
• Smartsheet
• Comindware
• GanttPRO
• RealTimeBoard
• Битрикс 24
• Wrike
• Jira

Среди сервисов вы сможете найти недорогие варианты, которые позволят легко создать диаграмму Ганта. Многие предлагают небольшой бесплатный период новым пользователям. Используя инструменты сайта или приложения можно быстрее создавать и редактировать таблицу. Каждая программа имеет свой функционал и особенности, шаблоны. Одни являются аналогами таблицы, а другие совмещают инструменты Excel и PowerPoint, некоторые содержат полноценные шаблоны, карты.

Основные возможности сервисов

• Управление задачами. Каждый из участников может в любое время проверить статус и приоритет задания, а также увидеть ее исполнителей.
• Управление загрузкой. Отслеживая загрузку команды, можно избежать переработок и оптимально распределить работу среди коллег, планировать на недели вперед.
• Публичная ссылка. С ее помощью заинтересованные стороны всегда будут в курсе обновлений, актуальных сроков и могут следить за ходом выполнения.
• Зависимости. С помощью диаграммы Ганта можно создавать связи между задачами на стадии планирования и в ходе реализации проекта, поделиться видением ситуации. Это поможет помнить, что начало или окончание конкретного задания влияет на другие.
• Критический путь. Критический путь — группа самых важных этапов, которые позволяют выполнить проект в срок. Задержка в работе над любой из задач в критическом пути влияет на продолжительность всей работы.
• Комментарии, описания, возможность упоминания других пользователей. Все это упрощает коммуникацию в команде и помогает экономить время.
• Составление отчетов. С помощью этой возможности менеджеры анализируют работу команды, оптимизируют процессы и регулируют бюджеты.

Преимущества и недостатки

Альтернативы традиционным диаграммам Ганта

Диаграмма Ганта — визуально понятный метод управления и планирования. Диаграмму Ганта в excel можно создать бесплатно на любой срок. Трудности при работе с ней возникают, если есть необходимость постоянно вручную переставлять сроки задач, отсутствие шаблона простой в управлении программы. К тому же , метод перестает работать, когда проект становится слишком большим и детальным, чтобы его реально было визуализировать.

Можно выбрать альтернативы, конкретно под ваш проект:

• Каскадная модель
• По методу Agile
• Канбан-доски
• Scrum

В зависимости от работы, календарь или канбан-доска могут оказаться более легкими и быстрыми способами альтернативной визуализации плана, чем хронология. В проектах, которые работают по методике Agile, а в особенности SCRUM, диаграмма Ганта перестает быть эффективным инструментом. Чаще всего в них используют метод канбан-досок, но нельзя говорить, что эти методы полноценно взаимозаменяют друг друга. Они скорее работают по другому.

Основные недостатки

• Главная проблема, с которой сталкиваются практически все, кто работал по диаграмме Ганта — сроки. Дедлайны всегда горят. При формировании необходимого времени выполнения берется либо субъективная оценка исполнителя, либо статистические данные компании, которые собирались при выполнении предыдущих работ. Однако, даже большого объема статистики не достаточно, чтобы идеально прописать дедлайны. Чем больше корректировок — тем меньше она будет соответствовать изначальному плану проекта.
• В системе не предусмотрено ранжирование задач по сложности, по количеству ресурсов, необходимых для выполнения. На сложность косвенно указывает время, выделенное на исполнение поручения.
• Срок исполнения по каждому этапу оценивается в пределах 3-7 дней, а этапы имеют линейчатую зависимость. Другими словами, пока не завершен предыдущий этап, нельзя начать следующий. Таким образом, если в диаграмму внести усредненный срок 5 дней, даже мелкие сбои могут привести к значительному отставанию от графика. Рассчитать, сколько времени потребуется на каждый вид работ, нужно самим и заранее, до построения диаграммы. Чем точнее расчет, тем корректнее будет работать диаграмма. Если же возможные сроки исполнения задачи могут отличаться в 2 и более раз, о точности координации процессов речь не может идти в принципе.

Пример использования диаграммы Ганта

Представляем пример классической диаграммы Ганта, которую вы можете использовать в качестве шаблона.

Слева по вертикали в хронологическом порядке перечислены задачи, которые необходимо выполнить для завершения проекта. По горизонтали сверху расположена временная шкала, с помощью которой можно узнать как длительность. Если кратко, то по вертикали – задачи, по горизонтали – время.

Рядом с каждым заданием можно увидеть одного или нескольких исполнителей, назначенных на ее выполнение. Все сотрудники имеют доступ к документу и могут отслеживать прогресс работы, получать обновленные файлы данных. Видно, что за чем следует, что с чем пересекается, длительность, и в каком порядке выполняются задачи. Считай, весь календарный план как на ладони. При желании и необходимости дополнительно можно нанести любую другую информацию – вехи, ответственных, процент выполнения, состояние (например, красным там, где все плохо), но все-таки диаграмму лучше сильно не перегружать, чтобы она оставалась читаемой и понятной для восприятия.

Использовать диаграмму Ганта можно не только по прямому назначения – в проектах, но и  творчески, для других задач, чтобы очень упростить жизнь себе и сотрудникам. Например, в форме диаграммы Ганта можно вести график отпусков или время работы.

Заключение

Диаграммы Ганта позволяют упорядочить работу и повысить эффективность ведения рабочих процессов. С их помощью можно отследить актуальные и предстоящие задачи, проверить соблюдение дедлайнов и проконтролировать ход работы. Визуализация процессов полезна для любого дела и бизнеса в любой сфере деятельности. В статье мы разобрали все нюансы, примеры и шаблоны диаграмм. Выполняя все советы из статьи, вы сможете настроить грамотный план действий для команд сотрудников на месяц или любой другой срок. Диаграмма Ганта - это инструмент, который позволяет правильно распоряжаться ресурсами, гарантируя успех проекту.