Тайм-менеджмент: 43 техники, чтобы жить полноценно

Что такое тайм-менеджмент

Под названием «тайм-менеджмент» понимается научный подход к организации времени, умение планировать каждый день и распределять время с максимальной эффективностью. Эти навыки позволяют иметь более насыщенную жизнь, проводить меньше времени на работе, но при этом получать максимальную отдачу. Учитывая, что современный человек вынужден работать в условиях постоянного цейтнота, управление временем необходимо не только руководителям, но и всем, кто стремится повысить личную эффективность.

Существует немало техник и инструментов, помогающих достичь этих целей. Они направлены на умение выделять приоритеты, управлять ресурсами, делегировать, ставить задачи людям и планировать действия для их решения. Главное, для чего они используются – научить работать не больше, а продуктивнее, за меньшее количество времени.

История развития

Наука управления временем начала развиваться еще в древности. Историю ее исследования и развития можно разделить на несколько периодов:

1. Донаучный. Древнеримский философ Сенека разделял время на хорошее и плохое: первое – то, которое тратится с пользой, а второе бесполезное. Именно он стал одним из первых письменно вести учет времени. Большой вклад в науку внес Бенджамин Франклин, который создал собственную технику постановки долгосрочных целей и их достижения («пирамида Франклина»).
2. Тейлоризм – этим термином называют теорию организации труда на предприятиях, разработанную Фредериком Тейлором.
3. Классический этап, охватывающий вторую половину XX века. Если тейлоризм был ориентирован на повышение эффективности физического труда, то новая эпоха потребовала разработки методов увеличения производительности труда интеллектуального. Подход был основан на предположении, что человек сам способен управлять своей эффективностью, однако он не учитывал личные качества.
4. Современный подход считает, что каждый человек – личность со своими интересами и особенностями, которые учитывает тайм-менеджмент. На продуктивность работы в современных условиях влияют также состояние окружающей среды, используемые инновационные технологии, которые позволяют повысить эффективность каждого сотрудника и команды в целом.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Время – самый дорогой ресурс сегодня, и управление им позволяет:

• Снизить уровень стресса.
• Контролировать выполнение промежуточных заданий на пути к цели.
• Эффективно организовывать свою работу.
• Освоить основы правильной расстановки приоритетов для достижения целей.
• Работать, не отвлекаясь на посторонние вопросы.
• Избегать ненужных ошибок в работе.
• Справляться с делами быстрее коллег и при этом поддерживать дружелюбную атмосферу в коллективе.
• Преодоление личной эффективности и прокрастинации.
• Успевать больше за то же время.
• Находить время для важных дел и встреч – как рабочих, так и личных.
• Развиваться в профессиональной и творческой сферах.
• Получать максимальный результат от работы.
• Уделать достаточно времени своему хобби и отдыху.

В конечном итоге, тайм-менеджмент позволяет контролировать собственную жизнь, ощущать себя ее хозяином и не зависеть от переменчивых внешних обстоятельств.

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько подходов к управлению временем, в каждом из них предлагаются определенные принципы, следование которым позволяет эффективно работать. Перечислим наиболее важные среди них.

Мотивация

Практически каждый сталкивается с ситуацией, когда одни задачи решаются легко и быстро, а заставить себя работать над другими очень сложно. Возможно, причина этого – в отсутствии мотивации. Почему появляются сложности, несколько вариантов:

• Дело кажется бессмысленным, ненужным.
• При решении задачи включаются отрицательные эмоции.
• Отсутствуют необходимые для выполнения знания и навыки.
• От работы постоянно приходится отвлекаться.
• Появляются более срочные задачи.

Мотивация придет, если использовать вдохновляющие картинки и цитаты. Попытайтесь научиться благодарить себя за хорошо выполненную работу, отмечать успехи, делать себе приятные подарки. Еще один хороший способ искать мотивацию – поделиться своими планами с другими, после нарушить их будет стыдно.

Планирование

Основа планирования в теории тайм-менеджмента – это цель, к которой нужно идти, а пункты плана – шаги на пути ее достижения. При этом самые глобальные дела на день базовые, а остальные – второстепенные, причем каждое из таких необязательных дел должно занимать не более 15 минут. Сложности могут возникнуть по следующим причинам:

• Нет привычки составлять планы, это кажется бессмысленным занятием.
• Некоторые дела кажутся неважными, несущественными.
• Нет желания становиться «машиной», которая может действовать исключительно по плану.
• Использование планирования как цели, в то время как оно является лишь средством.

Чтобы выработать умение планировать и уже скоро начать видеть результаты, стоит придерживаться следующих правил:

1. Планируйте только письменно.
2. План на день нужно составлять ежедневно: доказано, что это повышает эффективность на 25%.
3. Важно отказаться от мультизадачности: в конкретный момент времени необходимо заниматься только одним делом.
4. Не стоит бояться необходимости менять планы в течение дня: обстоятельства порой вынуждают проявлять гибкость.
5. Если какую-то задачу можно без проблем оставить на завтра – стоит сделать это, отдавая предпочтение только тем, которые в значительной степени должны быть решены именно в данный день.

Структурирование

Чтобы проще было справиться с решением сложных и больших задач, каждую из них нужно разделить на несколько мелких и выполнять их последовательно и пошагово. Главное – изначально определить очередность таких задач, установить время на решение каждой из них. Очень удобно пользоваться таймером, который позволяет укладываться точно в отведенное время.

Приоритеты

Все задачи, которые необходимо выполнить, нужно ранжировать в порядке важности и срочности. При этом сначала лучше сделать несколько микрозадач, далее самое сложное. Можно использовать принцип «АБВ», в котором «А» - это наиболее важные и значимые дела, их нужно выполнять первыми. Кроме того, при расстановке приоритетов применяется SMART-проектирование, которое помогает определить цели. Они должны быть:

• конкретными;
• измеримыми;
• достижимыми за нужное время;
• актуальными;
• имеющими определенный срок.

При расстановке приоритетов нужно следовать «закону Парето», согласно которому обычно 80% результата можно получить, приложив лишь 20% усилий. Таким образом, расставив приоритеты, можно выявить именно эти 20%.

Рационализация привычек

Не исключено, что достижению целей мешают привычки, поэтому нужно проанализировать на основе следующих параметров:

1. Вредные, от них нужно избавляться. Это, например, курение, стремление просматривать новости в соцсетях в телефоне перед сном, вследствие чего возникает недостаток сна, и другие.
2. Полезные, которые стоит завести, если они отсутствуют. Среди них, к примеру, навык планирования, в том числе с помощью специальных мобильных приложений, или вести семейный бюджет.

Делегирование

Если правильно расставить приоритеты, часть дел, являющихся второстепенными, можно поручить другим, а самому сфокусироваться на главном. Например, если потек кран в ванной, для его починки можно вызвать сантехника, а не заниматься этим самому.

Анализ

Особенно важно анализировать собственный опыт, выделять ошибки и исправлять их. Кроме того, необходимо оценить ситуации, когда время было потеряно, потрачено даром, выясняя причины, почему так произошло. Это поможет выявить «хронофаги» - ситуации, обстоятельства, явления, которые поглощают время и приводят к низкой продуктивности деятельности (например, просмотр социальных сетей).

Планирование отдыха

Даже самые ответственные сотрудники имеют право на отдых. Его необходимо планировать не менее тщательно, чем рабочие задачи, никогда не пренебрегая им. Оставаться на пике своих возможностей и ресурсов можно, только регулярно пополняя их с помощью отдыха и времени, проведенного с семьей и детьми.

Кроме того, отдых позволяет человеку прислушаться к своим биоритмам, принимать их и работать в соответствии с ними. Например, если немало людей, для которых наиболее продуктивное время – раннее утро, поэтому они легко встают с восходом Солнца и успевают до традиционного начала рабочего дня разобраться с множеством важных задач. Но при этом во второй половине дня они чувствуют усталость – на этот период лучше оставлять второстепенные темы, требующие меньшей концентрации.

Популярные техники тайм-менеджмента

Ниже будут описаны некоторые проверенные методы, опробованные экспертами и доказавшие свою эффективность. Благодаря их использованию можно научиться управлять своим временем и быть более работоспособным ежедневно. Рассказываем о самых популярных техниках.

Техника Эйзенхауэра

34-й президент США говорил: «То, что срочно, редко бывает важным, а то, что важно, редко срочное». На основе этой фразы бизнес-тренер Стивен Кови разработал технику разбивки задач на 4 отдельные группы, которую называют «матрица Эйзенхауэра»:

1. Важные и срочные – выполняются прямо сейчас.
2. Важные несрочные – выполняются позже.
3. Срочные неважные – чаще всего это перерывы в работе, отнимающие время.
4. Несрочные неважные – дела с минимальной ценностью.

Важно уделять внимание 1 группе, но не упускать 2, дела из которой несложно встроить в расписание.

Метод ABCDE

Ранжирование всех дел по нескольким разделам в зависимости от их приоритетности, где А – самые важные и срочные задачи, которые необходимо решать в ближайшее время. Можно оформить список с подпунктами (например, А1, А2).

Принцип Парето

Техника соответствует знаменитому принципу Парето: 80% работы можно сделать, потратив 20% усилий. Чтобы ее использовать, необходимо понять, как действия приносят максимальный результат, и пытаться выполнять их в первую очередь. Можно применять эту технику вместе с АВС, начиная работу с выполнения задач из списка А, которые можно решить быстрее остальных.

Pomodoro

Создатель практики – программист Франческо Чирилло. Предполагается, что человек в течение 25 минут должен сконцентрироваться на задаче, после чего можно сделать перерыв на 3 минут.

При следующем цикле перерыв будет дольше, как и период продуктивной работы – он составит 100 минут. Специально для использования этой методики ее автор создал таймер Tomato Timer.

18 минут

Автор – Питер  Брегман, который предлагает:

• Утром тратить 5 минут на правильное планирование.
• Одну минуту в час анализировать, насколько продуктивно он использован.
• 5 минут после завершения работы – анализируйте то, что происходило за день, и составляйте краткий отчет.

Домино

Автор Амит Оффир рекомендует сосредотачиваться на выполнении тех действий, которые максимально окупаются. Такой деятельностью может быть, например, написание книги, которая приносит доход от каждой продажи.

GTD (Getting Things Done)

Методика Дэвида Аллена, предполагающая доведение до конца любого дела. Состоит из нескольких шагов:

1. Собрать все бумаги и стикеры, засоряющие пространство и голову, перенести в ежедневник информацию с них.
2. Просмотрите эти записи каждый час, делайте это каждый час.
3. Упорядочить задачи из списка – убрать совсем или добавить в календарь.
4. Всегда заканчивать дела из списка, которые были выбраны.

Timeboxing

Работая над проектом или задачей, обязательно устанавливать дедлайн – как финальный, так и промежуточные. Методика может использоваться в личной или коллективной деятельности.

POSEC

Методика, построенная по аналогии с пирамидой потребностей Маслоу.

Включающая следующие пункты:

1. Расстановка приоритетов.
2. Организация рационального выполнения повседневных действий.
3. Оптимизация и упрощение всех дел.
4. Вычеркивание из списков несрочных задач.
5. Жертвуйте бессмысленными действиями, не приносящими пользы обществу.

COPE

Методика от эксперта Пегги Дункана, который рекомендует следующие шаги:

1. Обозначить цели (Clear).
2. Организовать действия (Organized).
3. Расставить приоритеты (Productive).
4. Работать над приоритетными задачами (Efficient).

Сортировка

Все задачи нужно разделить на три группы:

• Важные, но не срочные.
• Пустая трата времени.
• Необходимые срочные действия, к которым нужно приступить немедленно.

10 минут

Метод используется для задач, выполнять которые человек не хочет, но это необходимо. Важно обозначить себе, что на это дело вы потратите всего 10 минут. Это своеобразный психологический настрой – значит, после него будет легче втянуться в работу.

4D

Сортировка задач на несколько категорий:

1. Do – важные дела, которые нужно сделать самостоятельно.
2. Delegate – работа, которую можно делегировать.
3. Delete – неактуальные задачи.
4. Delay – дела, которые часто можно безболезненно отложить.

Fresh or Fried

Основа – выполнение основных дел утром. Именно утреннее время, по мнению создателей этой методики, является наиболее рабочим.

Zero Inbox

Техника разрабатывалась для работы с электронной почтой. Согласно ему, папка «Входящие» остается пустой. Все письма, которые попадают в нее, нужно распределить по отведенным местам – например, ответить на них, удалить, отправить в корзину или в спам.

Автофокус

Включает следующие действия:

• Записать все задачи.
• Отметить самые важные и срочные.
• Оставшиеся делать постепенно, фокусируясь на каждой из них.

Закон Паркинсона

Основа этого метода – жесткий дедлайн. Это означает, что задача выполняется ровно столько времени, сколько на нее отведено, и необходимо сосредоточиться на задачах, чтобы решить их в поставленный срок.

Хронометраж

На протяжении двух недель записывайте все дела, на выполнение которых уходило более 5 минут. Последующая рефлексия поможет понять, сколько времени тратится на нецелевые действия.

Канбан

Визуализация рабочего процесса с помощью доски задач, которая делится на несколько блоков – например, «Необходимо выполнить» или «В процессе выполнения». Это помогает контролировать имеющиеся задачи и отслеживать рабочий процесс.

Интеллект-карты

Методика визуализации процесса,  представляющая собой создание огромной карты, напоминающей генеалогическое древо. Его ствол – это цель, от которой ответвляется несколько задач, которыми нужно заняться, чтобы достичь цели. Позволяет взглянуть на деятельности со стороны.

90/30

Работа выполняется в течение 1,5 часов, после чего 30 минут отводится на отдых. Первые циклы в этом чередовании нужно посвятить выполнению самых сложных дел. Варианты сочетания труда и отдыха могут быть разными – например, 56 и 14. Подобный вариант подойдет тем, кому трудно работать без перерыва 90 минут.

Девять дел

Техника предлагает за день сделать девять дел:

• Одно большое.
• Три средних.
• Пять маленьких.

Последний пункт – это, как правило, несложные бытовые дела, выполнять их нужно регулярно, чтобы они не накапливались.

Три дела

Альтернатива девяти делам – всего лишь три, но самые важные. Попробуйте ежедневно скорее выполнять эти три задачи, только потом переходить к остальным.

Временные блоки

Методология основана на главном принципе тайм-менеджмента, который определяет всю его систему – планировании. Главное условие заключается в том, что нужно не просто написать полный список дел, а посмотреть на каждое из них и сделать распределение их по времени,  отводя на каждую задачу определенные интервалы.

ZTD

Аббревиатура расшифровывается как Zen to Done. Это аналог GTD, но упрощенный. Суть техники – сделать так, чтобы перечисленные действия могли войти в привычку:

1. Вся поступающая информация собирается в одном месте.
2. Информация сразу же обрабатывается.
3. Сделайте сортировку всех заметок по категориям (например, «Дом» или «Работа»).
4. Каждый день заранее планируются самые важные задачи, которые обязательно нужно сделать.
5. Необходимо сосредотачиваться на одном деле.
6. Списки дел, которые вы пишете, понятные и короткие.
7. Составить режим дня и соблюдать его.
8. Заниматься надо лишь тем, чем хочется.
9. Записи нужно регулярно просматривать, убирая лишнее.

Система Тима Ферриса

Система тайм-менеджмента, придуманная экспертом по продуктивности Тимом Феррисом, основана на двух правилах:

1. Принцип Парето. Для решения 80% задач требуется только 20% усилий.
2. Работа должна выполняться в отведенное для нее время.

Таким образом, делается вывод, что нужно не отдавать больше времени, а максимально сосредоточиться при ее выполнении. Рабочий период должен быть не более 20% дня, но концентрация в это время высокая.

Тайм-драйв

Создатель системы – эксперт в области тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он предлагает, например, уделять время полноценному качественному отдыху, а также ежечасным небольшим перерывам для расслабления. Еще один принцип теории – развитие мотивации, для которого автор предлагает следующие методики:

• Швейцарский сыр. Разбитие задачи на несколько подзадач (так называемая декомпозиция), которые можно делать в произвольном порядке.
• Съесть лягушку. Лягушки, которых нужно съесть, в данном случае – это необходимые, но неприятные дела. «Съедать лягушку» нужно каждый день, то есть ежедневно выполнять одно дело из этой категории. Слоны же – это важные, интересные и крупные задачи, для решения которых требуется разделить их на несколько мелких.
• Таблица ежедневных дел – способ фиксировать «слонов» и «лягушек».

 Структурирование хаоса

Основные шаги, в соответствии с этой теорией тайм-менеджмента:

1. Спланировать все задачи, перенеся их на один носитель.
2. Сгруппировать их по направлениям.
3. Сформулировать цели.
4. Выделить приоритеты.
5. Визуализировать ход работ с привязкой к датам и времени – показать все задачи на графике или интеллект-карте.
6. Не забыть проанализировать сделанное, скорректировать приоритеты.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - Метод представляет собой графическое отображение всех операций, которое используется в основном для планирования и анализа совместной работы.

Анализ временных затрат

Предполагается ежедневный анализ достигнутых показателей и итогов тайм менеджмента на основании следующих критериев:

• полезность;
• продуктивность;
• эффективность;
• делегирование;
• главный результат.

Таймблокинг

Организация времени благодаря отведению на каждое важное дело определенного периода – блока. В течение данного периода нужно максимально концентрированно работать над задачей.

Bullet journal

Запись всего важного и необходимого в один блокнот. В нем должны содержаться не только планы на неделю или на месяц, но также рисунки, идеи, мотивирующие цитаты – все, что может вдохновить на работу.

Подготовка с вечера

Техника подойдет для тех, кому трудно проводить утро продуктивно. Согласно методике, создавать план важных дел на завтра нужно вечером, и утром не придется искать время на планирование.

Хотя бы несколько минут

Хороший метод тайм-менеджмента, помогающий бороться с прокрастинацией. Если не хочется выполнять неприятное дело полностью, можно уделить ему хотя бы несколько минут, но делать это нужно регулярно.

Дедлайны

Постановка каждой задачи должна сопровождаться дедлайном – это стимулирует ее выполнение и помогает справиться с прокрастинацией.

Мелкие задачи

Техника, противоположная описанному выше методу лягушки: сначала нужно выполнить небольшие несрочные дела за несколько минут, затем переходить к важным.

Сделать завтра

Некоторые авторы систем предлагают выполнять запланированные срочные дела не сразу, а завтра. Для этого рекомендуется вести закрытые списки, в которые стараться добавлять только задачи, стоящие на завтра. Благодаря этому удается сконцентрироваться на текущих делах.

Хронотип

Метод на основе персональных особенностей. У каждого человека есть идеальное время для активности, в зависимости от него нужно планировать работу. Виды хронотипов:

1. Медведь. Просыпаются с 7 до 9, с 11 до 18 – пик продуктивности.
2. Лев. Просыпаются рано, готовы к работе с 10 до 17.
3. Волк. Встают поздно, продуктивны с 12 до 20.
4. Дельфин. Встают рано, активность – с 10 до 18.

Метод Никиты Жесткова

Планирование трех дел на каждый день – основного и двух дополнительных, причем выполнить их нужно при любых условиях.

Метод Ицхака Пинтосевича

Автор рекомендует долгосрочное планирование – на 5-7 лет, на год, а также определение главных проектов, которые разбиваются на действия, необходимые для достижения цели.

Метод Дэна Кеннеди

Бизнес-тренер Дэн Кеннеди, на счету которого множество успешно проведенных тренингов, советует выполнять только ту работу, которая приносит хороший финансовый доход. Автор дает совет и один из лайфхаков – откройте калькулятор, рассчитайте стоимость часа. Это поможет найти ответ, за какой проект лучше взяться – один крупный или несколько мелких.

Якорь

Якорем в данном случае считается основное событие дня. Его нужно выполнять ежедневно – это поможет сделать каждый день успешнее.

Обоснованное нет

В основе – отказ от проектов, содержание которых не приносит удовлетворения и выполнение которых отнимает много сил и времени.

Системы тайм-менеджмента

Помимо основных техник тайм-менеджмента, описанных выше, существуют целые системы управления временем.

1. Классическая система - это выработка мотивации у сотрудников, которая основывается на предположении, что каждый из них может самостоятельно улучшить результаты своего труда, если избавить его от постоянного давления сверху. Эта система активно применялась на многих предприятиях в течение 20 века, однако доказала свою эффективность лишь в отношении физического труда.
2. Agile Results – система, созданная Джеем Ди Мейером и основанная на принципах постоянного роста личной продуктивности, совершенствования, достижения результатов. Например, концентрироваться не на всех делах, а лишь на трех наиболее важных, результата в которых нужно достичь в конкретный период времени.
3. Джедайские техники – методы эффективного расходования ресурсов, разработанные российским специалистом Максимом Дорофеевым. В основе системы – экономия ресурсов головного мозга и расходовать их только тогда, когда это действительно необходимо. Эти ресурсы автор называет мыслетопливом и учит беречь их, не теряя впустую.

Способы контроля в тайм-менеджменте

Специалисты в тайм-менеджменте выделяют два способа контроля – внутренний (самоконтроль) и внешний.

Внутренний контроль

Самоконтроль - это следующие шаги:

• Учет хронометража.
• Фиксирование помех.
• Ориентация на интуицию.
• Создание памяток.

В результате можно научиться ежедневно анализировать качество выполняемых задач, контролировать количество затраченного времени, подводить итоги за период, давать оценку своим действиям, делать выводы.

Внешний контроль

Во внешнем контроле участвуют сторонние люди, обязательства, обстоятельства. К его методам относятся:

• Контракты, договора и другие обязательства.
• Специальные контроллеры, сервисы напоминаний.

В самом начале можно использовать для контроля обычный ежедневник, однако для серьезной организации работы и конфиденциальности используются специальные инструменты. Это могут быть, например, карты контроля, предложенные Калининым. Они включают следующие компоненты:

1. Постановка задачи.
2. Исполнитель.
3. Ожидаемые результаты.
4. Точки (даты) контроля.
5. Проверяемые задачи.
6. Ожидаемые результаты.
7. Фактические результаты.
8. Решения.

Правила эффективного делегирования полномочий

Один из принципов тайм-менеджмента – делегирование обязанностей и полномочий. Чтобы оно было эффективным, рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Точное формулирование целей и задач.
2. Указание ответственности за каждое поручение.
3. Объяснение причин важности выполнения задач.
4. Разъяснение технологий и алгоритмов с помощью подробного инструктажа.
5. Проверка, понял ли сотрудник задание и насколько высока его мотивация.

Все основные моменты делегирования должны оформляться письменно, под текстом документа должны подписаться все, кого он касается.

Правила ведения тайм-менеджмента

Чтобы успешно управлять своим временем, рекомендуется придерживаться нескольких правил:

• Управление рабочим временем, которое должно занимать не больше 60% дня.
• Отслеживание и анализ затраченного времени.
• Расстановка приоритетов.
• Управление свободным временем, чередование физической активности и эмоциональной разгрузки.
• Женский тайм-менеджмент ориентирован на саморазвитие и домашние дела, мужской – на реализацию себя в разных сферах.
• Навык управлять временем для подростков поможет им сконцентрироваться на разных задачах, проявлять себя и делать успехи как в учебе, так и во внеучебной деятельности.

В качестве примера управления временем можно привести развитие компании в интернете, если уже есть офлайн-магазин. Возможно несколько вариантов:

1. Политика параллельного ведения офлайн- и онлайн-бизнеса. Рекомендуется создать интернет-магазин, автоматизировать бизнес-процессы, создать сайт или блог с формой регистрации, разработать маркетинг, стратегию продаж, запустить интернет-рекламу и рассылки, привлечь специалиста для контроля над этим направлением.
2. Несколько проектов в интернете. Нужно проработать каждую категорию, транслировать УТП с помощью лендингов, которые должны быть похожи по движку. Для упрощения задачи можно установить одну онлайн-кассу для всех интернет-магазинов.
3. Несколько офлайн-проектов. Рекомендуется привлекать партнеров из смежных бизнесов, что даст расширение целевой аудитории клиентов, и постоянно стремиться к развитию. При этом также важна автоматизация, перекрестная реклама, а для упрощения работы можно бесплатно сформировать общую клиентскую базу.

Пожиратели времени

Непродуктивные потери времени в тайм-менеджменте их называют «пожирателями», и важно уметь сказать им «нет».

Самые распространенные среди них:

• неясные цели;
• большой объем работы;
• неправильное планирование;
• чтение;
• недостаточная мотивация;
• недостаточное разделение труда;
• неожиданно приходящие посетители;
• неполная информация;
• неумение доводить дела до конца;
• долгие совещания;
• неинформативная обратная связь;
• чрезмерная коммуникабельность;
• привычка откладывать дела;
• ожидание;
• отсутствие делегирования;
• недостаточный контроль;
• суетливость;
• лишние подробности;
• много записей;
• тревожные мысли, не связанные с работой;
• болтовня с коллегами и друзьями;
• плохая подготовка к совещаниям, которые нужно провести;
• недостаточная согласованность действий между коллегами;
• шум и иные отвлекающие факторы;
• отсутствие самодисциплины;
• неспособность отказывать;
• телефонные звонки и сообщения;
• долгий поиск информации;
• неотлаженный документооборот;
• личная неорганизованность;
• непонимание задач;
• неправильная расстановка приоритетов.

Недостаточная мотивация, непонимание важности работы, отсутствие четкого понимания целей – самые частые причины, по которым возникает прокрастинация, а рабочее время тратится впустую.

Высказывания известных людей про тайм-менеджмент

«Жить жизнью, не имея плана, это всё равно, что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках»

Питер Турла

«Нужно не расходовать время, а инвестировать в него»

Стивен Кови

«Время, затраченное впустую, есть существование, время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Эдуард Юнг

«Пока вы не научитесь ценить себя, вы не будете ценить своё время. Пока вы не научитесь ценить своё время, вы ничего не сможете с ним сделать»

М. Скотт Пек

«Я наблюдаю то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие просто тратили»

Генри Форд

«Горе народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им»

Карл Берне

«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»

Том Грининг

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук»

Пьер Шарден

«Самое подходящее время, чтобы расслабиться, когда у вас не хватает времени»

Сидни Харрис

«Время – материя, из которой состоит жизнь»

Бенджамин Франклин

«На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»

Максим Горький

«Время — это то, чего мы хотим больше всего и то, что мы хуже всего умеем использовать»

Вильям Пенн

Мифы о тайм-менеджменте

Для России это понятие относительно новое, и в работе его используют далеко не все. Есть две крайности – от мнения, что он поможет добиться успеха в любой деятельности до убеждения, что он не работает совсем. Перечислим основные стереотипы, касающиеся тайм-менеджмента:

1. Никакие техники не работают, потому что временем управлять невозможно.
2. Чтобы все успевать, нужно больше и старательнее работать.
3. Это жесткие рамки без спонтанности.
4. Использование тайм-менеджмента – путь в рабство.
5. Нужен только тем, кто не отличается пунктуальностью.
6. Бороться с прокрастинацией бесполезно.
7. Есть универсальные техники, подходящие для всех.
8. Позволяет сэкономить время.
9. Это изобретение Запада, применять его в России бесполезно.
10. Поможет избавиться от всех неудач в работе.
11. Подходит всем.
12. Тайм-менеджмент не работает.

Многие из этих заблуждений противоположные, но объединяет их одно – они не имеют ничего общего с истиной и с настоящим тайм-менеджментом.

Инструменты и сервисы для тайм-менеджмента

Чтобы эффективнее организовать работу, можно использовать следующие приложения (есть на русском и английском языке):

• Clear – онлайн-аналог блокнота.
• 1-3-5 List – фиксация дел с возможностью ранжирования.
• RescueTime – приложение для составления графиков и анализа дня.
• Trello – виртуальный аналог папки с карточками задач.
• Loop — Habit Tracker – сервис для выработки полезных привычек.
• focus@will – музыкальный сервис для снятия стресса.
• Asana – сервис управления задачами.
• Jira – программа для команд, работающих по agile-методикам, с возможностью подключать новые контакты.
• MeisterTask – сервис для командных проектов.
• Hygger – приложение для командной работы и временных задач.
• do – приложение для записи задач и напоминания о них.
• Todoist – фиксация задач и объединение их в проекты.
• TickTick – формирование задач, объединение их в проекты для удобства пользователей.
• Notion – многофункциональный инструмент для личного и командного использования.
• TMetric – трекер времени.
• TogglTrack – трекер с возможностью планирования.
• Harvest – удобный и быстрый трекер.
• Go Fucking Work – сервис для блокировки отвлекающих сайтов.
• Помидорковый таймер – для работы в технике «помодоро».
• FocusFox – веб-редактор для работы над текстом.
• SAM9000 – приложение для управления задачами.
• Nifty – сервис планирования.
• Process Bliss – простая система для управления бизнес-процессами.
• Kintone – корпоративное рабочее пространство.
• Weeek – трек-менеджер проектов и задач.
• GanttPRO – диаграммы для составления планов.
• Focus To-Do – трекер для техники «помодоро».
• Notion – возможность хранения и систематизации любого потока информации.
• SingularityApp – сервис для импорта писем в задачи.

Кроме того, не стоит забывать про привычные инструменты. Возьмите, к примеру, обычный ежедневник - он может стать прекрасным средством для тайм-менеджмента.

Популярные книги и тренинги про тайм-менеджмент

Несколько актуальных книг, которые стоит читать для обучения умению управлять временем, чтобы узнать основные принципы, авторские техники тайм-менеджмента и учиться применять их:

• Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент»;
• Брайан Трейси «Мастер времени»;
• Майкл Бреус, «Всегда вдняовремя»;
• Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург «Прокрастинация. Первая помощь»;
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile»;
• Франческо Чирилло «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»;
• Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел»;
  Люси Паладино «Максимальная концентрация»;
• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»;
• Штафан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»;
• Марк Форстер, «Сделай это завтра»;
• Тимоти Феррис «Как работать четыре часа в неделю»;
• Крис Бейли «Мой продуктивный год»;
• Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать»;
• Роберт Мауер «Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен»;
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».

Развить умение управлять временем помогут не только книги, но и курсы, тренинги по управлению временем с полезным материалом. Набор на курсы, чтобы пройти обучение, постоянно проводят:

1. Skillbox;
2. Нетология;
3. Brammels;
4. ТренингСпэйс;
5. Открытое образование.

Вопросы и ответы

Заключение

В рамках статьи нет возможности рассказать обо всех тонкостях тайм-менеджмента. Важно, что он помогает не больше успевать, не экономить время, а жить интереснее, насыщеннее и продуктивнее. Это инструмент для организации собственной жизни, который научит понимать и ценить каждое мгновение и наслаждаться простыми вещами.

Навыки тайм-менеджмента, подчерпнутые из книг и тренингов, очень быстро могут стать привычкой, если среди множества предложенных техник выбрать несколько подходящих и регулярно использовать их. Постепенно изменится не только подход к работе, но и качество жизни, появится ощущение ценности времени и удовлетворенность от того, что оно проходит не впустую.