Как организовать свой рабочий день: 15 советов

15 советов по организации своего рабочего дня

Организованность может помочь вам максимально эффективно спланировать своё рабочее время, лучше справляться с задачами и повысить мотивацию. Вот 15 советов, которые помогут вам её выработать:

1. Ведите список дел

Уделяя от пяти до десяти минут в начале каждого дня составлению списка дел на бумаге или в цифровом виде, вы можете повысить концентрацию внимания и продуктивность. Добавление пунктов к первоначальному списку дел в течение дня поможет вам сохранить чёткое представление о ваших целях.

Некоторым людям список из масштабных задач может показаться непосильным, поэтому дробление больших задач на более мелкие может помочь помочь справиться с прокрастинацией, возникающей из-за чувства подавленности.

2. Поддерживайте порядок на рабочем месте

Уделяйте несколько минут в конце каждого дня наведению порядка на своём рабочем столе, убирая всё, что вам точно не понадобится. Избавьтесь от всего мусора, положите ручки в ящик или органайзер и сложите бумаги стопкой, чтобы они выглядели опрятнее. Можете даже запастись водой, чтобы вам не пришлось беспокоиться об этом утром.

Всё это относится и цифровому беспорядку. Компьютеры запускаются медленнее, если они перегружены файлами и приложениями, поэтому каждую неделю уделяйте немного времени очистке компьютера от ненужных файлов и загрузке каких-либо обновлений. Это может предотвратить сбои и зависание системы. Кроме того, вы будете быстрее находить нужные вам программы и файлы.

Так что когда вы придёте на следующий день, вы сможете сразу же приступить к работе, вместо того чтобы тратить первые несколько минут дня на уборку.

3. Составьте расписание и придерживайтесь его

Некоторые люди лучше всего работают, когда просыпаются рано, в то время как другие более эффективны, работая по ночам. Определите время суток, когда вы чувствуете себя лучше всего, и постарайтесь выполнить основную часть своей работы в эти часы.

Однако мало просто составить расписание — важно уметь придерживаться его. Последовательность представляет собой ключ к формированию долговременных привычек. Соблюдение выработанного графика может помочь вам повысить производительность труда. Выделение определённого количества часов строго под работу поможет мозгу настроиться на активность в течение них.

4. Делайте перерывы

Уделяя 10–15 минут каждые пару часов, чтобы размяться и отвлечься, вы можете сохранять энергию и энтузиазм по поводу своей работы. Кроме того, найдите способ принимать пищу не на рабочем месте, чтобы по возможности мысленно отдохнуть от работы во время еды.

Ещё одна причина частых простоев заключается в том, что в течение рабочего дня вы сталкиваетесь с неожиданными задачами. Делая небольшие плановые перерывы в течение дня, вы получите время для решения этих задач без особой перегрузки.

5. Не делайте нескольких дел сразу

Иногда хочется делать много дел одновременно, но, к сожалению, во многих ситуациях это не получится. Может даже выйти так, что подобный подход займёт больше времени, чем выполнение задач по отдельности. Он может казаться неизбежным аспектом повседневной работы, но в действительности вы можете избежать необходимости выполнять несколько дел сразу благодаря дисциплине.

6. Выявите отвлекающие факторы

Ещё один компонент организации вашего рабочего дня связан с устранением отвлекающих факторов и сведением их к минимуму. К ним в первую очередь относятся электронные письма, тексты и телефонные звонки. Однако эту проблему можно решить.

Запланируйте определённое время для чтения электронной почты, чтобы не отвлекаться на каждое новое письмо. Кроме того, можно переключить отвлекающий мобильный телефон в режим полёта или положить его в ящик стола, чтобы уменьшить вероятность того, что вас отвлекут личные сообщения. Хотя запланировать входящие телефонные звонки не всегда возможно, это, по крайней мере, можно сделать для исходящих звонков.

Эти подходы могут помочь уменьшить количество отвлекающих факторов и сократить время, которое они отнимают.

7. По возможности автоматизируйте задачи

Возможно, вам приходится отправлять похожие версии одного и того же электронного письма нескольким людям, или вас часто отвлекает кто-то, кому нужна ваша подпись. Вы можете автоматизировать подобные задачи, чтобы максимально рационально использовать своё время и уменьшить количество отвлекающих факторов.

Сохраняйте шаблоны для часто отправляемых электронных писем, чтобы просто подправлять их. Можно также использовать приложения для оцифровывания подписей, чтобы заверять документы одним щелчком мыши. Автоматизация задач поможет вам оставаться сосредоточенным и организованным.

8. Решайте задачи в порядке их важности

Вместо того чтобы начинать свой день с небольших задач, таких как ответы на электронные письма, начните с самой крупной или сложной задачи. Она может отнять у вас львиную долю времени, но в конечном итоге вы его сэкономите. Выполнение самых объёмных заданий в первую очередь поможет вам решить более мелкие задачи из вашего списка, не расходуя на них всю свою энергию.

9. Выделяйте конкретное время для каждой задачи

Это особенно полезно, если в течение вашего рабочего предполагается несколько совещаний. Расписывая свои задачи по часам, вы можете сделать свой день более предсказуемым. Это также может повысить производительность труда, напоминая о вашей текущей задаче всякий раз, когда вы отвлекаетесь.

10. Ставьте цели и поощряйте себя

Постановка целей может помочь вам улучшить производительность труда через мотивацию. Вы можете ставить цели просто для того, чтобы поддерживать самодисциплину, например, ежедневно составлять список дел. Или же вы можете ставить профессиональные цели, которые помогут вам оставаться вовлечённым в свою работу.

Постановка целей также позволит вам поощрять себя за их достижение. Эти награды не обязательно должны быть сложными. Например, вы можете просто перекусывать после выполнения большого задания. Весь их смысл в том, чтобы помочь вам оставаться сосредоточенным на задачах и заинтересованным в своей работе, поэтому здесь подойдёт любая мотивирующая вас награда.

11. Распределяйте свои задачи по дням

Некоторые люди умеют организовывать не только свой рабочий день, но и всю неделю. Так, если ваша работа состоит из телефонных звонков и администрирования, то на телефонные звонки можно отвечать, скажем, по понедельникам, средам и пятницам, а вторник и четверг посвятить административным задачам.

Это может помочь вам повысить производительность труда и сконцентрироваться на задачах без необходимости переключаться в самый неподходящий момент. Подобный подход уместен для педантичных людей, способных выполнять одну и ту же работу в течение нескольких часов подряд.

12. Определите стрессогенные факторы

Склонность многих людей откладывать дела проистекает из таких стрессогенных факторов, как неуверенность в себе, перфекционизм или боязнь критики. Возможно, вас беспокоят отрицательные отзывы по какой-то рутинной задаче или вы обеспокоены тем, что не сможете уложиться в срок. Определение подобных факторов может помочь вам найти решения, позволяющие уменьшить стресс и облегчить выполнение сложных задач.

Решением проблемы стресса на рабочем месте может стать разговор с вашим начальником или командой с целью определить способы повышения эффективности вашей работы и удовлетворённости ею. Когда вы выявите стрессогенные факторы, вы сможете найти способы их преодоления и организовать свой день без чувства страха или прокрастинации.

13. Составьте план на неделю или месяц

Список дел может помочь вам в выполнении повседневных задач, но чтобы структурировать своё время для достижения поставленных целей, полезно также составлять более стратегический список в начале каждой недели или месяца.

Например, если задачу нужно решить до конца месяца, можно поставить себе еженедельные промежуточные цели, чтобы всё сделать поэтапно. Кроме того, их можно даже поделить на ежедневные цели. Подобный подход основан на дроблении одной большой задачи на несколько малых, чтобы сделать стратегическую цель более легкодостижимой.

14. Используйте имеющиеся технологии для повышения организованности

Возможно, на вашем рабочем месте уже имеются определённые технологические решения или инструменты, которые помогут вам повысить организованность. Так, многие почтовые приложения предполагают календарь, который можно использовать для планирования своего времени. Некоторые чаты имеют встроенные функции напоминания, которые могут помочь вам не отвлекаться от выполнения задачи. Вы также можете спросить коллег или менеджеров, как они организуют свой рабочий день и следовать их советам.

15. Балансируйте свой график

Одним из факторов сохранения организованности в долгосрочной перспективе является стремление к балансу. Многие люди, пытающиеся поддерживать самодисциплину на работе, испытывают эмоциональное выгорание, когда жертвуют балансом между работой и личной жизнью ради достижения сиюминутных целей.

Отсутствие баланса может привести к тому, что вы забудете о выработанных привычках или будете пренебрегать ими. Как бы то ни было, вы всегда сможете использовать любой из разобранных нами подходов, чтобы восстановить их.