Как управлять сотрудниками на удалёнке: 15 рекомендаций

Проблемы управления сотрудниками на удалёнке

Управление сотрудниками на удалёнке сопряжено с трудностями, которые могут существенно отличаться от присущих привычной офисной среде. Удалённая работа требует тщательного планирования и стратегического мышления, от обеспечения бесперебойной коммуникации до соблюдения различных законов и нормативных актов.

Коммуникационные барьеры

Одной из наиболее серьёзных проблем, связанных с управлением на удалёнке, является преодоление коммуникационных барьеров. Без личного общения легко могут возникнуть недоразумения, приводящие к путанице и задержкам. Разница в часовых поясах может ещё больше осложнить общение во время удалённой работы, затрудняя поиск удобных часов для совещаний или оперативного контроля. Чтобы решить проблемы с коммуникацией, менеджеры должны внедрять чёткие коммуникационные протоколы и использовать инструменты, облегчающие взаимодействие сотрудников, как в режиме реального времени, так и в иных формах.

Обеспечение безопасности данных

При работе на удалёнке, особенно когда сотрудники распределены по всему миру, всё более актуальной становится безопасность данных, поскольку работники должны получать доступ к ресурсам компании из разных мест и с различных устройств. Риск утечки данных или несанкционированного доступа к ним возрастает, особенно если сотрудники используют персональные устройства или незащищённые сети. Обеспечение безопасности на удалёнке предъявляет к руководству компании сразу несколько требований:

1. строгое соблюдение установленных и задокументированных протоколов безопасности;
2. обучение передовым практикам в области кибербезопасности;
3. применение лучших средств безопасности для защиты конфиденциальной информации.

Поддержание баланса между работой и личной жизнью

Удалённая работа зачастую выполняется на дому, что может стереть границы между личной и профессиональной жизнью, затрудняя сотрудникам поддержание здорового баланса между работой и личной жизнью. А без этих чётких границ они могут начать работать дольше обычного, что приведёт их к эмоциональному выгоранию и снижению производительности труда. Поэтому менеджеры должны поощрять подчинённых устанавливать эти границы, регулярно делать перерывы и уделять приоритетное внимание здоровью, чтобы избежать стресса и переутомления.

Расчёт зарплат и премий

Расчёт зарплат и премий для географически распределенной команды может оказаться сложной задачей, особенно если сотрудники находятся в разных странах и регионах. Различные налоговые правила, валюты и трудовое законодательство ещё больше усложняют управление начислением заработной платы (подробнее об этом ниже). Чтобы справиться с этими вызовами, компаниям нужны системы, способные легко управлять начислением зарплаты в разных странах, расчётом премий и соблюдением нормативных требований, гарантируя, что все сотрудники получают денежное поощрение без ошибок и вовремя. Подобные инструменты позволят менеджерам сосредоточиться на главном.

Обеспечения соответствия требованиям в разных странах и регионах

Независимо от того, является ли ваша команда обычной или удалённой, соблюдение местных законов и нормативных актов имеет решающее значение для избежания возможных штрафных санкций. Однако в случае удалённой команды соблюдение требований может оказаться сложной задачей, поскольку трудовое и налоговое законодательство и параметры льгот могут существенно отличаться от региона к региону. Менеджерам приходится быть в курсе требований каждого из них и следить за тем, чтобы политика и практика их компании им соответствовали. Однако этот аспект также можно автоматизировать с помощью систем, которые будут помечать потенциальные риски.

Рекомендации по управлению сотрудниками на удалёнке

Эффективное управление сотрудниками на удалёнке требует сочетания чёткой коммуникации, разумного планирования и использования правильных инструментов для обеспечения бесперебойной работы. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам грамотно управлять своей командой, чтобы она была продуктивной, вовлечённой и слаженной для достижения стратегических целей вашей компании.

1. Ставьте чёткие задачи

Постановка чётких задач выходит за рамки простого распределения ролей: менеджеры должны сформировать культуру прозрачности и подотчётности, в которой каждый сотрудник осведомлён о своей функции, понимает, как соотносится его работа с целями компании, и имеет чёткий план действий.

Рекомендации:

• Разработайте подробные описания ролей. Опишите конкретные задачи, ожидаемые результаты и доступные ресурсы для каждой роли. Делитесь этими описаниями в ходе адаптации сотрудников и периодически проверяйте их.
• Разработайте общий план по достижению целей проекта. Используйте такие инструменты, как Asana или Trello, для создания визуальных дорожных карт проектов с подробным описанием сроков, этапов и ролей. Каждый работник должен знать, что он делает для достижения общей цели.
• Грамотно ставьте цели. Ставьте конкретные, измеримые, достижимые, адекватные и привязанные ко времени цели. Регулярно обсуждайте их достижение с глазу на глаз или на общих совещаниях, чтобы отслеживать прогресс и вносить изменения по мере необходимости.

2. Проводите регулярные проверки

Регулярные проверки позволяют поддерживать связь между сотрудниками на удалёнке и следить за тем, чтобы все оставались в курсе текущих дел. Они должны быть чем-то большим, чем обычное взаимодействие и предоставлять возможность для содержательного диалога, решения проблем и налаживания отношений, причём таким образом, чтобы приносить пользу как руководителю, так и сотруднику.

Рекомендации:

• Для новых сотрудников используйте принцип 30-60-90. В течение первых 90 дней запланируйте проверку на 30, 60 и 90-й день, чтобы обсудить прогресс, решить любые проблемы и поставить долгосрочные цели. Организуйте эти встречи таким образом, чтобы новые сотрудники чувствовали поддержку и включённость в команду.
• Структурируйте свои встречи с глазу на глаз. Используйте шаблон или сценарий, чтобы в ходе индивидуальных проверок затрагивались ключевые темы: рабочая нагрузка, личностное развитие, проблемы и обратная связь. В конце оставьте время для открытого обсуждения или отвлечённой беседы, чтобы наладить взаимопонимание.

3. Организуйте виртуальные мероприятия по сплочению коллектива

Формирование сильной корпоративной культуры в онлайн-среде может оказаться сложной задачей, однако виртуальные мероприятия по сплочению коллектива могут её облегчить. Плодотворная виртуальная активность может воссоздать дух сотрудничества при общении один на один, помогая удаленным сотрудникам избавиться от чувства изоляции.

Рекомендации:

• Организуйте повторяющиеся корпоративные мероприятия. Запланируйте ежемесячное виртуальное мероприятие, например, вечер игр, виртуальную комнату отдыха или тематическую встречу. Меняйте их организаторов, чтобы каждое мероприятие воспринималось по-новому и давало каждому возможность внести свой вклад.
• Проводите совещания между отделами. Поощряйте сотрудничество и обмен знаниями, организуя виртуальные встречи между различными обычно не взаимодействующими отделами или командами. Это может породить новые идеи и укрепить корпоративную культуру.
• Создайте неформальные каналы. Создайте не связанные с работой каналы в корпоративном мессенджере или виртуальные комнаты, где сотрудники могут общаться, делиться увлечениями или обсуждать интересующие их темы. Это поможет сформировать чувство общности.

4. Отмечайте важные достижения

Празднование важных достижений предполагает признание заслуг и ценности вклада каждого работника. Оно может помочь создать позитивную культуру труда, в рамках которой достижения удалённых сотрудников признаются и ценятся по достоинству.

Рекомендации:

• Разработайте программу признания заслуг сотрудников. Предоставьте работникам возможность хвалить друг друга за достигнутые успехи или исключительную работу. Сделайте это неотъемлемой частью вашей корпоративной культуры.
• Персонализируйте процесс поощрения. Старайтесь проявлять индивидуальный подход. Например, присылайте персональные подарки или написанные от руки поздравления на знаменательные даты или рассказывайте о личных достижениях человека на общих собраниях.

5. Унифицируйте данные о сотрудниках

В большинстве компаний данные об удалённых сотрудниках хранятся в разных приложениях и модулях, что требует от менеджеров и отделов кадров постоянного повторного ввода данных и выполнения другой утомительной и отнимающей много времени ручной работы. Если же данные о ваших сотрудниках унифицированы, то появляется возможность автоматизировать все эти ручные задачи, экономя время вашей команды и снижая риск ошибок.

Рекомендации:

• Используйте систему управления человеческим капиталом. Здесь нужно остановиться на варианте, обеспечивающем взаимодействие всех компонентов. Подобная система устраняет барьеры между ключевыми функциями управления персоналом, включая расчёт заработной платы, распределение поощрений, планирование численности персонала и управление обучением, обеспечивая бесперебойную работу.
• Сформируйте удалённую команду. С помощью специализированного программного обеспечения можно объединить все данные о своих сотрудниках со всего мира в единую систему. Кроме того, функции локализации позволят общаться с каждым из них на его родном языке.

6. Обеспечивайте профессиональное развитие

Профессиональное развитие должно быть непрерывным и динамичным процессом, соответствующим как потребностям компании, так и карьерным устремлениям человека. Предоставление удалённым сотрудникам возможностей для роста не только помогает им развить свои навыки, но и может повысить уровень их удержания и удовлетворённости.

Рекомендации:

• Сформируйте культуру постоянного обучения. Проводите ежеквартальные вебинары, беседы или занятия по обмену навыками, на которых сотрудники смогут учиться друг у друга или приглашённых экспертов. Сделайте эти мероприятия интерактивными и связанными с текущими проектами.
• Внедрите систему управления обучением. Подобные инструменты предлагают готовые курсы, позволяют создавать свои собственные, автоматизируют соблюдение требований к обучению в различных регионах и имеют множество других функций.

7. Поддерживайте баланс между работой и личной жизнью

Баланс между работой и личной жизнью предполагает различные мероприятия, от установления чётких границ между этими сферами до внедрения практик, поддерживающих психическое и физическое благополучие сотрудников. Есть много веских причин приучить удалённых работников соблюдать этот баланс: исследования показывают, что это сделает их более продуктивными, креативными и вовлечёнными. Всё это, однако, может оказаться сложной задачей в условиях удалёнки, где границы между работой и личным временем легко размываются. Поэтому руководителям чрезвычайно важно подавать пример и сформировать культуру, позволяющую удалённым сотрудникам отключаться от работы.

Рекомендации: 

• Внедрите гибкий график работы. Позвольте сотрудникам самостоятельно планировать своё рабочее время в неких общих пределах, чтобы они могли эффективно распоряжаться своим временем и при этом удовлетворить потребности бизнеса. Попросите всех огласить свои расписания, чтобы коллеги знали, когда люди свободны, а когда заняты.
• Предлагайте оплачиваемые выходные. Регулярно напоминайте сотрудникам о необходимости брать отгулы и подавайте им личный пример. Подумайте об организации общего выходного дня в масштабе всей компании.
• Заботьтесь о физическом и психическом здоровье сотрудников. Предложите им доступ к оздоровительным ресурсам, таким как приложения для концентрации, виртуальные занятия фитнесом или консультации по психическому здоровью. Поощряйте их использование и сделайте заботу о здоровье частью корпоративной культуры.

8. Инвестируйте в правильные инструменты

Вкладываться в правильные инструменты для удалённой работы — значит предоставлять вашим сотрудникам средства, необходимые для достижения успеха. И речь здесь идёт не только об инструментах для решения повседневных задач, но и повышающих эффективность совместной работы, безопасность и производительность труда.

Рекомендации:

• Осуществляйте аудит инструментов. Регулярно проверяйте инструменты, используемыми сотрудниками на удалёнке, и запрашивайте отзывы, чтобы выяснить, соответствуют ли они их потребностям. Если какой-то инструмент не приносит пользы, замените его другим.
• Интегрируйте инструменты между собой. Подбирайте инструменты, которые хорошо интегрируются друг с другом, уменьшая сложности в ходе рабочих процессов. Например, интеграция мессенджера Slack с такими инструментами управления проектами, как Asana, может упростить коммуникацию и отслеживание задач.

9. Ставьте измеримые цели

Отслеживание эффективности не сводится к простому измерению результатов, а предполагает согласование индивидуальных усилий с более широкими целями компании. Формулируя чёткие и измеримые цели, вы гарантируете, что все будут работать над достижением одного и того же.

Рекомендации:

• Используйте методику постановки целей и ключевых результатов. Используйте специальные платформы для постановки и отслеживания достижения целей всей вашей команды. Подобный подход может помочь согласовать индивидуальные достижения с целями всей компании и внести ясность в представление о конечном результате.
• Регулярно пересматривайте и корректируйте цели. Постановка целей должна стать динамичным процессом. Проводите ежеквартальные проверки для оценки прогресса, обсуждения проблем и корректировки целей по мере необходимости. Это позволит сотрудникам сохранять гибкость и оперативно реагировать на меняющиеся приоритеты.
• Используйте программное обеспечение для управления эффективностью. Подобные инструменты помогают всей компании участвовать в контроле за эффективностью — от согласования целей и ключевых результатов до обсуждения оценок и премий и утверждения циклов проверки. Они также позволяют отслеживать тенденции производительности наряду с другими данными о сотрудниках с целью извлечения более глубокой и полезной информации.

10. Внедрите удалённое управление устройствами

Одной из самых серьёзных проблем, с которой сталкиваются компании, является управление удалёнными устройствами. От доставки оборудования до его защиты и обновления на расстоянии — не говоря уже о налаживании повторяемого процесса в случае наличия распределённой по нескольким странам команды, — логистика может оказаться чрезвычайно сложной. Именно поэтому становится столь важным обеспечить удалённое управление устройствами.

Рекомендации:

• Используйте систему удалённого управления устройствами. Она представляет собой единый центр, из которого можно отслеживать, обновлять и защищать все устройства вашей компании. Она позволяет создавать пользовательские политики безопасности на основе данных сотрудников и мгновенно блокировать или удалять данные с того или иного устройства на расстоянии при необходимости.

11. Пользуйтесь преимуществами асинхронной коммуникации

Не следует рассматривать асинхронную коммуникацию в качестве ограничивающего фактора на удалёнке. Она обеспечивает гибкость и способна как раз ускорить взаимодействие, особенно когда сотрудники находятся в разных часовых поясах.

Рекомендации: 

• Разработайте рекомендации по асинхронной коммуникации. Чётко установите, когда и как следует использовать асинхронное взаимодействие. В частности, можно использовать такие инструменты, как Loom для обновления видео или Confluence для получения подробной проектной документации.
• Поощряйте содержательное общение. Стимулируйте практику предоставления чётких и подробных обновлений, на которые другие могут ссылаться в удобное для них время. Это уменьшит необходимость в проведении совещаний в режиме реального времени и гарантирует, что у каждого будет вся необходимая информация.
• Обеспечивайте общий доступ к документам. Используйте такие инструменты, как Google Docs или Notion, для создания документов для совместного редактирования, в которые сотрудники будут вносить свой вклад и асинхронно их обновлять.

12. Уделяйте приоритетное внимание благополучию сотрудников

Забота о благополучии сотрудников предполагает создание условий, в которых они будут чувствовать поддержку и значимость и вследствие этого могут проявить себя с лучшей стороны. Это требует активного подхода к поддержке их физического и психического здоровья.

Рекомендации:

• Предлагайте гибкие условия работы. Позволяйте сотрудникам корректировать свой рабочий график или нагрузку в зависимости от личных обстоятельств. Например, предоставьте им возможность сокращённого рабочего дня или посетить какие-то консультации без каких-либо санкций.
• Предоставляйте возможности для оздоровления. Обеспечьте работникам доступ к оздоровительным ресурсам, таким как психологическая поддержка, фитнес-программы и тренинги по управлению стрессом.

13. Используйте данные в ходе принятия решений

Использование данных для принятия более взвешенных решений помогает обеспечить эффективность ваших управленческих стратегий и их соответствие как потребностям вашей команды, так и стратегическим целям вашей компании.

Рекомендации:

• Отслеживайте ключевые показатели. Выделите наиболее важные связанные с работниками показатели эффективности, такие как производительность труда, вовлечённость и удержание персонала. Регулярно проверяйте получаемые данные с целью выявления тенденций и решения любых возникающих проблем.
• Используйте правильное программное обеспечение. Специализированные приложения объединяют все данные о ваших сотрудниках и позволяют формировать содержательные отчёты на основе любого набора данных, не требуя навыков программирования.

14. Документируйте процессы и процедуры

Чёткая документация имеет ключевое значение для сотрудников на удалёнке, помогая им оставаться последовательными в способах коммуникации и совместной работы даже находясь далеко друг от друга. Систематически документируя рабочие процессы, вы обеспечиваете ориентиры для своих сотрудников, устраняете двусмысленность и помогаете быстро освоиться новым специалистам.

Рекомендации:

• Создайте хранилище актуальных документов. Используйте такие платформы, как Notion или Confluence, для поддержания актуальности документации ваших процессов и процедур. Убедитесь, чтобы это хранилище было легко доступно для всех сотрудников.
• Вовлекайте работников в процесс. Поощряйте членов команды вносить свой вклад в разработку документации и её обновление. Это не только позволит поддерживать её актуальность, но и гарантирует, что она будет иметь отношение к реальной работе.

15. Сосредоточьтесь на результатах вместо рабочего времени

В удалённой рабочей среде постановка во главу угла результатов вместо количества отработанных часов может помочь сотрудникам сосредоточиться на производительности и предотвратить эмоциональное выгорание. Подобный подход поощряет ориентированную на результат культуру, в которой приоритетом становится качество работы, а не простое присутствие на рабочем месте.

Рекомендации:

• Отслеживайте конечные результаты. Откажитесь от отслеживания рабочего времени и вместо этого поставьте чёткие и измеримые цели перед каждым сотрудником.
• Признавайте результаты, а не усилия. Отмечая достижения, сосредоточьтесь на достигнутых результатах, а не на потраченном времени. Это подчеркнёт важность эффективности, а не усилий.
• Проявляйте гибкость. Предоставьте сотрудникам возможность самостоятельно распоряжаться своим временем при условии, если они достигают поставленных целей.

Четыре инструмента для управления сотрудниками на удалёнке

Эффективное управление сотрудниками на удалёнке предполагает использование правильных инструментов с целью оптимизации взаимодействия, обеспечения асинхронной совместной работы и обеспечения рабочих процессов. Вот четыре основных инструмента для менеджеров, каждый из которых предлагает уникальные функции, отвечающие различным потребностям управления географически распределёнными сотрудниками.

Rippling

Rippling объединяет данные о ваших сотрудниках в аспектах управления персоналом, расчёта зарплаты, оценки расходов и информационных технологий, объединяя все инструменты, необходимые для управления всем жизненным циклом работников и его автоматизации.

Каждое приложение в этой системе предназначено для совместной работы и способно выполнить все требуемые задачи, от приёма на работу до увольнения. Rippling предлагает функции расчёта заработной платы, распределения премий, подбора персонала и его адаптации, обеспечения соответствия требованиям, управления эффективностью, рабочим временем, посещаемостью, обучением и многое другое — всё в рамках единой системы.

Основные преимущества: 

• Унифицированное управление сотрудниками. Rippling унифицирует все данные о ваших сотрудниках, так чтобы вы могли легко управлять приёмом на работу, увольнением, начислением заработной платы, льготами, соблюдением требований законодательства и многим другим.
• Удалённое управление устройствами. Управляйте устройствами ваших сотрудников, обеспечивая актуальность данных и безопасность.

Slack

Slack — это мощная коммуникационная платформа, предназначенная для обеспечения связи между сотрудниками и повышения их вовлечённости на удалёнке. Благодаря каналам, прямым сообщениям, видеозвонкам и возможности интеграции с другими инструментами Slack облегчает общение в режиме реального времени и совместную работу всей вашей команды.

Основные преимущества: 

• Обмен сообщениями в режиме реального времени. Мгновенно взаимодействуйте с сотрудниками с помощью прямых сообщений и видеоконференций или создавайте каналы для конкретных проектов, отделов или тем.
• Асинхронная коммуникация. Такие функции, как темы и упоминания, помогают управлять беседами асинхронно, что особенно полезно для команд, разбросанных по разным часовым поясам.

Google Workspace

Google Workspace представляет собой набор облачных инструментов для повышения производительности труда, обеспечивающих бесперебойную совместную работу сотрудников на удалёнке. Он включает в себя Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets и Google Meet, что делает его комплексным решением для организации удалённой работы.

Основные преимущества:

• Облачное хранилище. Google Drive обеспечивает безопасное хранение данных с легким доступом к файлам из любой точки мира и совместным использованием документов.
• Инструменты для совместной работы в режиме реального времени. Google Docs, Sheets и Slides позволяют нескольким пользователям работать с одним и тем же документом одновременно. При этом правки становятся видны сразу же.

Notion

Notion — это комплексное рабочее пространство, сочетающее в себе функции заметок, управления проектами и совместной работы, что делает его универсальным инструментом для организации удаленной работы. Он позволяет вам создавать индивидуальные рабочие пространства, которые могут быть адаптированы к конкретным потребностям вашей компании или отдельных её сотрудников.

Основные преимущества:

• Управление документацией. Соберите документацию, стандартные операционные процедуры и заметки по проекту в одном месте, чтобы все сотрудники могли легко получать доступ к этой информации и обновлять её.
• Настраиваемые рабочие пространства. Гибкий интерфейс Notion позволяет создавать и упорядочивать страницы, базы данных и статьи в соответствии с удалённым рабочим процессом ваших сотрудников.

Общие преимущества этих инструментов

Эффективное управление сотрудниками на удалёнке требует применения правильных инструментов и стратегий, т. е. сочетания грамотного руководства, дальновидности и удачно подобранных технологий. Разобранные выше системы позволяют контролировать сотрудников из одного приложения. Однако всё это требует использования множества инструментов: расчёта заработной платы, учёта рабочего времени и посещаемости, распределения премий, обучения и управления эффективностью, контроля за удалёнными устройствами и многих других. Продвинутые приложения подобного рода предполагают полноценный набор таких инструментов на основе унифицированных данных о сотрудниках, предоставляя вам возможность управлять всей своей рабочей силой в рамках одной системы.