Как расставить приоритеты, когда все задачи кажутся важными

Почему важно уметь расставлять приоритеты на работе

Умение расставлять приоритеты на работе представляет собой важный профессиональный навык, при должном развитии способный быстро улучшить качество вашей работы. Усиленная работа — это не лучший способ справиться с бесчисленными электронными письмами, деловыми встречами, документами, жёсткими сроками и всем прочим, поскольку секрет заключается именно в умении расставлять приоритеты. Так, статистика показывает, что на совещания высшего руководства уходит не менее 23 часов в неделю. Ненужные встречи отнимают много времени, поэтому, прежде чем соглашаться на них, подумайте о своих приоритетах.

Расстановка приоритетов не только делает человека организованным на работе, но и позволяет ему структурировать частную жизнь. Определение приоритетов имеет ключевое значение с точки зрения производительности труда, и каждый деловой человек должен учиться этому. Умение расставлять приоритеты на работе важно по следующим причинам.

1. Оно позволяет вам сосредоточиться на важных и срочных задачах, чтобы затем заняться менее приоритетными.
2. Оно помогает всё делать вовремя.
3. Оно помогает улучшить качество работы сотрудников компании.
4. Оно позволяет повысить качество обслуживания.
5. Оно помогает частной, семейной жизни и в бизнесе.
6. Оно повышает удовлетворённость сотрудников.

Теперь, когда мы выяснили все преимущества умения расставлять приоритеты, следует рассмотреть десять рекомендаций, которые позволят вам научиться это делать даже в условиях, когда все задачи кажутся важными.

Рекомендации по расставлению приоритетов

1. Составьте список приоритетов
2. Отделите важные задачи от срочных
3. Сосредоточьтесь на самой важной задаче
4. Установите временные рамки для каждой задачи
5. Перепоручите менее важные задачи другим
6. Выделяйте адекватное количество времени
7. Будьте гибкими и реалистичными
8. Разграничивайте задачи
9. Используйте технологические инструменты
10. Не занимайтесь несколькими делами сразу

Эти 10 рекомендаций станут отличным подспорьем, которое поможет вам расставить приоритеты на работе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Составьте список приоритетов

Составление списка приоритетов предполагает перечисление всех задач и выделение наиболее важных из них. Однако это нельзя делать сугубо мысленно. Следует использовать мобильное устройство или завести специальную тетрадь. Перечислив все предстоящие задачи, вы обнаружите, что не все они требуют одинакового внимания. Некоторые из них могут оказаться более сложными и требовать разбивки на более мелкие. Что касается долгосрочных задач, их тоже важно разбить на более мелкие, чтобы они не выглядели особенно сложными. Общая цель состоит в том, чтобы сосредоточиться на более значимых задачах, а не просто на какой-то произвольной. Когда вы зафиксируете список дел, вы сможете заняться именно важными задачами, а не просто неотложными.

Отделите важные задачи от срочных

Иногда мы перегружаем себя работой, которая того не заслуживает. Всё потому, что мы не умеем отделять важные задачи от срочных. Срочные задачи требуют немедленного внимания. Это, например, ответы на электронные письма, текстовые сообщения, звонки и личные обращения. Однако можно обнаружить, что большинство срочных задач являются краткосрочными и не имеют серьёзных результатов в стратегической перспективе. Важные задачи, напротив, имеют отношение к долгосрочному успеху. Когда у вас есть представление о том, что приносит результаты в долгосрочной перспективе, расставить приоритеты будет несложно. Что касается конкретных рекомендаций, то здесь можно сделать следующее. Разбейте все задачи на четыре раздела.

• Важные и срочные. Эти высокоприоритетные задачи следует выполнить как можно скорее. Это могут быть ответы на электронные письма или присутствие на совещаниях.
• Важные, но несрочные. Планирование решения подобных задач полностью лежит на вас. Это может быть, например, удовлетворение запросов клиентов, исследования и анализ и наладка сетей.
• Неважные, но срочные. Их можно перепоручить кому-то другому — например, оплату счетов и выполнение каких-то вдруг возникших мелких вопросов.
• Неважные и несрочные. Их следует вычеркнуть из своего расписания как можно скорее. Это может быть публикация фотографий в соцсети, разбор сплетен сотрудников или изменение фона какого-то изображения.

Сосредоточьтесь на самой важной задаче

Собственно, к этому и сводится вся расстановка приоритетов: сначала выполнить самую важную задачу с максимальной отдачей. Однако при этом важно постоянно следить за расходом собственных сил. Своей энергией следует распоряжаться так же, как и временем. Умение расставлять приоритеты на работе во многом является производным от способности выделить важнейшие задачи. Самая важная задача в списке должна иметь наивысший приоритет — вот и всё. Тем самым вы будете уверены в том, что хотя у вас будет насыщенный день, вы не почувствуете себя подавленным, поскольку самые важные задачи при этом будут выполнены.

Установите временные рамки для каждой задачи

Независимо от того, записаны ли ваши задачи на вашем мобильном устройстве или в специальном журнале, следует установить временные рамки для каждой задачи. Тем самым вам будет сложнее отвлечься на второстепенные задачи, поскольку вы будете знать, что именно делать в каждый момент времени. Кроме того, важные и срочные задачи можно выделять различными цветами — возможно, это даже как-то поможет справиться с каждой из них. Также можно выделять выполненные и незавершённые задачи другими цветами. Можно использовать стикеры для мотивации. Согласно исследованиям в области психологии цвета, сами цвета влияют на наш мозг и на то, как мы воспринимаем ту или иную задачу.

Перепоручите менее важные задачи другим

Если вы наверняка знаете, что человек неспособен выполнить ваше поручение должным образом, всё равно разумно дать ему попрактиковаться под вашим контролем. Допустим, у вас уходит 30 минут на выполнение определённой задачи, а на инструктаж одного человека уйдёт 200 минут. Однако после должной подготовки этого человека, вам больше не придётся выполнять это задание. Таким образом, в долгосрочной перспективе вы сэкономите массу времени, выделив 200 минут на обучение. Владелец бизнеса, однако, должен уметь платить за профессиональные услуги. Инвестиции в это дело несомненно принесут прибыль, но грамотное делегирование задач предполагает умение соблюсти баланс между доходами и расходами.

Выделяйте адекватное количество времени

Согласно закону Паркинсона, объём работы всегда заполняет время, отведённое на её выполнение. Другими словами означает, если вы выделите неделю на выполнение двухчасового задания, то чисто психологически его сложность возрастёт, и выполнить его будет сложнее. И дело здесь даже не в растягивании работы, а в самом стрессе и напряжении из-за необходимости её выполнить. Время должно быть строго адекватным задаче, даже если она важная. Недопустимо тратить на неё лишнее время. Это требует определённой тренировки.

Работа, требующая меньше усилий, требует больше времени, а работа, требующая больше времени, требует меньше усилий. Выполняйте самые важные задачи, когда полны сил. Важнейший ресурс, который следует экономить — это ваша собственная энергия, а не время. Умение распределять нагрузку важно, если мы хотим оставаться продуктивными. В таком случае вы будете чувствовать себя мотивированным и уверенным в себе. Часто можно наблюдать, как люди загружают себя срочными задачами, вследствие чего не успевают выполнить важные. Правильнее же при приливе сил выполнять самую важную задачу, а при их упадке — самую срочную.

Будьте гибкими и реалистичными

Ещё одна вещь, которой следует научиться, чтобы быть способным расставлять приоритеты, — это гибкость. Иногда мы обманываем себя, пытаясь выполнить все задачи из нашего списка. Расстановка приоритетов на работе должна предполагать гибкость. В свою очередь, отсутствие реалистичности может создать у вас ложное представление о том, что вы делаете недостаточно и проявляете непростительную расхлябанность. Постановка нереалистичных целей заставляет вас чувствовать подобное, даже если вы полностью вложились в выполнение той или иной задачи. Важно не забывать, что основной смысл расстановки приоритетов состоит в том, чтобы в первую очередь выполнить важную работу, имеющую значение в долгосрочной перспективе.

Разграничивайте задачи 

Если вы хотите научиться планировать и расставлять приоритеты на работе, вы должны серьёзно отнестись к общим подходам к этому делу. В частности, вы должны овладеть мастерством разграничения задач. Так, например, вы можете настроить режим отправки электронных писем так, чтобы люди были осведомлены, когда вы свободны и можете отвечать на сообщения. Нормально также убирать телефон подальше, если он оказывается основным отвлекающим фактором. Кроме того, это даст вам время для построения прочных отношений внутри компании, как между сотрудниками, так и между сотрудниками и работодателями.

Используйте технологические инструменты

Технологические решения также могут помочь в деле расстановки приоритетов на работе. В частности, с появлением новых технологий стало гораздо легче планировать проекты. В Интернете имеется множество приложений для повышения производительности труда, которые помогут вам определить приоритетные задачи. В частности, вы можете скачать тайм-трекер, который поможет вам оценить, сколько времени вы тратите на второстепенные задачи и расставить приоритеты. Google Календарь также является хорошим подспорьем в этом деле. Он позволяет получать уведомления о том, когда нужно выполнить ту или иную задачу. Вы сможете разбить вашу задачу на более выполнимые части и настроить напоминания для каждой из них. Ещё одним полезным инструментом являются Google Задачи. Он позволяет получать доступ к своим задачам и управлять ими через Google Документы.

Не занимайтесь несколькими делами сразу

Вся суть расстановки приоритетов на работе заключается в организации труда. Соответственно, чтобы воспользоваться плодами грамотной расстановки приоритетов, важно научиться выполнять задачи поэтапно. Как мы уже говорили ранее, некоторые задачи являются срочными и важными, некоторые важными, но несрочными и т. д. Вам необходимо распределять свои задачи по этим категориям и выполнять их в порядке важности. Начните со срочных и важных задач, а затем переходите к следующим категориям. Если вы не занимаетесь несколькими делами сразу, производительность труда неизбежно возрастает. Всегда лучше сосредоточиться на одной задаче и должным образом её выполнить, а не сразу переходить к следующей. Попытка делать несколько дел сразу может легко привести к стрессу и переутомлению и в то же время обернуться не лучшими результатами. Когда же вы всегда сосредоточены на одной задаче, ваша производительность труда и качество работы повышаются.

Основные выводы

Статистика показывает, что 88% людей, не ставящих перед собою целей, не достигают хороших результатов. С другой стороны, двое из каждых десяти человек, которые это делают, оказываются более успешными в работе. Подводя итог, можно сказать, что ключом к расстановке приоритетов является умение выделить важные задачи и сосредоточиться на них. Ставьте цели и следуйте приведённым выше рекомендациям, и вы научитесь правильно расставлять приоритеты на работе.