Контроль над своим расписанием: проверенные способы управления временем

Что такое управление временем

Управление временем представляет собой навык, охватывающий планирование и ранжирование повседневных задач с целью более грамотного распоряжения своим временем и обеспечения возможности завершать важные проекты и укладываться в сроки. Оно требует осознанного и разборчивого отношения к тому, как вы тратите имеющееся в вашем распоряжении время, с целью обеспечения баланса между частной и профессиональной жизнью. Возможно, вы уже знакомы с такими популярными методами тайм-менеджмента, как составление списка дел, сосредоточение на наиболее важных задачах, составление расписания перерывов и отслеживание результатов. Тем не менее вы можете вывести свою продуктивность на новый уровень, применяя подходы, помогающие вам избежать отвлекающих факторов и сосредоточиться на текущей задаче.

Последствия неумения управлять временем

Если вы не умеете распоряжаться своим временем, это может негативно сказаться на многих аспектах вашей жизни. Оно обычно выражается в откладывании дел на потом, которое может быть вызвано беспокойством и неспособностью расставить приоритеты. Когда вы до последнего откладываете выполнение текущих задач или проектов, вы рискуете качеством работы и срывом сроков, что может негативно сказаться на вашей репутации и карьере. Неспособность справиться с делами нередко приводит к снижению производительности труда, стрессу и эмоциональному выгоранию, что может негативно сказаться на личных и профессиональных отношениях. Соответственно, если вы не измените свои подходы к управлению временем, вполне можете попасть в замкнутый круг, который повлияет на вашу уверенность в себе, благополучие и способность двигаться вперёд.

Преимущества грамотного управления временем

Проверенные подходы к управлению временем увеличивают ваши шансы на успех в любом начинании. К преимуществам их применение можно отнести следующее:

• Повышение производительности труда. Если вы умеете правильно расставлять приоритеты, планировать и управлять своим временем, вы начинаете работать более продуктивно.
• Обеспечение баланса между работой, личной жизнью и образованием. Сбалансированный образ жизни позволяет преуспеть во всех областях, помогает тратить меньше времени на бессмысленную напряжённую работу и способствует вашему физическому и психическому благополучию.
• Улучшение концентрации. Грамотно планируя своё время, вы получаете возможность чётко формулировать свои цели, устранять отвлекающие факторы и сосредотачиваться на наиболее важных задачах.
• Повышение качества работы. Если вы развили свои навыки управления временем, у вас появляется больше возможностей должным образом выполнять свою работу, соответствуя ожиданиям и даже превосходя их. Подобное повышение производительности труда способно стимулировать карьерный рост и появление новых вариантов трудоустройства.
• Снижение беспокойства и стресса. Неуклонно соблюдая сроки и выполняя работу на высоком уровне, вы получаете возможность повысить свою уверенность в себе и одновременно уменьшить беспокойство и стресс.

Проверенные способы управления временем

Теперь давайте перейдём к конкретным подходам, которые вы можете применять для более грамотного управления своим временем. Следует, однако помнить, что, поскольку все люди разные, вам, возможно, придётся испробовать несколько из них, прежде чем найти подходящий именно вам.

«Метод помидора»

«Метод помидора» был придуман Франческо Чирилло, который использовал кухонный таймер для разбивки своей работы на 25-минутные интервалы и короткие перерывы. Если у вас есть проблемы с выполнением нескольких задач сразу, пропущенными сроками и эмоциональным выгоранием, он вполне может вам подойти. Этот метод сводится к пяти шагам:

1. Установите таймер на 25 минут на своем телефоне или компьютере.
2. Работайте над одной конкретной задачей до срабатывания сигнала.
3. Сделайте пятиминутный перерыв.
4. После выполнения четвёртого этапа сделайте получасовой перерыв.
5. Повторяйте сначала до окончания проекта.

Преимущество «метода помидора» состоит в том, что он предоставляет вам возможность развить навыки сосредоточения на конкретной задаче, лучше отслеживать производительность своего труда и привыкнуть к регулярным перерывам, помогающим вам восстановить концентрацию внимания.

«Метод поедания лягушки»

Эта метод управления временем был разработан Брайаном Трейси и вдохновлена ошибочно приписываемой Марку Твену цитатой, которая гласит, что, если вы съедите живую лягушку прямо с утра, то в течение дня ничего более плохого с вами уже не случится. Соответственно, этот метод предполагает решение самой сложной или наименее привлекательной задачи в самом начале дня. После этого прочие задачи покажутся вам более лёгкими. Рассматриваемый метод подойдёт вам, если у вас возникли проблемы с расстановкой приоритетов, откладыванием дел на потом и грамотным планированием. Самым сложным аспектом здесь является именно ранжирование ваших задач и чёткое понимание того, когда лучше их перепоручить кому-то другому. Однако со временем вы научитесь и этому. Когда вы начинаете своей день с выполнения самой важной задачи, у вас возникает чувство выполненного долга, мотивация и продуктивный настрой.

Этот подход предполагает анализ того, как именно вы распоряжаетесь своим временем в течение дня, с целью повышения производительности труда. Он включает в себя следующие шаги:

1. Поделите каждые сутки на небольшие временные блоки.
2. Оцените объём времени, необходимый для выполнения каждой из ваших повседневных задач, и распределите их по временным блокам в планировщике или календаре.
3. Предусмотрите перерывы после выполнения каждой задачи.
4. Попытайтесь следовать расписанию на практике.
5. Если те или иные задачи заняли больше или меньше времени, скорректируйте своё расписание соответствующим образом.

Метод временных блоков подойдёт вам, если вы часто отвлекаетесь на посторонние вещи, забываете делать перерывы или склонны браться за несколько дел сразу. Если вы готовы приложить усилия к составлению подробных ежедневных расписаний и придерживаться их, то почувствуете ощутимые улучшения.

Метод канбан

Если вы предпочитаете визуальное представление информации и вам приходится с кем-то сотрудничать, вам может подойти метод канбан. Этот подход к управлению временем был внедрён в 1960-е гг. Тайити Оно с целью повысить эффективность производственного процесса компании Toyota. Для начала здесь вам понадобится приложение для управления проектами, белая доска или стикеры. Затем вас следует разбить свой проект на четыре этапа и начертить столбцы для каждого из них. Они выглядят следующим образом:

1. Список незавершённых задач. Выделите, проанализируйте и ранжируйте свои задачи.
2. Список текущих дел. Перечислите задачи, над которыми вы и ваша команда планируете работать в ближайшее время.
3. Зачади в процессе выполнения. Включите сюда проекты, над которыми вы работаете прямо сейчас.
4. Завершённые задачи. Записывайте сюда все выполненные задачи.

Подобные канбан-доски повышают прозрачность и эффективность, позволяя вам формулировать небольшие посильные задачи и легко отслеживать прогресс, разбивая проекты на этапы.

Метод доведения дел до конца

Эта популярная стратегия управления временем описана в книге Дэвида Аллена, которая в русском переводе называется «Как привести дела в порядок», хотя речь в ней идёт, скорее, именно о доведении дел до конца. Её цель состоит в том, чтобы высвободить вашу голову от размышлений о текущих задачах, проектах и обязательствах и дать вам возможность сосредоточиться на конкретных шагах по их выполнению. Этот метод сводится к пяти шагам:

1. Фиксация. Вспомните и запишите все актуальные для вас задачи.
2. Уточнение. Решите, какие из них выполнимы, а какие можно отложить или отбросить.
3. Систематизация. Распределите каждую задачу по соответствующим категориям: например, личные проекты, рабочие задания, учебные задания и электронные письма для отправки.
4. Обдумывание. Проанализируйте имеющиеся задачи с целью сформулировать дальнейшие шаги и сроки их выполнения.
5. Реализация. Теперь можете начинать работу.

Преимущество рассматриваемого метода заключается в том, что он помогает вам планировать, расставлять приоритеты и исключать неосуществимые проекты. Если вы чувствуете себя перегруженными, этот подход позволит вам составить выполнимые списки дел на все случаи жизни.

Метод быстрого планирования

Метод быстрого планирования был разработан американским бизнес-тренером Тони Роббинсом с целью помочь людям визуализировать свои цели и воплотить их в жизнь. Он предполагает глубокий анализ своих долгосрочных целей, включая их общий смысл, а затем принятие конкретных быстрых шагов по их достижению. Однако этот метод не сводится к оперативности и также предполагает:

• нацеленность на результат;
• целенаправленность;
• масштабное планирование.

Этот подход особенно полезен, когда вы пытаетесь сформулировать конкретные, измеримые, достижимые, адекватные и привязанные ко времени цели и составить план действий по их достижению.

«Метод банки из-под огурцов»

Этот метод идеально подойдёт для тех, кто предпочитает визуальное представление информации и хочет научиться расставлять приоритеты, избегать отвлекающих факторов и развить навыки делегирования задач. Представьте себе банку из-под огурцов, на дне которой лежит, посередине — галька, а сверху — камни. Эти три компонента олицетворяют различные аспекты вашей повседневной работы. Песок олицетворяет такие нежелательные отвлекающие факторы, как телефонные звонки, электронные письма или уведомления в соцсетях. Галька олицетворяет несрочные задачи, которые вполне можно кому-то перепоручить. Камни же — это самые важные дела, которые необходимо завершить в первую очередь. Соответственно, от вас требуется распределить свои ежедневные обязанности по этим трём категориям, сосредоточившись на «камнях», отложив «гальку» и избегая «песка».