10 основных преимуществ автоматизации бизнес-процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов призвана повысить эффективность работы компании за счёт применения цифровых технологий с целью минимизировать вмешательство человека. Перекладывая ответственность за выполнение рутинных задач с людей на машины, она позволяет сотрудникам уделять больше времени обеспечивающей добавочную стоимость работе.

Какие бизнес-процессы поддаются автоматизации

Машины превосходно справляются с задачами, предполагающими чёткий порядок действий. Соответственно, существует возможность автоматизировать любой основанный на правилах бизнес процесс, включая:

• документооборот;
• обработку счетов-фактур;
• отчётность о расходах;
• адаптация сотрудников;
• ввод данных;
• удаление данных;
• мониторинг транзакций.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов устраняет изъяны, приводящие к потере времени и доходов. Повышение эффективности и подконтрольности распространяется на все аспекты деятельности компании — от общей оптимизации и соответствия требованиям до повышения качества обслуживания клиентов и производительности труда. Можно выделить десять основных преимуществ автоматизации.

1. Экономия времени

Автоматизация бизнес-процессов способна сэкономить сотрудникам массу времени за счёт оптимизации и более грамотной организации рабочего дня. Поручив машинам выполнение основанных на правилах повторяющихся задач, сотрудники получают возможность сосредоточиться на работе, требующей критического мышления, креативности или человеческого подхода.

2. Увеличение прибыли

Хотя рутинные процессы необходимы для функционирования каждой компании, они не имеют ценности для клиентов. Соответственно, ручное их выполнение зачастую приводит к потере прибыли. Автоматизация бизнес-процессов позволяет компаниям повысить свою прибыльность, поручив подобные задачи машинам и сосредоточившись на мероприятиях, повышающих ценность бренда для клиентов.

3. Рост производительности труда

Полагающиеся на технологии автоматизации компании обычно отмечают рост производительности труда. Основная причина здесь кроется в том, что машины способны выполнять несколько задач одновременно, тем самым ускоряя рабочие процессы. Кроме того, сотрудники также получают возможность выполнять больше работы за то же время благодаря высвобождению времени.

4. Повышение эффективности бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов помогает компаниям выполнять трудоёмкие задачи с минимальными затратами ресурсов. Они начинают получать более быстрые и надёжные результаты при меньших вложениях, что значительно повышает их общую эффективность.

5. Сведение ошибок к минимуму

Даже самые способные и квалифицированные сотрудники не застрахованы от ошибок. Недостаток внимания, рассеянность, забывчивость и перегруженность — все это может негативно сказаться на их результатах, особенно в ходе выполнения рутинных задач. В отличие от людей, компьютеры ничего не забывают, никогда не устают и не отвлекаются. Соответственно, автоматизация рабочих процессов помогает компаниям значительно снизить вероятность человеческих ошибок.

6. Лучшая стандартизация

Разные сотрудники нередко выполняют одни и те же задачи по-разному — и, к сожалению, далеко не всегда наиболее эффективным образом. В отличие от них автоматизированные решения при выполнении задач всегда выполняют один и тот же алгоритм и никогда не отклоняются от установленных вами правил. Таким образом, автоматизация бизнес-процессов помогает стандартизировать процессы, добиться стабильных результатов и повысить общую прозрачность функционирования бизнеса.

7. Протоколирование выполнения задач

Автоматизированные решения записывают каждое действие в специальный журнал. Это позволяет отслеживать каждый шаг приложений и сотрудников и видеть, кто, что и когда делал. Подобные отчёты не только способствуют лучшему контролю и обеспечению безопасности данных, но и помогают компаниям продемонстрировать соответствие нормативным актам в случае официальной проверки.

8. Обеспечение соответствия требованиям

Автоматизированные решения упрощают соблюдение нормативных требований. Применяя такие средства обеспечения безопасности, как шифрование и управление доступом на основе ролей, они помогают компаниям соответствовать всем необходимым требованиям к защите данных. В свою очередь, такие функции, как автоматическое удаление данных, позволяют бизнесу выполнить свои юридические обязательства в отношении хранения данных.

9. Повышение качества обслуживания клиентов

Удобство и быстрый доступ к товарам и услугам имеют первостепенное значение для современных клиентов. Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает более быстрое реагирование на запросы, персонализацию на основе данных и согласованное взаимодействие по различным каналам. Всё это повышает качество обслуживания клиентов и помогает выделиться на фоне конкурентов.

10. Лучшая масштабируемость

Выполняемые вручную процессы недостаточно масштабируемы и способны превратиться в препятствие для роста бизнеса. Так, например, для выставления счетов сотне клиентов вручную требуется гораздо больше ресурсов, чем для выставления десяти счетов, и компании не всегда могут с этим справиться. Автоматизированные же процессы легко масштабируемы. Машины способны выполнять несколько задач одновременно гораздо быстрее, чем самый опытный человек. Соответственно, они способны легко справиться со значительным увеличением рабочей нагрузки, спроса и клиентской базы.

Как работает программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Бизнес-процесс представляет собой последовательность шагов, выполняемых в определённом порядке для достижения той или иной цели. Поэтому его запуск предполагает постановку цели и перечисление шагов, необходимых для её достижения. Соответствующее программное обеспечение позволяет задать правила автоматизации для каждого шага и настроить конкретные запускающие их триггеры. Возьмём, к примеру, годовой отчёт. Подобные документы нередко должны быть подписаны советом директоров компании и генеральным директором, прежде чем их сможет завизировать аудитор.

Рассматриваемое программное обеспечение позволяет наладить рабочий процесс маршрутизации документов на основе ролей подписывающих их лиц. Система автоматически направит документ генеральному директору и членам правления. Как только они подпишут отчёт, он автоматически попадёт аудитору. Сбор подписей под годовыми отчётами может оказаться длительным процессом, поскольку он предполагает визирование несколькими лицами в определённом порядке. Автоматизировав этот процесс, компании получают возможность уложить всё в один день.

Автоматическое визирование документов

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов позволяет компаниям из различных отраслей оптимизировать процессы подписания документов и сократить время их обработки. К их функциям относятся:

• Доставка документов подписывающим лицам. Правила автоматизации позволяют направлять документы нужным людям в правильном порядке в зависимости от их роли. Тем самым обеспечивается должный порядок их визирования.
• Подписание нескольких документов за раз. Вам больше не придётся подписывать документы один за другим. Ознакомившись с документами, вы получаете возможность подписать их все сразу несколькими щелчками мыши.
• Рассылка напоминаний. Автоматические напоминания позволяют гарантировать, что все необходимые документы будут подписаны вовремя. Вы устанавливаете их интервал, а система делает все остальное.
• Импорт данных. Подобные решения интегрируемы с многочисленными инструментами и приложениями, позволяя автоматически обмениваться данными между системами. Кроме того, они нередко позволяют использовать открытые API для настройки соответствующих взаимосвязей.
• Удаление данных. Настройка параметров автоматического удаления для каждого документа позволяет обеспечить соответствие конкретным требованиям к хранению данных.