Как избежать появления отвлекающих факторов на рабочем месте

Распространённые отвлекающие факторы на рабочем месте

Знание наиболее распространённых отвлекающих факторов — первый шаг к тому, чтобы научиться избегать их появления. Опросы показывают, что больше всего снижают производительность труда следующие отвлекающие факторы:

• Чрезмерный шум. При работе в офисе, особенно в офисе открытого типа, шум от разговоров, звуковых сигналов устройств и ремонтных работ мешает сосредоточиться сотрудникам.
• Постоянные вмешательства извне. Сотрудники, заглядывающие друг другу в компьютеры, сигналы от программного обеспечения для управления проектами или телефонные звонки от начальства нарушают рабочий ритм.
• Уведомления об электронных письмах и в соцсетях. Постоянный поток сигналов из почтового ящика и соцсетей отвлекает сотрудников от основных задач.
• Бесполезные совещания. Большинство работников жалуются на ненужные совещания, поскольку они занимают много времени и требуют подготовки и последующего переключения внимания, что отвлекает людей от работы.
• Необходимость делать несколько дел сразу. Если у сотрудника слишком много требующих срочного завершения задач, он не может сосредоточиться на какой-то одной и выполнить всё качественно.
• Отвлекающие факторы личного характера. Это могут быть неотложные беспокоящие работника дела, входящие телефонные звонки, просьбы членов семьи уделить им время во время удалённой работы и т п.

Как менеджер может помочь избежать появления отвлекающих факторов

Трудно исключить отвлекающие факторы на рабочем месте весьма непросто, менеджеры могут осуществить ряд мероприятий, способных помочь сотрудникам оставаться сосредоточенными и продуктивными. Даже если полностью избежать отвлекающих факторов не удастся, эти рекомендации помогут свести к минимуму их негативное влияние на производительность труда.

1. Обеспечьте соответствующую обстановку

Хотя вы не можете полностью контролировать уровень шума в своём офисе или отвлекающие факторы сотрудника на удалёнке, вы в состоянии обеспечить обстановку, снижающую количество отвлекающих факторов и стимулирующую сосредоточенность. Предоставьте тихие комнаты или помещения за закрытыми дверями для сотрудников, которым необходимо погрузиться в работу над проектом. Выделите специальные места, где работники могут принимать телефонные звонки или заниматься другими посторонними делами, чтобы они не делали это в основном помещении. Помогите сотрудникам на удалёнке обеспечить зоны тишины в своих квартирах или предоставьте им доступ к коворкингам, где шум сведён к минимуму. Вложения в наушники с шумоподавлением здесь также будут уместны.

2. Внедряйте методы эффективного управления временем

Систематически обучайте сотрудников методам тайм-менеджмента, чтобы они могли выдерживать периоды сосредоточенности на работе. Поощряйте их расставлять приоритеты в своих задачах, используя такие подходы, как «техника помидора», предполагающую чередование периодов сосредоточенности и коротких перерывов. Специальные инструменты, в частности, программное обеспечение для управления проектами или приложения для управления задачами, также помогут работникам поддерживать дисциплину. Поощряйте сотрудников планировать выполнение таких задач, как проверка электронной почты, на конкретное время, чтобы они не отвлекались на них потом.

3. Поощряйте самоорганизованность

Предоставьте сотрудникам возможность самим справляться с отвлекающими факторами, поощряя самоорганизованность и личную ответственность. Использование специальных приложений для мониторинга активности позволяет сотрудника получать данные о том, когда они работают продуктивно, а когда отвлекаются, тем самым помогая им планировать рабочий день. Предложите им инструменты и рекомендации, способные помочь им эффективнее использовать своё время, чтобы они могли более успешно справляться с отвлекающими факторами и сохранять сосредоточенность. Поощряйте сотрудников, умеющих грамотно распоряжаются своим временем, и оказывайте поддержку тем, кто борется за общую производительность труда.

4. Сформируйте отзывчивый и целеустремлённый коллектив

Формируйте корпоративную культуру, уделяющую особое внимание сосредоточенности и продуктивности. Обеспечьте открытые каналы коммуникации, по которым сотрудники смогут обсуждать возникающие проблемы и делиться своими советами и хитростями. Внедряйте инструменты и технологии, способствующие сотрудничеству и делающие совещания краткими и целенаправленными. Дайте работникам понять, что от них ожидают отключения уведомлений, составления расписания, установления границ и нахождения другие способов оставаться сосредоточенными на рабочих задачах. При этом руководство само должно следовать этим принципам, поскольку сотрудники берут пример со своих менеджеров, и, соответственно, перегруженный работой или всегда доступный руководитель задаёт тон всему коллективу.

5. Поощряйте перерывы

Исследования показывают, что регулярные перерывы повышают производительность труда и концентрацию внимания, позволяя нашему мозгу подзарядиться. Поощряйте сотрудников делать перерывы в течение дня и отходить от своих компьютеров. Так, можно обеспечить им 10- или 15-минутные перерывы в течение дня или попросить их обедать вдали от экранов. Перерывы же в масштабах всего офиса — например, ежемесячные совместные обеды или ежедневные прогулки — представляют собой творческий способ заставить специалистов отвлечься от работы. Кроме того, вам следует обеспечить удобные места для перерывов, будь то комнаты отдыха или места общего пользования. Регулярные перерывы, помимо всего прочего, дают сотрудникам возможность проверить текстовые сообщения, личную электронную почту и соцсети и ответить на всё, а также заняться личными делами, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы в рабочее время.

6. Установите чёткие правила

Сотрудники должны понимать свою ответственность за отвлечение на рабочем месте и связанные с ним последствия. Установите чёткие правила в отношении использования персональных устройств и любых приложений или сайтов, к которым сотрудники не должны прикасаться, чтобы избежать отвлекающих факторов в течение рабочего дня. Ограничение доступа к определенным сайтам через роутеры или брандмауэр представляет собой ещё один способ уменьшить количество отвлекающих факторов. В свою очередь, специальные приложения для мониторинга сотрудников предоставляют данные о том, на какие сайты они заходят чаще всего, тем самым помогая принять решение о том, какие сайты следует заблокировать или разрешить использовать на работе. Хотя некоторым специалистам для работы может потребоваться доступ к таким отвлекающим сайтам, как соцсети или интернет-магазины, они должны понимать, что значит использовать их по служебному назначению.

7. Управляйте рабочей нагрузкой сотрудников

Жёсткие сроки выполнения работ и переутомление также входят в число отвлекающих факторов. Перегружённые работой сотрудники с большей вероятностью отвлекаются или страдают от эмоционального выгорания, что приводит к снижению производительности труда и проблемам с психическим здоровьем. Предотвращайте подобное развитие событий, заранее распределяя рабочую нагрузку и выявляя признаки эмоционального выгорания на ранней стадии. Используйте специализированные инструмент управления рабочей нагрузкой, чтобы выявлять признаки слишком плотного графика, устанавливать оптимальные ритмы труда и отдыха и перераспределять нагрузку ещё до того, как сотрудник окажется перегруженным.

8. Разработайте рабочий график для всего офиса

Регулярно составляйте ежедневное или еженедельное расписание для всего офиса. Если все сотрудники знают, что им отведено определённое количество времени на работу, они получают возможность соответствующим образом планировать свой рабочий день. Так, например, выделение второй половины четверга в качестве времени интенсивной работы, в ходе которого никто не в праве созвать совещание или отвлекать друг друга, позволит сосредоточиться на завершении важных задач в срок. Это также продемонстрирует, что руководство стремится дать сотрудникам возможность работать, сосредоточившись на конкретных задачах.

9. Ограничивайте количество совещаний

Совещания представляют собой необходимый компонент культуры труда, позволяющий объединить усилия всего коллектива и продвигаться в работе над проектом, однако они при этом являются серьёзным отвлекающим фактором. Более того, 47% сотрудников сообщают, что совещания занимают у них основную часть рабочего дня. Поэтому, чтобы не тратить время впустую и не отвлекать сотрудников, нужно избавится от ненужных собраний и сократить время нужных. Чтобы определить, действительно ли необходимо совещание, составьте повестку дня и посмотрите, набралось ли достаточное количество достойного обсуждения материала, или можно ограничится одной электронной рассылкой.

10. Поддерживайте психическое благополучие сотрудников

Психическое состояние и личные проблемы относятся к неподконтрольным работодателям факторам, однако поддерживая психическое благополучие сотрудников на работе, вы даёте им возможность повысить общую производительность труда и решить личные проблемы. Помимо обеспечения благоприятной рабочей среды, подумайте о том, чтобы включить в свой пакет медицинских услуг соответствующие направления, разработать программу поддержки сотрудников, предложить им доступ к консультационным услугам или приложениям для медитации или релаксации, а также предоставить им возможность самим справиться со стрессом.

Выявляйте отвлекающие факторы и помогайте сотрудникам их избегать

Понимая, выявляя и устраняя отвлекающие факторы на работе, руководители получают обеспечить своим сотрудникам обстановку, стимулирующую сосредоточенность и высокую производительность труда. Используйте предоставляемую специальными приложениями всестороннюю информацию и анализ для эффективного мониторинга эффективности и благополучия сотрудников и управления ими. Всё это позволит понять, как именно удобно работать вашим специалистам.