Как организовать пресс-конференцию

Что делает тему заслуживающей внимания

Важно, однако, понимать, что важность темы лично для вас ещё не означат того, что она заслуживает освещения в печати. Прессу же привлекает внимание следующее:

• Локальность. В подавляющем большинстве случаев вы будете выступать в местных СМИ, а не в центральных. Чтобы получить освещение на местном уровне, у вас должен быть сюжет, максимально актуальный для соответствующего рынка.
• Своевременность. Новость по определению должна быть чем-то новым. Репортёры всегда стремятся осветить последние события, которые могут устареть буквально за один день.
• Наличие конфликта. СМИ любят истории с конфликтами, потому что они драматичны и привлекают зрителей и читателей. Особенно им нравятся неожиданные конфликты.
• Визуальный контент. Телевидение требует, чтобы у вас было что показать.
• Наличие важных персон. СМИ любят освещать известных личностей, таких как местные политики, владельцы бизнеса и знаменитости.

Пошаговое планирование пресс-конференции и подготовка к ней

1. Определите повестку дня

Чтобы плодотворно общаться со СМИ, вы должны сформулировать целостную, адресную и простую для понимания повестку дня. Большинство людей обращают внимание лишь на заголовок новостной статьи, поэтому ваш посыл должен быть достаточно простым, чтобы его можно было уместить в типичном заголовке из четырёх–пяти слов. Хотя у вас могут быть дополнительные подробности, основная часть публики ими не заинтересуется. Как только вы сформулируете чёткую повестку дня, следует понять, что сама пресс-конференция призвана лишь осветить её.

2. Определитесь с выступающими

При общении со СМИ выступающий почти столь же важен, как и само сообщение. Когда люди получают информацию из надёжного и заслуживающего доверия источника, она звучит гораздо убедительнее. Так, например, если какая-то газета пишет про то, что тот или иной законопроект будет полезен для экономики, это одно, а если это утверждает президент, это совсем другое. Соответственно, подбор выступающих является важным стратегическим решением. Чтобы обеспечить дисциплину и не допустить затягивания мероприятия, состав спикеров, как правило, не должен превышать трёх человек, включая вас самих. Кроме того, важно заранее тщательно подготовить докладчиков, продумав, что они будут говорить, и убедиться, что все понимают суть выступления. Хорошими кандидатами на эту роль являются:

• местные депутаты;
• представители местных организаций, как коммерческих, так и общественных;
• знаменитости;
• люди, лично пострадавшие от той или иной проблемы (например, кто-то пострадал от некачественного медицинского обслуживания, а вы пытаетесь его защитить);
• эксперты (врачи, учёные, экономисты и т. д., умеющие говорить доступным языком).

3. Выберите площадку

Важнейшим критерием выбора места проведения пресс-конференции является удобство доступа репортёров. СМИ не готовы добираться до точки более нескольких минут, если только новость не сверхважная — но у вас вряд ли настолько важная новость. К числу наиболее удачных мест относятся уже используемые для подобных целей площадки, потому что СМИ знакомы с ними, и их офисы нередко расположены поблизости. Также будет здорово, если ваше местоположение будет иметь какую-то тематическую связь с вашим выступлением. Так, если вы ориентируетесь на местного депутата, возможно, стоит провести мероприятие в его офисе. Если пресс-конференция посвящена последствиям кризиса в сфере здравоохранения, её можно провести прямо в больнице. Наконец, идеальное местоположение должно иметь сугубо визуальную привлекательность. Если вернуться к нашему примеру, больница, окружённая каретами скорой помощи и т. д., вероятно, подойдёт лучше, чем обычное офисное здание. Если же вы планируете мероприятие на открытом воздухе, крайне важно, чтобы у вас было запасное помещение на случай плохой погоды. Журналисты никогда не пойдут на подобную конференцию, если прогнозируется дождь.

4. Подумайте над внешней стороной мероприятия

Опять же, чтобы получить освещение на телевидении или фотографию в газете, у вас должно быть нечто визуально привлекательное. Всё это может быть обеспечено самим местом проведения, однако вы также можете подумать о логотипах, реквизите или соответствующим образом одетых людях. Порой уместно использовать трибуну, и о ней необходимо задуматься заранее.

5. Подготовьте материалы

Вот основные материалы, необходимые для типичной пресс-конференции:

1. Уведомление для СМИ. Это своего рода приглашение на ваше мероприятие. Оно должна содержать основную информацию о нём и объяснять его важность.
2. Пресс-релиз. Он обычно занимает одну–две страницы и описывает тему для обсуждения. Пресс-релиз должен быть написан так, чтобы его можно было сразу напечатать в качестве новости. Иногда возможно использовать один и тот же документ как в качестве уведомления, так и в качестве пресс-релиза.
3. Заявление для прессы. Это краткая речь, с которой вы выступите на мероприятии. Она должна быть не длиннее нескольких минут. Помните, что в новостях обычно цитируют лишь пять–восемь секунд вашего выступления, поэтому вам нужно успеть донести основную мысль и контекст, необходимый репортёрам для понимания сути дела.

На самом мероприятии не забудьте вручить журналистам пресс-пакет, включающий пресс-релиз, пояснительную информацию, ваши контактные данные и любые другие необходимые им материалы.

6. Определитесь с конкретными СМИ

Вам необходимо составить список имён, номеров телефонов и адресов электронной почты конкретных СМИ и репортёров в вашем регионе. Обязательно включите в него ежедневные и еженедельные газеты, все новостные радиостанции, все местные телевизионные сети и местные политические блоги. В некоторых регионах также могут быть местные радиостанции или газеты, предоставляющие отличный шанс получить доступ ко многим изданиям одновременно. Контактная информация и штат СМИ очень часто меняются, поэтому будьте готовы обновлять свой список на ходу — в этом вам должен помочь Интернет. В идеале у вас должен быть список не только юридических лиц, но и конкретных людей.

На телеканалах необходимо искать, в первую очередь, ответственного редактора. В газетах обычно можно напрямую связаться с журналистами и редакторами новостей. На радиостанциях в отделе новостей зачастую работает не более одного человека, но если это более крупная компания, то, вероятно, у неё тоже есть ответственный редактор. Кроме того, следует взаимодействовать с такими местными органами, как министерство по делам печати, управление по связям с общественностью и т. д., которые занесут вас в список мероприятий для СМИ. Если вы не можете определиться, с кем именно связываться, вы всегда можете позвонить по общему номеру и спросить у администратора, кто имеет возможность осветить местную пресс-конференцию по вашей проблеме.

7. Организуйте мероприятие

Прежде всего разошлите уведомления для СМИ.  Большинство репортёров пользуются электронной почтой, но некоторые всё ещё задействуют факс. Затем позвоните журналистам, чтобы удостовериться в получении материалов. Рекомендации здесь следующие:

• Определите наиболее интересные для прессы моменты вашего мероприятия и сформулируйте их в одном–двух предложениях.
• Произнесите этот текст вслух, прежде чем звонить. Возможно, всё стоит записать дословно.
• Представьтесь.
• Будьте дружелюбны, но сразу переходите к делу.
• Спросите, найдётся ли у них пара минут, прежде чем приступить выступлению.
• Если вам ответили, что у них поджимают сроки, это почти всегда означает, что разговаривать они не могут. Узнайте, когда будет более подходящее время, и перезвоните.
• Попробуйте поговорить с людьми напрямую. Оставлять сообщения не так эффективно, особенно если вы совершенно незнакомы с человеком, которому звоните.
• Если же вы всё-таки оставили сообщение, не стесняйтесь перезванивать каждые час или два, пока не дозвонитесь — однако не оставляйте больше сообщений.
• Если вы не достучались до нужного человека, беседуйте с тем, кто есть. Отделы новостей обычно устроены таким образом, что любой репортёр имеет право опубликовать экстренную новость.
• Лучшее время для звонка репортёрам — 8–10 утра или ближе к вечеру.
• Будьте готовы к тому, что с вами будут не вполне вежливо разговаривать. Поначалу это может показаться недружелюбным, но не принимайте всё на свой счёт. Им приходится работать в весьма динамичной и ориентированной на результат среде, и они предполагают, что вы это понимаете.

8. Проведите мероприятие

Придите как минимум на полчаса раньше, если вам нужно подготовить визуальные элементы или другой реквизит. Назначьте одного или двух человек для встречи представителей СМИ. У них должно быть достаточное количество пресс-пакетов. Ключевым моментом здесь является то, что встречающие не должны также быть выступающими. Репортёры не всегда представляются, поэтому у людей следует интересоваться, кто они. Телевизионных и фотожурналистов легче опознать, потому что у них при себе будет дорогостоящее оборудование, в то время как журналисты печатных изданий и некоторые блогеры могут делать заметки в блокнотах. Обязательно запишите их имена и издания.

Начните мероприятие вовремя. Журналисты нередко сильно опаздывают, поэтому не удивляйтесь, если кто-то появится по ходу дела. Начните с представления всех выступающих, а затем выступите со своими тезисами. Всё это должно занять не более 6–8 минут, и потом сразу следует приступить к ответам на вопросы. В ходе ответов, однако, у вас появляется возможность повторить свои основные тезисы. Не бойтесь повторяться, поскольку ваша основная цель состоит в том, чтобы донести ваше послание до всех. После официальной части журналисты, возможно, пожелают взять интервью один на один. Сначала поговорите с крупнейшими и наиболее важными СМИ и, опять же, используйте эту возможность, чтобы довести ваши мысли.

9. Последующие шаги

• Обновите свой список СМИ.
• Соберите все получившиеся материалы и разошлите всем интересующимся.
• Отметьте событие.

График подготовки пресс-конференции

Вот ориентировочные сроки, которые помогут вам рассчитать, сколько времени займёт подготовка к мероприятию. В любом случае всегда стоит начать пораньше, и всё это лишь рекомендации. Если у вы располагаете всего парой свободных часов в день или над мероприятием работает небольшая команда, вам следует выделить ещё больше времени на подготовку.

За четыре недели

• Сформулируйте свои тезисы, адаптируйте их для прессы и завершите разработку плана.

За три недели

• Начните связываться с потенциальными выступающими.
• Начните подыскивать подходящее место.
• Составьте список СМИ.

За две недели

• Окончательно определитесь с докладчиками.
• Окончательно определитесь с местом проведения, включая резервное помещение, если мероприятие планируется на открытом воздухе.

За неделю

• Соберите пресс-пакеты, включая уведомления для СМИ, пресс-релиз, заявление для прессы.
• Перепроверьте текст выступления со всеми выступающими.
• Попытайтесь запомнить своё выступление наряду с другими пунктами, которые вы ходите обсудить с журналистами.
• Определитесь со своим внешним видом.

За два дня

• Разошлите уведомления для СМИ во все издания.
• Проведите первый раунд телефонных переговоров с журналистами.
• Соберите выступающих и проведите генеральную репетицию мероприятия, в том числе ответов на вопросы.

За день

• Проведите второй раунд телефонных переговоров с журналистами; обязательно поговорив с ними лично.

В день мероприятия

• В 8–9 утра осуществите ещё один обзвон, чтобы удостовериться, приедут ли репортёры и другие возможные лица.
• Прибудьте на мероприятие за полчаса до его начала.
• Проведите пресс-конференцию.

На следующий день

• Соберите все материалы.
• Обновите свой список СМИ, внеся в него все выявленные контактные данные.