Методы управления проектами для укрепления сотрудничества и повышения производительности труда

Что такое методы управления проектами

Под методами управления проектами понимаются приёмы и процессы, направляющие их ход от начала до конца. Их существует множество, и каждый из них предназначен для обеспечения бесперебойного и успешного выполнения проектов в различных отраслях. Выбор правильного решения зависит от ряда ключевых факторов, включая размера вашего проекта, его целей и сложности.

Что такое инструменты управления проектами

Инструменты управления проектами представляют собой программные решения, упрощающие работу над различными аспектами проекта. Независимо от того, идёт ли речь об управлении задачами, обеспечении взаимодействия или стимулирования командной работы, они помогают поддерживать всё в норме. Эти инструменты предназначены для повышения производительности труда, улучшения организации и облегчения совместной работы.

Семь лучших инструментов и методов управления проектами

С учётом столь значительного числа методов и инструментов управления проектами в них вполне можно запутаться. Однако следующие семь должны быть в арсенале каждого руководителя проекта.

1. Структура распределения работ (WBS)

Структура распределения работ представляет собой подход к управлению проектами, разбивающий проект на более мелкие управляемые задачи и промежуточные цели. Он позволяет представить проект в виде иерархии: наверху будут основные его цели, а ниже — уровни задач и подзадач с описанием всех шагов, необходимых для их достижения. Подобный метод особенно полезен для определения масштаба проекта, оценки сроков его выполнения и отслеживания прогресса. Он отлично подходит для крупных и сложных проектов, позволяющих одновременно работать над различными задачами.

2. Метод критического пути (CPM)

Метод критического пути нацелен на определение наиболее длинной цепочки задач, необходимых для своевременного завершения проекта. Эти ключевые задачи можно назвать критическими, и они должны иметь наивысший приоритет в расписании проекта. Поскольку они выполняются шаг за шагом, любая задержка в выполнении одной из них напрямую влияет на общий график. Подобный метод полезен для точного определения наиболее важных задач, выявления зависимостей, способных повлиять на сроки реализации, и расчёта продолжительности выполнения каждой задачи. Он особенно актуален для проектов, ставящим во главу угла выполнение графика.

3. Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта служат в качестве универсального инструмента управления проектами, который можно использовать наряду с различными другими методами. Это столбчатые диаграммы, позволяющие визуализировать задачи проекта и связанную с каждой из них временную шкалу. Они включают в себя три компонента:

• задачи проекта;
• дата начала выполнения каждой задачи;
• дата завершения каждой задачи.

Задачи последовательно располагаются по оси X, а по оси Y образуются прямоугольники, представляющие даты их начала и завершения. Диаграммы Ганта дают специалистам чёткое представление о том, кто работает над той или иной задачей, сколько времени должно занять выполнение каждой из них, а также об их созависимостях и контрольных точках, гарантируя, что проекты уложатся в соответствующий бюджет и сроки.

4. Каскадная модель

Каскадная модель представляет собой более простой и линейный подход к управлению проектами, особенно популярный у разработчиков программного обеспечения. Она разбивает проект на пять основных этапов:

1. Требования. Формулировка всех нюансов проекта и выработка чёткого плана.
2. Разработка. Продумывание структуры проекта.
3. Реализация. Фактическая техническая работа.
4. Проверка. Тестирование с целью обеспечения качества и удобства работы.
5. Внедрение. Запуск продукта и начало его обслуживания.

Каскадная модель помогает поддерживать ход проекта на основе чёткого плана, позволяя легко отслеживать выполнение задач в соответствии с ожидаемыми результатами. Однако в силу своей прямолинейности она лучше подходит для проектов, которые не планируется видоизменять после реализации.

5. Гибкое управление проектами

Под гибким управлением проектами понимается поэтапный подход, при котором работа разбивается на короткие временные интервалы для решения задач мелкими очередями. Используя такие инструменты, как таск-трекеры и канбан-доски, специалисты планируют каждый этап, тесно сотрудничая при его разработке, тестировании и анализе. Это позволяет им быстро адаптироваться на основе постоянной обратной связи. Подобный метод делает акцент на командной работе и гибкости, помогая командам снижать риски в сложных проектах и оставаться в согласии с целями проекта и заинтересованными сторонами. Одним из распространённых подходов здесь является Scrum, подразумевающий разбивку проекта на этапы от одной до двух недель и предполагающий быстрые ежедневные проверки или совместные совещания.

В начале каждого этапа команда ставит конкретные цели, а в конце анализирует достигнутые результаты и корректирует планы на следующий шаг. Подобные укороченные циклы обратной связи повышают вероятность успеха всего проекта.

6. Канбан

Канбан — это метод управления проектами, позволяющий визуализировать рабочие процессы и управлять ими. Он предполагает разбивку рабочего процесса на более мелкие задачи, а затем их упорядочивание и формализацию, чтобы каждый мог легко отслеживать ход их выполнения. В соответствующих приложениях задачи отображаются в виде столбцов, обычно помеченных как «Текущие задачи», «В работе» и «Готовые». Некоторые также добавляют столбец «Проблемные» для задач, которые находится в работе, но сталкиваются с препятствиями. Подобная визуализация позволяет всем сразу увидеть степень реализации проекта, сообща работать над управлением задачами и быстро выявлять любые проблемы, способные замедлить работу.

7. Метод оценки и анализа программ (PERT)

Он представляет собой способ оценки времени реализации проекта. Он предполагает перечисление всех запланированных задач и оценку временных затрат на каждую из них по трём категориям: оптимистичные сроки, максимально возможные сроки и наиболее вероятные сроки. Это позволяет вычислить среднее значение для каждой задачи, которое затем помогает наметить пути её реализации в установленные сроки. В отличие от некоторых других подходов, рассматриваемый метод предполагает создание визуальной карты, отображающей взаимосвязи между задачами, а не простое их перечисление. Поэтому он более точен, но и более сложен и лучше всего подходит для проектов с большим количеством неизвестных или сомнительных привходящих.