Мы все сталкивались с трудностями, связанными планированием времени на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом, считая, что не только уложитесь в установленные сроки, но и успеете сходить в спортзал и приготовить полезную домашнюю еду. Однако на деле не успеваете вовремя выехать, попадаете в пробку и добираетесь до своего рабочего места уже изрядно раздражённым. Садясь, наконец, за работу над откладываемым неделями проектом, вы осознаете, что у вас до полудня назначены очередные совещания и вы уже опаздываете на первое из них.
По завершении всего этого вы начинаете копаться в электронных письмах, и тут вас приглашают на встречу с руководством. У него есть к вам срочная просьба, выполнение которой займёт «всего час», а на деле все три. Однако несмотря на всё это всё же существуют способы наверстать эти, казалось бы, навсегда потерянные часы рабочего дня. Всё сводится к умению организовать своё рабочее время, т. е. управлять им, не позволяя ему управлять вами. Здесь мы рассмотрим десять советов, способных помочь этому научиться.
1. Определите, на что обычно уходит ваше время
Чтобы научиться управлять рабочим временем, сначала нужно понять, на что оно обычно уходит. Постарайтесь тщательно отследить свой график в течение недели, включая все свои ежедневные действия. Это поможет вам:
- определить, сколько вы реально можете сделать за день;
- выявить потери времени;
- сосредоточиться на занятиях, приносящих наибольшую отдачу.
После проведения подобного аудита, вам станет совершенно ясно, сколько времени у вас тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия. Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас занимает выполнение определённых типов задач, что будет очень полезно для дальнейшего планирования. Это также поможет вам определить время суток, когда вы наиболее продуктивны и понять, когда лучше всего работать над вашими проектами, требующими особой сосредоточенности и креативности.
Профессиональный совет. Выясните, насколько реалистично вы оцениваете свои вилы. В конце проверки сравните, сколько времени у вас заняло выполнение определённых задач или проектов, с ожидаемым временем их выполнения. Мы часто переоцениваем себя в этом отношении. Если имеет место существенное расхождение, примите это во внимание при планировании своего будущего графика, чтобы более точно распределить своё время и избежать проблем и пропущенных сроков.
2. Составьте распорядок дня и придерживайтесь его
Этот шаг абсолютно необходим, если вы хотите научиться управлять своим рабочим временем. Даже не пытайтесь начинать свой день без подобного расписания. Прежде чем уйти с работы, составьте список самых неотложных задач на следующий день. Этот позволит вам приступить к работе сразу, как только вы доберётесь до офиса. Изложение всего на бумаге избавит вас от необходимости ворочаться ночью, пытаясь сформулировать всё в уме. Напротив, вы сможете выспаться и даже проснуться утром с новыми идеями. Если же вы не можете сделать это накануне, список нужно составить прямо с утра. Вы обнаружите, что время, потраченное на составление чёткого плана, — ничто по сравнению со временем, которое вы потеряете, бессистемно перескакивая с одной задачи на другую.
3. Грамотно расставляйте приоритеты
При составлении списка дел решающим фактором является грамотная расстановка приоритетов. Начните с вычёркивания второстепенных задач. Затем определите три или четыре наиболее важные задачи и выполните их в первую очередь — таким образом, вы будете уверены, что сделали самое важное. Проанализируйте свой список дел и убедитесь, что вы составили его исходя из важности задач, а не их срочности. Важные задачи нацелены на достижения ваших целей, в то время как срочные требуют немедленного внимания и связаны с достижением целей кого-то другого. Мы склонны сосредотачиваться на срочном, хотя на деле должны отдавать предпочтение действиям, способствующим достижению наших собственных бизнес-целей. Чтобы избежать этой ошибки, можно придерживаться т. н. матрицы Эйзенхауэра, представляющей собой организационный инструмент для ранжирования задач исходя из их важности и срочности.
Она состоит из следующих секторов:
- Важные и срочные. Эти задачи должны быть выполнены в сжатые сроки, и откладывать их нельзя.
- Важные, но несрочные. Эти задачи важны, но не требуют немедленного решения и должны быть включены в долгосрочную стратегию. Старайтесь проводить большую часть своего рабочего времени в этом секторе.
- Срочные, но неважные. Сведите их к минимуму, перепоручите или вообще вычеркните, поскольку они не способствуют достижению значимых результатов. В основном это просто отвлекающие факторы, возникающие в результате плохого планирования со стороны.
- Несрочные и неважные. Эти задачи или малозначимые, или вообще незначимые, и их следует по возможности исключить.
Постарайтесь создать свою собственную матрицу управления временем и включить в неё пункты из вашего списка дел и повседневных занятий, чтобы оценить затраты времени на каждую из них. На компьютере это может занять всего минуту.
Если вы научитесь грамотно расставлять приоритеты, ваше управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить своё внимание в те периоды, когда времени совершенно не хватает.
4. Сочетайте похожие задачи
Экономьте своё время и силы, концентрируясь на задачах одного типа прежде чем идти дальше. Например, выделите специальные периоды времени для ответов на электронные письма, телефонных звонков, оформления документов и т. д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это как минимум отвлекает ваше внимание. Отключите уведомления в телефоне и электронной почте, чтобы полностью избавиться от соблазна проверить их вне плана.
5. Избегайте многозадачности
Это один из самых простых советов, но следовать ему может оказаться весьма сложным делом. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не обращайте внимания на отвлекающие факторы. Может возникнуть соблазн работать в режиме многозадачности, но, пытаясь это сделать, вы лишь навредите себе. Переключаясь с одной задачи на другую, вы теряете время и снижаете производительность труда. Пытаться выполнить слишком длинный список дел за раз тоже не стоит. От вашей спешки он не сократится, поэтому действуйте шаг за шагом.
6. Устанавливайте временные рамки для каждой задачи
Составление расписания должно предполагать установление временных рамок для каждой задачи, а не просто их выполнение по мере сил. Список дел — это хорошо, но его ещё нужно успевать выполнять. Чтобы задать постоянный темп своему рабочему процессу, здесь может помочь «техника помидора». Она заключается в разбитии всех задач на 25-минутные отрезки с короткими перерывами между ними и продолжительным перерывом по завершении четырёх. Подобная техника уравновешивает фокусировку внимания частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию. Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный ритм, попробуйте тайм-боксинг, позволяющий выделять разное количество времени на разные задачи. Используйте свои наработки в плане оценки времени на их выполнение, и переходите к следующему важному занятию по его истечении. При соблюдении всех этих условий ваша производительность труда резко возрастёт, а список дел сократится.
7. Организуйте перерывы
Как ни странно, перерывы тоже необходимы в деле управления рабочим временем. Исследования показывают, что регулярные паузы улучшают производительность труда, психическое состояние, способность принимать решения и память. Пропуск же перерывов может привести к более быстрому эмоциональному выгоранию и ещё большему стрессу. Это, в свою очередь, приведёт к упадку сил, повысит утомляемость и расстроит познавательные способности, продуктивность и вовлечённость в работу. Соответственно, как бы странно это ни звучало, большее количество перерывов может помочь вам сделать больше работы за меньшее время. Поэтому следует обязательно включить их в ваше расписание. Когда вы закончите ту или иную задачу, дайте себе возможность перевести дух. Сделайте мини-паузу, чтобы зарядиться энергией. Это может быть короткая прогулка, зарядка и т. п.
8. Научитесь отказывать
Вы не сможете управлять своим рабочим временем, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не стесняйтесь это делать. И если вы взялись за явно бесперспективный проект, постарайтесь от него избавиться. Вместо того чтобы выполнять много задач, приносящих мало пользы или вообще её не приносящих, сосредоточьтесь только на полезных задачах, даже если вы выполните немного. Следует помнить, что 20% усилий приносят 80% результата. Распределяйте усилия соответствующим образом, и если вы не можете отказаться от той ини иной задачи, перепоручите её кому-нибудь.
Делегирование ответственности может оказаться непростым делом, но оно способно творить чудеса в плане управления рабочим временем. Если у вас есть талантливые подчинённые, не следует пренебрегать их помощью.
9. Наведите порядок на рабочем месте
Дисциплина, несомненно, необходимо для эффективного управления рабочим временем. Если у вас на столе разбросаны груды бумаг, найти нужную будет всё равно что отыскать иголку в стоге сена. Мало что так расстраивает, как трата драгоценного времени на поиски потерянных вещей — не говоря уже о том, что беспорядком сам по себе мешает сосредоточиться. Здесь большое значение играют мелочи. Организуйте систему хранения документов. Отпишитесь от ненужных электронных рассылок. Автоматизируйте рутинные задачи и процессы. Используйте специальные приложения для организации рабочего времени, чтобы повысить производительность труда. Здесь зачастую достаточно одного усилия, и вы получите долгосрочные преимущества.
10. Устраняйте отвлекающие факторы
Соцсети, сайты, коллеги, текстовые сообщения — число отвлекающих факторов на работе можно перечислять бесконечно. Если вы хотите научиться управлять рабочим временем, их нужно активно устранять. Закройте за собой дверь, чтобы избежать помех. Закройте все вкладки, кроме нужных. Отключите уведомления о новых сообщениях и отложите свои личные телефонные звонки. Начните с малого: определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на преодолении их в течение двух недель. И помните, что полноценный сон, употребление достаточного количества воды и здоровое питание может помочь вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно во время послеобеденного спада.
Грамотное управление рабочим временем — это вопрос навыков, а не ухищрений
На деле никакие профессиональные советы или календари сами по себе не избавят вас от проблем с управлением рабочим временем, если у вас для этого не сформированы необходимые навыки. Главных из них три:
- Оценка собственных сил. Реалистично оценивайте своё время, понимая, что оно представляет собой ограниченный ресурс.
- Организованность. Структурирование целей, планов, расписаний и задач для максимально эффективного использования вашего времени.
- Адаптивность. Постоянно следите за тем, как вы используете своё рабочее время, в том числе в плане перерывов и изменения приоритетов.
Приведённые выше советы помогут вам выработать и укрепить эти навыки грамотного управления рабочего временем.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter
