СЭД: 10 лучших систем электронного документооборота для бизнеса в России

Что такое система электронного документооборота

СЭД позволяет автоматизировать делопроизводство, сделать работу с документами более быстрой, наладить контроль исполнительской дисциплины, сократить количество рутинных задач у административного сектора.

Если рассмотреть традиционное бумажное делопроизводство, можно выделить ряд проблем, с которыми регулярно сталкиваются сотрудники предприятий. Например:

• потеря документов;
• попадание внутренних бумаг к третьим лицам;
• трата рабочего времени на поиск нужных документов;
• накопление большого количество документов, которые нуждаются в обработке;
• длительные процедуры подготовки и согласования документов, формирования дел, обработки исходящей и входящей корреспонденции, а также внутренних бумаг компании;
• невозможность отследить историю работы с тем или иным документом, бесконтрольность исполнителей;
• финансовые расходы на ксерокопирование и распечатку бумаг.

Функциональность системы электронного документооборота значительно выше, чем возможности классического бумажного. Такие сервисы позволяют:

• наладить работу с электронной версией на всех этапах жизненного цикла каждого документа;
• организовать электронный архив для надежного и централизованного хранения документов;
• быстро находить нужные электронные файлы;
• настраивать маршрутизацию;
• минимизировать время, которое сотрудники тратят на работу с бумагами: их создание, корректировку, согласование, подписание;
• автоматизировать процесс документального взаимодействия между сотрудниками;
• сохранять в системе все действия, которые производились с документами, для максимального контроля и исполнительности.

Используя СЭД, можно не просто перевести делопроизводство компании в электронный вид, но и ускорить бумажную работу без потери ее качества, разгрузить персонал, добиться более оперативного принятия решений. Предприятие становится гибким и легче адаптируется к рыночной ситуации в своем сегменте.

Основные понятия и принципы

Рассматривая систему электронного документооборота, важно разбираться в понятиях и терминах, которые с ней неразрывно связаны. Далее в статье рассмотрим список основных из них.

Также можно выделить ключевые принципы СЭД.

1. Документ регистрируется в электронной системе только один раз, что позволяет однозначно идентифицировать его в любой инсталляции.
2. ЭД движется непрерывно, поэтому можно точно определить ответственного за его исполнение в тот или иной момент времени.
3. Может выполняться параллельно несколько операций, что дает возможность минимизировать время движения ЭД и ускорить его исполнение.
4. Продвинутая система отчетности по разным атрибутам и статусам ЭД позволяет контролировать перемещение документов в рамках процессов документооборота, а также использовать данные из отчетов для принятия управленческих решений.
5. Документы находятся в единой документной базе (или согласованной распределенной), это исключает создание дубликатов внутри сети.
6. Быстрый поиск документов по минимально информативным запросам благодаря эффективно организованной системе.

История развития

В условиях территориальной разрозненности филиалов и большого объема документации процессы согласований тянулись неделями, а иногда это занимало несколько месяцев. Поэтому с появлением компьютерных систем крупные предприятия стремились к автоматизации документооборота, что послужило толчком для создания данной технологии.

Первые сервисы стали появляться в 80-е годы прошлого века. Они были разработаны для конкретных компаний целенаправленно и соответствовали внутренним регламентам. Такие системы было практически невозможно масштабировать или изменить их структуру.

В середине 90-х годов разработчики начали представлять универсальные СЭД. В их основе лежало унифицированное ядро, после чего продукт просто адаптировался под нужды клиента. Такие сервисы позволяли организациям:

• регистрировать исходящую и входящую документацию;
• осуществлять контроль их исполнения;
• формировать отчеты.

2000-е годы ознаменовались переходом от примитивных к более сложным системам, которые позволили оптимизировать документооборот и управлять им. Появилось понятие Workflow, а в 2002-2003 гг. разработчики представили первые комплексные СЭД, которые объединяли управление потоками работ и электронные архивы.

Когда в 2005 году рынок открылся для зарубежных разработчиков, российским предприятиям стали доступны ECM – системы управления информацией компании. Они позволяли работать не просто с электронными документами, но и охватывали метаданные. Двухзвенная архитектура «СУБД – приложение» эволюционировала в трехзвенную «СУДБ – сервер – интерфейс». Это открывало более широкие возможности для одновременного решения разноплановых задач и устранения ошибок.

В последнее время разработчики сосредоточились в основном на улучшении интерфейсов, юзабилити, автоматизации процессов в существующих IT решениях, создании облачных продуктов и мобильных приложений.

Виды СЭД

Существует несколько классификаций, в рамках которых системы электронного документооборота разделяются на виды в зависимости от различных факторов. Рассмотрим подробнее основные из них.

По принципам работы СЭД бывают следующих видов:

• классические – в электронный вид переводятся все документы и процессы в компании;
• клиент-серверные – используются в универсальных системах и размещаются на выделенном сервере, это повышает надежность и скорость работы;
• на основе баз данных – работают совместно с базами данных компании, которые могут содержать большие объемы информации;
• на основе веб-технологий – работают через браузер и доступны даже при удаленном доступе к серверу, не требуют дополнительных приложений для пользователей;
• облачные решения – взаимодействие с системой осуществляется через сервер провайдера.

По решаемым задачам и функционалу различают СЭД:

• системы делопроизводства – прямые последователи бумажного делопроизводства, предназначены для компаний любого масштаба, в которых действуют строгие правила документооборота, а управление осуществляется по вертикали;
• электронные архивы – программы для структурированного и надежного хранения любых документов (текстовых, графических, мультимедиа), быстрого и удобного поиска, разграничения прав доступа;
• workflow-системы – автоматизируют не отдельно взятые функции, а целые бизнес-процессы, дают четкое понимание о том, кто, когда, как создает или обрабатывает документ, куда его отправляет или откуда получает; достаточно сложные решения, требующие длительного внедрения;
• гибридные – имеют настраиваемый алгоритм и сочетают преимущества нескольких разновидностей систем;
• коллаборативные – поддерживают разные форматы взаимодействия с документами, что открывает возможности для более гибкой настройки рабочего процесса;
• с опциями CRM – кроме организации работы с документами, содержат данные для взаимодействия с клиентами и партнерами;
• ECM-системы – включают функции перечисленных систем, но являются более гибкими, позволяют работать не только со структурированным контентом, но и с неструктурированным, некоторые программы имеют опции управления заданиями.

По универсальности выделяют такие СЭД:

• коробочные – готовые решения, которые применяются в том виде, в котором они есть, без подстройки под потребности бизнеса;
• индивидуальные – разрабатываются для клиента персонально, учитывают специфику, задачи и требования компании;
• комбинированные – имеют универсальное (коробочное) ядро и гибкие функции, которые можно настроить под потребности компании.

По масштабам различают такие СЭД:

• внутренний – документооборот строго внутри организации: между сотрудниками и руководством; может быть организован по самым различным правилам, т. к. не регулируется законодательством;
• внешний – документооборот с контрагентами, требует соблюдения определенных правил, которые установлены на законодательном уровне;
• с государственными органами – это передача документов, в т. ч. отчетности, в государственные ведомства: пенсионный фонд, Росстат, соцстрах, налоговую и т. д.

Отдельные системы электронного документооборота разрабатываются для поддержки определенных видов документов, например, кадровой, финансовой, медицинской и т. д.

Технические возможности современных СЭД

Уже давно задачи СЭД выходят далеко за пределы традиционного делопроизводства, а значит, требования к функционалу таких программ становятся все выше. К числу базовых возможностей систем электронного документооборота относятся:

• управление документами (создание, регистрация, контроль потоков, повседневная работа) и этапами ее движения в организации;
• стандартизация документов, форм, реквизитов;
• создание единой структуры и схемы работы во всех отделах и подразделениях;
• упорядоченный обмен данными между всеми уровнями в компании;
• управление потоками документов: маршрутизация, совместное использование файлов отдельными сотрудниками;
• ускорение процедуры согласования документов и ознакомления с ними;
• автоматизация бумажной работы;
• связь с бумажным документооборотом;
• контроль исполнительской документации;
• мониторинг актуальности документов, в т. ч. входящих, внешних, а также отправка в архив устаревших документов;
• организованный и быстрый поиск документов, сбор данных;
• возможность обсуждения и обмена файлами;
• формирование статистической, аналитической и другой отчетности;
• применение ЭЦП;
• обеспечение информационной безопасности, в т. ч. разграничение доступа, управление им и обеспечение конфиденциальности;
• интеграция с другими офисными программами и электронной почтой;
• создание архива и справочников;
• отправка бумаг в контролирующие органы;
• автоматическая сверка взаиморасчетов.

Современные СЭД, даже коробочные их варианты, как правило, способны подстраиваться под нужды предприятия и масштабироваться. Функционал в целом должен быть рассчитан на то, что компания будет расширяться. Это позволит избежать сложностей при работе с системой даже спустя несколько лет.

Требования к системе электронного документооборота

Для правильного выбора эффективной системы электронного документооборота компаниям важно сформулировать конкретные требования к ней. Предлагаем обратить внимание прежде всего на следующие параметры программного продукта:

1. масштабируемость – по количеству и документов, и подключенных рабочих мест;
2. функциональность – система должна быть предназначена для решения всех рабочих задач;
3. быстродействие – отклик системы / сайта не должен превышать 3 секунд;
4. кроссплатформенность – совместимость с разным ПО, СУБД, операционными системами;
5. совместимость системы с ПК, на который она будет устанавливаться;
6. интеграция со сторонними приложениями, сайтами и учетными системами;
7. удобная настройка, поддержка и администрирование системы своими силами или с привлечением аутсорсеров;
8. адаптивность под специфические процессы;
9. наличие мобильного приложения с полным набором функций для решения необходимых задач;
10. интуитивно понятный, простой, дружелюбный к пользователю интерфейс;
11. приемлемая скорость внедрения IT продукта;
12. импортонезависимость.

Обратите внимание! Перечисленные параметры должны быть актуальны и в «обратном порядке», т. е. в случае, когда предприятие оснащено современной техникой, а ее работники уверенные пользователи ПК и имеют все средства для деловой коммуникации.

Преимущества и недостатки СЭД

С появлением современных систем электронного документооборота на новый уровень в компаниях вышло не только делопроизводство, но и все документальное сопровождение бизнес-процессов.

Большая часть из приведенных минусов являются временными, а остальные легко решаются по мере адаптации сотрудников к новой системе. Что касается финансовых затрат, то их компенсирует экономия в будущем.

Внедрение и работа в СЭД

Процедура внедрения СЭД на предприятии может занимать от недели до нескольких месяцев. Переходный период зависит от того, какие процессы в компании нуждаются в автоматизации, возможно ли это реализовать, используя коробочное решение, или требуется разработка индивидуального проекта системы.

Внедрение типовой СЭД осуществляется в несколько этапов:

1. Выбор подходящего IT-решения.
2. Установка программного обеспечения на серверы и ПК заказчика, интеграция с другими системами в компании.
3. Тестирование и оценка, введение системы в опытную эксплуатацию.
4. Обучение администратора системы на стороне клиента и сотрудников, которые будут непосредственными пользователями системы.
5. Консультирование представителей заказчика на начальной стадии.

Если предполагается разработка индивидуального решения, процесс его внедрения обычно предполагает следующие шаги:

1. Предпроектный анализ бизнес-процессов предприятия заказчика, изучение регламентов и маршрутов документации, порядка взаимодействия с ней, фиксация слабых мест для оптимизации данных процессов по мере перехода на электронное делопроизводство.
2. Разработка с учетом предпроектного обследования и согласование с клиентом функциональной спецификации, где отражаются все опции и возможности будущей системы.
3. Расширение и доработка базового ПО согласно утвержденной спецификации.
4. Демонстрация и установка готовой системы или передача настроек для установки сторонним инсталлятором.
5. Опытная эксплуатация и подготовка ПО к использованию компанией-заказчиком в рабочем режиме, настройка, подключение к другим системам.
6. Обучение пользователей и администратора на стороне заказчика, перевод в промышленную эксплуатацию.

Важно не только внедрить на предприятии СЭД, но и внести изменения в ее учетную политику, издать приказ о переходе на электронный документооборот, где указать задачи и цели данного изменения, прописать определения и термины, правила работы с электронной документацией и порядок доступа к системе.

Проблемы и риски внедрения СЭД

При внедрении системы электронного документооборота на предприятиях чаще всего возникают следующие проблемы:

• низкий уровень компьютерной грамотности, консервативность сотрудников и руководящего состава компании (чаще всего у специалистов пенсионного и предпенсионного возраста);
• отсутствие регламентов, стандартизации и структуры бизнес-процессов, плохая организация работы с документами;
• недостаточное техническое оснащение или его несоответствие требованиям современных систем;
• отсутствие четкого управления проектом;
• отсутствие систем электронного документооборота у контрагентов (клиентов, поставщиков, партнеров).

Чтобы внедрение и переход на систему электронного документооборота прошло успешно, руководителю предприятия стоит придерживаться таких правил:

• активно способствовать внедрению СЭД участвовать в процессах в рамках своих компетенций и знаний, особенно на этапе предварительного проектирования системы;
• выделять ответственных сотрудников и углубленно обучать их для последующей поддержки портала;
• бесплатно организовывать обучение всех сотрудников, которые работают с документами, каждый из них должен получить инструкции по взаимодействию с продуктом;
• придерживаться принципа поэтапности при внедрении;
• давать сотрудникам четкие директивы, показывать личный пример.

Большинство трудностей на начальном этапе связаны именно с человеческим фактором. Однако, соблюдая изложенные правила, можно создать все условия для минимизации сложностей и облегчения адаптации работников к изменениям. В конечном счете СЭД обеспечивает компании более удобную, быструю, эффективную, лишенную ошибок работу с документами, которая с лихвой окупает затраты на старте.

Как выбрать оптимальную СЭД

Каждая компания выбирает систему электронного документооборота с учетом своих требований, особенностей, специфики деятельности, отрасли. Чем сложнее процессы в организации, тем более тщательно следует подходить к выбору ПО.

Если у вас небольшая фирма с простым документооборотом, для выбора IT решения можно использовать следующий способ:

1. Изучить функции ПО и проанализировать их актуальность для вашего бизнеса.
2. Убедиться в совместимости с ПК и возможности интеграции с имеющимися IT-системами.
3. Найти примеры использования системы, почитать о ней на специализированных форумах, ознакомиться с отзывами и кейсами разработчика.
4. Посмотреть и проанализировать скриншоты на предмет удобства интерфейса программы или сайта.
5. Протестировать демо-версию IT решения. Некоторые разработчики размещают бесплатные пробники программ в свободном доступе, а другие (например, «Евфрат») предоставляют их только по запросу после обязательной беседы.
6. Узнать цены на само ПО, а также на услуги его установку, поддержку.

Перед тем, как приступить к выбору системы, необходимо четко сформулировать цели перехода на электронный документооборот. Это поможет подобрать оптимальное решение и избежать неоправданных ожиданий.

Если компания крупная, с большим количеством бизнес-процессов, сложными маршрутами движения документов, рекомендуем использовать наш чек-лист при выборе СЭД.

1. Надежен ли производитель ПО?
2. Есть ли у него опыт и компетенции в создании подобных IT решений?
3. Сколько специалистов на рынке по данному продукту?
4. Доступны ли специалисты в вашем регионе?
5. Есть ли перспективы развития ПО?
6. Имеет ли разработчик программы сотрудничества с гос. органами?
7. Есть ли у разработчика методологический отдел?
8. Какие функции есть у системы?
9. Какая стоимость решения и его отдельных функциональных блоков?
10. Доступно ли масштабирование системы?
11. Удастся ли интегрировать IT решение в имеющуюся на предприятии информационную систему?
12. Насколько сложным будет внедрение СЭД?
13. Насколько сложно будет пользователям освоить систему?
14. Предусмотрена ли техническая и методологическая поддержка со стороны разработчика?
15. Есть ли успешный опыт внедрения и развития подобной СЭД? Где можно с ним ознакомиться?
16. Какова стратегия развития данного IT решения? Есть ли у разработчика планы относительно него?

На сегодняшний день имеет значение, в какой стране разрабатывается ПО, не применяет ли производитель импортные компоненты, позволяет ли система вести документооборот в строгом соответствии с законодательством РФ.

Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

Переход с бумажного документооборота на СЭД требует учитывать такие стандарты и законы:

• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• 152-ФЗ «О персональных данных»;
• 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
• 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ №754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых гос. органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения», а также приказы и письма других ведомств;
• ГОСТы и стандарты, которые регулируют ведение архивного дела и делопроизводства: ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и т. д.;
• общероссийские классификаторы.

Ознакомиться с этими документами можно на сайтах соответствующих государственных органов РФ.

Разработка IT-продуктов для электронного документооборота строго не регламентируется, но за разглашение коммерческой или государственной тайны и неправомерный доступ к информации предусмотрена административная и уголовная ответственность для всех участников процесса.

Обзор систем электронного документооборота

Рассмотрим несколько популярных программных продуктов рынка СЭД, которые востребованы в России и активно внедряются отечественными компаниями для перехода на электронный документооборот и автоматизации бизнес-процессов.

1С:Документооборот

ПО позволяет автоматизировать работу с документами, что на крупных предприятиях способствует улучшению взаимодействия между работниками и контролю их рабочего времени со стороны руководителей.

Преимущества программы:

• невысокая стоимость;
• простота в использовании;
• возможность правильно организовать рабочее время;
• контроль персонала.

К недостаткам можно отнести то, что приобрести ПО можно только через сайт официального дилера.

СЭД «ДЕЛО»

Высокофункциональная система, которая способна справляться с большими нагрузками. Позволяет собирать обращения граждан, управлять документами, вести договорной процесс, осуществлять контроль поручений, а также организовать удаленную работу сотрудников с документами с помощью мобильного приложения.

Преимущества:

• возможность улучшить рабочий процесс;
• контроль офисного персонала;
• сохранение всех документов в электронном архиве.

Отрицательные стороны:

• недоступны данные о прохождении и состоянии документов;
• продажу осуществляет только официальный дилер.

А2В СЭД

IT решение для работы с документами предприятия, их автоматизации и контроля за деятельностью сотрудников. Имеет конструктор, который позволяет создавать бизнес-процессы. ПО актуально для любой сферы.

Преимущества:

• возможность самостоятельного администрирования;
• наличие функционала для обмена корреспонденцией и чтения почты одновременно с разных электронных ящиков;
• удобство эксплуатации и обработки материалов.

Минусом можно считать очень большое количество различных настроек функциональности, которые не нужны для ведения простого делопроизводства. Для компаний со сложным документооборотом это, наоборот, будет плюсом.

Directum («Директум»)

Программный продукт для хранения абсолютно всей документации в организации, а также управления ею. Обеспечивает высокую конфиденциальность данных благодаря системе шифрования и кодировки.

Преимущества:

• управление бизнес-процессами и договорами;
• проектный документооборот;
• документальное сопровождение совещаний;
• ведение финансового архива;
• интуитивно-понятные сценарии работы.

Негативные моменты:

• невозможно локализовать названия реквизитов;
• нет функции добавления комментариев;
• мало настроек интерфейса.

«Ландокс»

Хорошая программа для внутренних нужд организации, а также работы с контрагентами. Позволяет хранить все текущие документы компании в едином электронном архиве. Предлагает пользователям простой поиск нужной информации в базе.

Преимущества:

• объединение сотрудников из разных филиалов и центров в одной программе;
• функция пакетного сканирования бумажных документов;
• поиск документации по реквизитам.

Минусы:

• ограниченный набор опций;
• могут возникать трудности с освоением ПО.

ELMA

ПО класса BPM (Business Process Management) рассчитана на построение электронного документооборота сложных проектов, позволяет добиться автоматизации и контролировать процесс без привязки к конкретному документу, что отличает данную систему от традиционной СЭД. Документы могут создаваться автоматически или вручную. Для этого используется информация или email.

Преимущества:

• широкий функционал;
• возможность реализовать уникальные бизнес-процессы;
• построение информационной системы адаптивного типа;
• индивидуальные настройки.

Минус в том, что программа достаточно сложная. Новичкам и сотрудникам с невысокой компьютерной грамотностью может быть трудно разобраться с системой.

TESSA

Универсальная высокоскоростная платформа для организации электронного документооборота компаниями любых масштабов. Решение актуально как для небольших фирм, так и для крупных организаций. Простая в использовании система с привлекательным интерфейсом способна хранить любой объем информации.

Преимущества:

• высокая скорость работы;
• кроссплатформенность (ПК, планшеты, смартфоны).

Два возможных минуса:

• трудности с установкой программы;
• возможны периодические зависания системы.

«ТЕЗИС»

IT решение для прозрачного ведения электронного документооборота. Позволяет оптимизировать и автоматизировать процессы, может использоваться как в коммерческих структурах, так и в бюджетных организациях.

Преимущества:

• большой функционал без дополнительных затрат;
• возможность удаленной работы с любого устройства благодаря облачной версии;
• быстрое внедрение и простота освоения программы.

Недостаток системы в том, что время от времени она может зависать.

DocsVision

Система автоматизации управления документооборотом и процессами на предприятии. Позволяет организовать комплексное делопроизводство, электронный архив, договорную работу, а также реализовать спец. решения и оперативное управление, в т. ч. в бухгалтерском учете.

Преимущества:

• возможность разрабатывать заказные IT-решения и мобильные приложения;
• настройка под индивидуальные параметры компании-заказчика;
• информационная безопасность высокого уровня.

Пользователи отмечают единственный минус программы – периодическое зависание.

«Первая Форма»

Веб-приложение для автоматизации ведения электронной документации, проектного управления, постановки задач и контроля их исполнения. Система легко интегрируется со сторонними программами с помощью API.

Преимущества:

• короткий срок установки;
• возможность адаптации под любые задачи бизнеса;
• мобильность работы с системой благодаря веб-интерфейсу и мобильному приложению;
• удобный интерфейс;
• прозрачная стоимость.

Недостатком можно считать то, что «Первая Форма» – это все же не СЭД, а система управления класса workflow.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли вам система электронного документооборота?

Чтобы оценить потребность компании в СЭД, ответьте на такие вопросы:

• сможете ли за несколько секунд найти нужный документ, не отрываясь от телефонного разговора с важным клиентом?
• знаете ли наверняка, какие из выданных поручений выполнены, а какие не выполнены или просрочены в настоящий момент?
• вас устраивает то количество документации, которая сейчас лежит на вашем столе?
• можете ли с уверенностью сказать, где находятся отправленные на согласование документы в данный момент?
• достаточно ли высокая скорость согласования документов в компании, чтобы создавался положительный имидж?

Если вы ответили отрицательно на три и более вопроса, стоит задуматься о внедрении СЭД.

Чем СЭД отличается от ECM-системы?

Основное отличие СЭД от ECM заключается в количестве возможностей системы. У ECM их больше. Эти системы позволяют сформировать единое информационное пространство в организации (документы, медиафайлы, письма, записи справочников и т. д.), в то время как СЭД работает исключительно со структурированными документами.

Чем отличается НСУД от СЭД?

СЭД – это система документооборота конкретной организации, а НСУД – национальная система управления данными. Последняя объединяет в себе всю информацию госструктур, позволяет систематизировать базы данных, государственные реестры и системы.

Чем отличается СМЭВ от СЭД?

Если СЭД может использоваться в любой организации, в т. ч. государственной, то СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия) используется исключительно для обмена данными между разными государственными ведомствами и органами.

Возможен ли документооборот между разными программами?

Да, это возможно. Для обмена документами между контрагентами, использующими разные СЭД, применяется роуминг. Его принцип работы аналогичен работе мобильных операторов. Единственный нюанс: роуминг должен быть включен не только у компании, но и у контрагента.

Стоит ли совмещать СЭД с бумажным?

В начале использования СЭД без совмещения не обойтись, т. к. некоторые уже выпущенные документы (например, справки, приказы, отчеты) хранятся только на физических носителях. Кроме этого, есть вероятность, что не все контрагенты используют электронный документооборот, и документацию для них по-прежнему придется готовить в бумажном варианте.

Какая электронная подпись нужна для электронного документооборота?

Выбор электронной подписи зависит от того, с кем будет происходить обмен документами. Различают 3 вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Главная разница между ними представлена в таблице.

Для обмена документацией с физическими лицами и заверения внутренних документов подходит любая электронная подпись. Если предполагается обмен документами с другими компаниями, может потребоваться как неквалифицированная, так и квалифицированная ЭЦП. Для государственных органов данные должны быть хорошо защищены, поэтому подходит только квалифицированная электронная подпись.

Есть ли экономическая эффективность от внедрения СЭД?

Использование СЭД однозначно приносит компании экономический эффект. Вот результаты проведенных статистических исследований:

• сотрудники экономят до 40% рабочего времени;
• производительность возрастает примерно на 35%;
• корреспонденция и другая документация регистрируется на 70% быстрее;
• поиск нужных документов происходит на 60% быстрее;
• процесс согласования договоров и прочих документов происходит на 45% быстрее;
• экономия времени на подготовку типовых документов составляет 25%;
• организация совещаний происходит на 30% быстрее;
• на подготовку отчетов уходит на 80% меньше времени.

Заключение

Сегодня разработчики представляют на своих сайтах десятки различных систем электронного документооборота с разным функционалом. Выбор той или иной платформы определяется прежде всего с точки зрения специфики деятельности компании и структуры документооборота. Стоит отметить, что в нынешних условиях все больше российских предприятий стремятся переходить на отечественные программные продукты.