Подпись к электронному письму — это ваша цифровая визитная карточка. Однако прежде чем экспериментировать с ней, следует уяснить, чего в этом деле следует избегать на основе конкретных примеров.
Поскольку мы всё больше используем электронную почту для общения, важно сделать так, чтобы наши подписи к электронным письмам выставляли наши компании в положительном свете. Хорошая подпись продемонстрирует ваш профессионализм при общении с клиентами и сотрудниками.
Существует множество способов оформить подпись к электронному письму, однако не все из них будут иметь один и тот же эффект. Многие допускают ошибки, создавая откровенно плохие подписи.
Чтобы помочь вам избежать подобных ошибок, мы собрали пятнадцать примеров неудачных подписей к электронным письмам. Остерегайтесь их, и с вашей подписью, скорее всего, всё будет в порядке.
Избегайте следующих ошибок в подписи к электронному письму
1. Использование пользовательских шрифтов без особой необходимости
Шрифты представляют собой крайне полезный инструмент для выражения креативности и ценностей бренда. Однако в подписях к электронным письмам особые шрифты не нужны, поскольку главное здесь, чтобы они хорошо читались на всех устройствах.
Может показаться, что такой шрифт, как Comic Sans, адресаты оценят за его забавный и необычный характер, но это не так. Изначально этот шрифт был создан для детских комиксов и, следовательно, плохо подходит для деловой переписки. Следует также избегать любых других стильных или причудливых шрифтов.
Нужно также помнить, что большинство пользовательских шрифтов будут преобразованы после отправки письма в зависимости от используемого адресатом приложения. Так что для максимальной чёткости выбирайте самые простые шрифты, предпочтительно без засечек. Arial, Verdana, Georgia и Times New Roman — лучшие варианты для подписи.
2. Добавление GIF-изображений и видеороликов
Видеомаркетинг в последние годы стал одним из самых популярных трендов. Но, опять же, он не должен касаться подписей к электронным письмам. Тем не менее многие люди считают, что с помощью подобного контента они смогут выделиться. Однако большинство людей даже не смотрят GIF-файлы, видео или анимационный контент. Так что это излишний элемент дизайна, который не служит никакой цели. Кроме того, многие устройства и приложения вообще не будут правильно отображать подобные подписи. Если же вам необходимо добавить призывы к действию к рекламному контенту, можно прикрепить ссылку с баннером в вашем фирменном стиле.
3. Добавление мотивирующих высказываний
Многие из нас хотят вдохновлять своих коллег. Обмен цитатами может оказывать большое влияние на людей, разделяющих ваши ценности. Но именно поэтому добавление их в подпись является ошибкой. Дело в том, что электронная почта используется для многих целей, включая привлечение новых клиентов и сотрудников. Те же могут быть из самых разных слоёв общества. Соответственно, ваши базовые ценности могут сильно разниться. Таким образом, мотивирование должно быть сугубо персональным, и лучше избегать мотивирующих высказываний в своих подписях.
4. «Отправлено с iPhone»
Вероятно, это одна из худших электронных подписей за всю историю. Конечно, обладание iPhone — это большое преимущество для их владельцев, но действительно ли это важно для их адресатов?
Проводите ли вы маркетинговую кампанию или просто переписываетесь с сотрудниками, это не имеет никакого отношения к модели вашего устройства. Понятно, что эта подпись добавляется автоматически, но следует потратить время на её отключение, чтобы дело не выглядело так, что вы хвастаетесь своим телефоном.
5. Слишком подробные контактные данные
В вашу подпись к электронному письму логично добавить какие-то контактные данные, например, телефон или адрес веб-сайта. Однако у некоторых они очень длинные и включают домашний адрес, адрес электронной почты, факс и т.д. Добавление подобных ненужных сведений портит подпись просто потому, что они не имеют отношения к делу. Так, если вы работаете по всему миру, никто всё равно не придёт к вам домой. Вы можете указать свой город, но всё остальное — лишнее. Избегайте подобных ошибок, чтобы не выглядеть непрофессионально.
6. Слишком пространные дисклеймеры
Это один из наиболее распространённых элементов плохих подписей к электронному письму. Подобные многословные уведомления в основном поясняют, что корпоративная рассылка предназначена для определённой аудитории, что её можно проигнорировать, если она не имеет отношения к делу или юридической силы в отношении конкретного контента и т.д. Большинство этих деталей совершенно неважны для читателя, фактически бесполезны и лишь портят общий вид вашей подписи.
В ходе общения с клиентами и сотрудниками большинство из этих дисклеймеров должны быть понятны и без слов. Если это не так, то, вероятно, вам стоит задуматься о своём стиле общения.
7. Ссылки на все соцсети
В последние годы прочное присутствие компании в соцсетях стало весьма цениться. Но нужно ли каждому адресату знать о всех ваших аккаунтах и группах? Думается, что нет.
Независимо от вашего статуса, вам необязательно публиковать все ссылки на свои соцсети в каждом письме. Они не только не только портят подписи к ним, но и дополнительно обязывают вас тщательно следить за всеми своими учётными записями, чтобы они производили впечатление на клиентов. Как представителю компании, вам стоит указывать лишь самые популярные или специализированные соцсети, число которых не должно превышать трёх.
8. Злоупотребление цветом
Как и шрифты, цвета являются неотъемлемыми элементами дизайна. Однако если ими злоупотреблять при создании подписи, её можно совершенно испортить. Вы можете использовать фирменный цвет для одного–двух элементов, но на этом следует остановиться. Кроме того, присутствие различных цветов может привести к тому, что ваша аудитория упустит важные детали.
9. Плохие фотографии из профиля
Добавление изображения в подпись к электронному письму способно значительно повысить её качество. Чёткий и профессиональный снимок лица может придать вашим письмам больше убедительности. Однако если фотография плохо получилась, она может всё испортить. Неудачный ракурс или неудобная поза могут привести к обратному эффекту. Поэтому для хорошей подписи достаточно иметь маленькое изображение рядом с основными сведениями.
10. Большие изображения
Если же вы решили добавить большой аватар к вашей подписи, то он, опять же, может всё испортить. Большие файлы не только хуже загружаются, но и неуместны. Если ваши получатели и так знают, кто вы такой, лучше вообще обойтись без картинок, включая мультяшные аватары и графические изображения.
11. Сведения об образовании
Ваше образование, должно быть, помогло вам занять вашу должность. Нет ничего плохого в том, чтобы гордиться своими дипломами, но сведения о них могут испортить ваши подписи к электронным письмам. Последние предназначены для обозначения вашего текущего положения, и поэтому нет необходимости постоянно напоминать в них о вашей квалификации.
12. Демонстрация наград и званий
Если нельзя хвастаться образованием, может быть, тогда можно демонстрировать свои награды и звания? Ответ: нет, поскольку они тоже способны испортить подпись. Как мы уже говорили, слишком большое количество деталей однозначно всё погубит, и подпись должна быть простой и без излишеств. Просто укажите в ней свою роль для получателя, и всё.
13. Присутствие устаревших призывов к действию
Многие любят добавлять к своим подписям различные призывы к действию. Это вполне уместно, особенно если вы пытаетесь привлечь потенциальных клиентов. Однако вы рискуете о них забыть, после того как кампания закончилась. Чтобы этого не случилось, стоит создать себе напоминание о необходимости изменить свою подпись к электронным письмам. В противном случае устаревший призыв к действию однозначно её испортит.
14. Указание такого же адреса электронной почты
Для кого-то это будет новостью, но указывать свой адрес электронной почты в подписи к электронному письму совершенно излишне. Сами подумайте: адресат и так его видит при получении вашего электронного письма. Соответственно, добавление его в конце выглядит как повторное представление при знакомстве. Конечно, это одна из наиболее простительных ошибок в подписи, но и от неё следует избавиться.
15. Отсутствие подписи
Что может быть хуже плохой подписи к электронному письму? Только её отсутствие. Это как отправлять письмо из ниоткуда. Так что добавьте хотя бы своё имя и должность любым простым шрифтом. Это всё, что нужно.
Как известно, наиболее изящные и стильные визитки обычно минималистичные. То же самое относится и к подписям. Можно подобрать элегантные шрифт, но не надо делать их вычурными и непрофессиональными. Кроме того, при необходимости дополнительных элементов или ссылок всегда учитывайте совместимость с различными устройствами.
Избегайте этих ошибок, и ваши подписи к электронным письмам будут на высоте.
Часто задаваемые вопросы
Подпись к электронному письму представляет собой краткий текст в его конце, содержащий информацию о бренде и должности отправителя.
Каждый желающий может составить подпись к электронному письму, чтобы обозначить свою профессию, название бренда и текущую должность. Однако следует быть сдержанным и указывать только те данные, которые действительно необходимы вашему получателю.
Подпись к электронным письмам можно легко отредактировать в любом почтовом приложении. Независимо от того, используете ли вы Google или Microsoft Outlook, вы можете сделать это в соответствующем разделе.
Любой удобочитаемый шрифт можно считать подходящим для подписи. Такие шрифты без засечек, как Arial, Helvetica, Mont Serrat и Verdana придадут ей максимально профессиональный вид. Вы также можете использовать свои фирменные шрифты, но старайтесь, чтобы они были аккуратными и чёткими.
Грамотная подпись к электронному письму должна содержать имя и должность отправителя. Кроме того, в ней следует указать название бренда, веб-сайт и любые уместные рекламные предложения. В некоторых случаях можно также добавить несколько ссылок на соцсети. Всё остальное следует выбирать крайне осторожно, чтобы не испортить подпись, которая должна оставаться простой и аккуратной.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter
