Спросите любого, кто регулярно пользуется электронной почтой, что его больше всего раздражает в письмах, и вы, вероятно, сразу же получите ответ. Мы же суммировали наиболее популярные ответы в соцсетях.
1. Письма о том, что несколько минут назад вам отправили электронное письмо
Если вы отправили кому-то электронное письмо, то, по-видимому, сделали это потому, что сочли его лучшим способом донести ваши мысли. Крайне маловероятно, что адресат не получил ваше письмо, поэтому снова сообщать ему об этом — пустая трата времени.
2. Большое количество адресатов или лишние адресаты
В 99% случаев массовая рассылка не нужна. Задумайтесь о том, для кого на самом деле важна ваша корреспонденция, и отправляйте письма только им. Однако вы можете воспользоваться строкой «Скрытая копия», чтобы указать людей, которым было бы полезно прочитать ваше электронное письмо, но от которых не требуется на него отвечать.
Попадание в список массовой рассылки сильно раздражает и отнимает много времени, особенно если потом начинают отвечать всему списку сразу. Кстати, как раз об этом следующий пункт.
3. Злоупотребление функцией «Ответить всем» или случайное её использование
Это как раз часто происходит из-за того, что у электронного письма слишком много адресатов. Представим, что вы отправили электронное письмо восьми людям. Изначально оно предназначалось для одного, но вы скопировали и вставили ещё семь адресов. Один из этих семи хочет спросить вас, зачем ему отправили это письмо. Он, однако, нажимает «Ответить всем», а не конкретно вам, и, соответственно, вашу переписку видят все восемь человек. Это смущает вас и раздражает всех остальных, особенно если вопрос был в грубой форме. Конечно, это не значит, что пользоваться соответствующей функцией нельзя, но следует дважды перед этим подумать. Google даже начал накладывать ограничения на использование этой функции после нескольких ужасных случаев, когда даже отзыв электронного письма не помог.
4. Неуместное приветствие или его полное отсутствие
Согласно опросам, следующие приветствия были признаны одними из самых раздражающих:
«Отличных выходных!» Это особенно неприятно для работающих в выходные.
«Привет!» Это слишком бесцеремонно и непрофессионально.
«Уважаемые получатели!» Это слишком небрежно и безлично, особенно когда отправитель знает имена адресатов.
Вместе с тем «Здравствуйте» или «Уважаемый X» — совершенно нормальные варианты, которые вряд ли кого-то разозлят. А вот «Уважаемый господин», опять же, следует избегать.
5. Употребление языковых клише
Когда вам не отвечают на отправленное вами письмо, трудно удержаться и не написать ещё одно с напрашивающейся по этом поводу фразой. Однако следующих из них точно стоит избегать:
«Просто хочу удостовериться». Вы хотите, удостовериться, что ваше письмо прочитали, но эта фраза достаточно раздражающая.
«Как было указано в моём последнем письме». Эта фраза считается пассивно-агрессивной.
«Прошу сообщить». Это пассивно-агрессивное завершение электронного письма, в котором нет никакой необходимости. Если вы пишете электронное письмо коллеге с просьбой предоставить информацию, совет или идею, он в любом случае увидит её в тексте и постарается вам ответить.
«Заранее благодарю». Несмотря на то, что все мы любим, когда нас благодарят, эта фраза может показаться несколько бесцеремонной. Она уместна, если вы точно знаете, что человек собирается сделать то, о чем вы его попросили, однако в противном случае может быть воспринята как неявное требование.
«Как дела?». Для поддержания светской беседы этот вопрос подойдёт, но лучше сосредоточиться на чём-то более конкретном, — например, прокомментировать ранее обсуждённую тему или даже поговорить о погоде. Здесь важно то, чтобы это затрагивало вашего адресата лично. В противном случае лучше вообще обойти подобные вступления. Не следует без необходимости навязывать собеседнику пустые разговоры.
6. Использование смайликов
В 2020 году было проведено исследование, показавшее, что люди негативно воспринимают смайлики в деловой переписке. В нём приняли участие 549 участников из 29 стран. Они читали деловые электронные письма со смайликами и без, после чего их опрашивали о том, что они думают об их отправителях. В целом, участники сошлись на том, что те, кто использовал смайлики, не выглядели более дружелюбными и даже казались менее профессиональными, чем те, кто этого не делал. Однако некоторые просто не могут без них обойтись.
7. Ошибки в имени адресата
Эта ошибка весьма задевает опрошенных. Для неё нет оправдания, особенно когда рядом с адресом электронной почты указано имя. Кроме того, не следует называть адресатов по фамилии или видоизменять их имена.
8. Получение длинной непонятной цепочки писем
Представьте, что вы пытались решить проблему по электронной почте с коллегой или клиентом, но до конца не справились, и теперь вам нужна помощь вашего менеджера. Вы можете поступить следующим образом:
а) Позвонить или встретиться с ним лично, чтобы объяснить ситуацию, затем переслать цепочку писем, чтобы они приобрели контекст.
б) Суммировать всё, что произошло, в электронном письме, а затем переслать цепочку писем.
в) Просто переслать цепочку писем.
Варианты «а» и «б» будут вполне правильными, а вот от «в» следует отказаться. Это некорректно по отношению к менеджеру, и если ему придётся перечитывать многочисленные электронные письма, к которым он не имел отношения, для нахождения нужной ему информации, у вас будет гораздо меньше шансов добиться от него желаемого результата.
9. Каждое письмо помечено как срочное
В некоторых почтовых клиентах есть функция, позволяющая помечать электронные письма как высокоприоритетные или низкоприоритетные.
Их можно вообще не использовать, однако некоторые люди помечают все свои электронные письма как высокоприоритетные. Хочется добавить: особенно тогда, когда они не представляют никакой важности. Но даже если это не так, само присвоение подобного статуса всем письмам обесценивает его, поскольку если важно всё, то не важно ничего.
10. Неуместная подпись
Как и в случае с приветствием, это вопрос деликатный. Людям не нравятся такие подписи, как «Пока!» и «Искренне ваш», однако и «С наилучшими пожеланиями» кажется слишком формальной. Так что здесь сложно всем угодить, и, возможно, даже стоит иногда без них обходиться, если они выглядят фальшиво.
Если же вы решили употребить «Искренне ваш», то следует понимать, что это следует делать только тогда, когда вам известно имя адресата. В противном случае лучше использовать «С уважением».
Почему орфографические и грамматические ошибки не вошли в этот список
Одним из моментов, который больше всего раздражал опрошенных, были орфографические и грамматические ошибки. Однако мы решили не добавлять их в список. Дело в том, что существует множество причин, по которым электронное письмо может оказаться с ошибками, например:
- Возможно, человек написал письмо в спешке, под давлением обстоятельств или даже вечером дома, на диване, потому что ему очень хотелось завершить все дела до начала следующего рабочего дня или потому что он просто хотел побыстрее ответить.
- Возможно, письмо отправляли с телефона, осуществляющему автоматическую коррекцию текста, которую трудно заметить вовремя.
- Трудно вычитывать свой собственный текст, поскольку его смысл воспринимается независимо от ошибок. Можно попробовать прочесть его задом наперёд, но это выявит, в лучшем случае, лишь орфографические ошибки.
- У отправителя могут быть трудности с чтением или обучением, из-за чего ему сложно добиться совершенства. Автоматическая проверка орфографии, конечно, всегда доступна, но человек, страдающий дислексией, не всегда будет знать, что делать с выявленными ошибками, поскольку просто неспособен отличить правильное от неправильного написания. Однако у тех, кому нелегко общаться в письменной форме, не следует окончательно отбивать охоту это делать.
Однако на самом деле одна из главных причин, по которой ошибки не следует включать в этот список, заключается в том, что это было бы лицемерным. Конечно, можно строить из себя «граммар-наци», однако, всё же, стоит признать, что полностью избавиться от ошибок навряд ли возможно. Поэтому остаётся лишь надеяться на то, что они не слишком искажают смысл. На наш взгляд, пассивно-агрессивный или намеренно грубый комментарий гораздо более оскорбителен, чем случайная орфографическая ошибка или неправильно поставленная запятая.
В конце концов, независимо от того, насколько тщательно вы проверяете орфографию и избегаете смайликов, если человек, которому вы отправляете электронное письмо, получает слишком много корреспонденции или просто ненавидит свою работу, вы всё равно не сможете избежать раздражения в свой адрес. С этим ничего нельзя поделать: всё что остаётся, это писать как можно более вежливо, дружелюбно и по существу.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter
