4 рекомендации по составлению оптимального плана работы на неделю

Что такое план работы на неделю

План работы на неделю представляет собой инструмент управления задачами, помогающий распределить их на предстоящую неделю. Составление еженедельного расписания укрепляет ваши навыки управления временем, помогая вам целенаправленно его организовать. Тем самым вы сможете справляться с важными задачами в установленные сроки.

Подобный подход не только позволит вам составить ежедневное расписание, но и поможет осмыслить круг предстоящих задач. Однако при его составлении важно также учитывать собрания, на которых вам нужно будет присутствовать. Это поможет вам сбалансировать рабочую нагрузку с количеством запланированных встреч, чтобы в насыщенный встречами день вы вдруг не оказались перегружены работой.

Как составить план работы на неделю

Составление плана работы на неделю представляет собой процесс, помогающий организованно начать рабочую неделю. Его можно составить за четыре простых шага.

Шаг 1. Суммируйте предстоящие задачи в одном месте

Самым распространённым способом начала работы над планом является составление старого доброго списка дел. Лучше всего делать это на компьютере, поскольку цифровой формат позволяет легко сортировать задачи и расставлять приоритеты, и его невозможно потерять. Специальные приложения также позволяют привязывать к задачам пояснительную информацию, не загромождающую сам список. Самое важное здесь состоит в том, чтобы всё необходимое находилось в одном месте и стало вашим источником информации на неделю. Таким образом, если вы забудете последовательность действий, то всегда сможете заглянуть в этот документ. Если вам трудно суммировать все свои задачи, попробуйте использовать метод GTD. Он направлен на то, чтобы сосредоточить все ваши на чём-то одном с целью разгрузить мозг от информации вместо попыток мысленно браться за всё подряд.

Шаг 2. Установите крайние сроки выполнения для каждой из задач вашего списка

Каждый пункт вашего списка дел должен иметь конкретный срок выполнения. Это особенно важно при составлении плана работы на неделю, поскольку сроки выполнения позволят вам определить, сколько вам предстоит работать над каждой задачей. Так, если вы знаете, что вам нужно выполнить ту или иную задачу к определённому дню, прикиньте, сколько времени это может у вас занять. Оттолкнитесь от этого срока и вычтите его из времени до установленной даты. Тем самым вы получите день, когда у вас не остаётся выбора, кроме как начать работу над выполнением соответствующей задачи. Допустим, менеджер требует от вас составить месячное расписание публикации контента в соцсетях к утру пятницы. Вы знаете, что его составление обычно занимает около трёх дней. Соответственно, вам придётся начать работать над этой задачей по крайней мере во вторник.

Шаг 3. Грамотно расставьте приоритеты

Чрезвычайно важно научиться расставлять приоритеты на неделю. Так, если вы работаете над долгосрочным проектом с отделённым сроком выполнения, вы можете разбить его на более мелкие части и выполнять какую-то его часть каждый день, чтобы успеть всё вовремя. Это поможет вам избежать откладывания с последующей необходимостью пытаться всё сделать за пару дней. Если вы используете специализированный планировщик, стоит добавлять свидетельствующие о приоритетности метки к каждой задаче. Это не только поможет вам расставить приоритеты, но и покажет коллегам, на чем именно вы работаете в конкретный день. Если что-то изменится, и вам придётся сменить приоритеты, вы легко сможете перераспределить свои задачи.

Шаг 4. Выделяйте время для составления плана каждую неделю

Планы работы на неделю оказываются наиболее эффективными, если вы составляете их систематически. Поэтому следует выделять определённое время каждую неделю на саму их разработку. Тем самым у вас появится возможность поразмыслить над задачами на предстоящую неделю. Некоторые делают это в пятницу днём, другие — в понедельник утром, и оба варианта имеют свои преимущества. Составление плана в пятницу позволит вам прийти в понедельник со строгим расписанием и сразу приступить к работе. Это хорошо подойдёт для людей, которым трудно отдыхать от работы на выходных, поскольку что они заранее получат чёткое представление о том, как будет выглядеть их понедельник. Работа же над планом в понедельник поможет вам понять, над чем вам предстоит работать в течение недели.

Этот метод хорошо подойдёт для специалистов, зависящих от коллег в выполнении своих задач, например, отдела продаж или обслуживания клиентов. Если вы обычно получаете корреспонденцию в выходные, составляя свой план работы в понедельник, вы получаете возможность расставить приоритеты для поступивших в последний момент задач.

Четыре рекомендации по составления плана работы на неделю

Описанные выше шаги представляют собой простые действия, которые вам необходимо предпринять для составления своего плана работы на неделю. В дополнение к ним, стоит придерживаться нескольких рекомендаций, чтобы получить максимальную отдачу от вашего плана.

1. Обдумывайте свой рабочий план каждую неделю

Пока вы распределяете свои задачи на следующую неделю, обязательно поразмыслите об уже сделанном на прошлой. Примите всё это во внимание при планировании. Возможно, у вас остались какие-то незавершённые дела, которые придётся перенести на новую неделю. В случае их наличия следует задуматься о распределении рабочей нагрузки, поскольку слишком большое их количество может свидетельствовать о неграмотном подходе к ней. Если вы чувствуете себя перегруженными, стоит попытаться сделать следующее:

• поговорить на эту тему с менеджером;
• перепоручить часть своих задач коллегам;
• использовать матрицу Эйзенхауэра для расстановки приоритетов;
• отказаться от дополнительных проектов.

2. Балансируйте рабочую нагрузку

Некоторые задачи могут требовать больших усилий, чем другие. Так, например, общее планирование более энергозатратно, чем быстрый ответ на электронное письмо. Если у вас намечается напряжённый рабочий день, постарайтесь сбалансировать его, запланировав на него задачи, требующие меньших усилий. Подобный подход позволит вам избежать психологического истощения в начале рабочей недели и избавиться от желания отложить дела на её конец.

3. Запланируйте перерывы

При работе над своим списком дел, не забывайте выделять время на перерывы. Составление плана работы на неделю следует дополнять другими методами повышения производительности, такими как «метод помидора» или метод временных блоков. Важно регулярно делать перерывы в течение дня, потому что мозг тоже требует отдыха.

4. Используйте специальные приложения

Если вы используете планировщики для организации своего плана работы на неделю, вы экономите время за счёт автоматизации процесса. В частности, они позволяют автоматически переносить все запланированные задачи в один список, и вам не придётся тратить время на ручной выбор и перенос отдельных пунктов.

Преимущества работы по еженедельному плану

Следование плану работы на неделю облегчит жизнь не только вам, но и вашим коллегам и другим заинтересованным лицам — всё потому, что оно имеет ряд очевидных преимуществ.

Повышение организованности

Это самое очевидное преимущество работы по плану. Вам не придётся браться за все дела сразу, и вы изначально видите объём работ. Это позволяет разбить большие проекты на более мелкие и простые этапы. Кроме того, если вы точно соблюдаете установленные сроки, то помогаете коллегам выполнять их собственные задачи по проекту.

Выполнение совместных задач в первую очередь

При распределении задач на неделю во главу угла следует поставить выполнение совместной работы, поскольку это облегчает жизнь вашим коллегам. Подобный подход позволяет избежать задержек и обеспечить бесперебойную реализацию проекта. Кроме того, он уменьшит необходимость в отчётности, и вы сможете сосредоточиться на действительно важных делах вместо переписки по электронной почте.

Большая прозрачность

Когда вы организуете свой распорядок с помощью специализированных приложений, все сотрудники получают возможности видеть, над чем и как вы работаете. Это позволяет свести к минимуму отчёты и объяснения и помогает коллегам согласовывать свои индивидуальные планы работы на неделю.