Выбираем систему ERP для бизнеса – 9 основных критериев

Что такое ERP-система

Такие системы, как правило, охватывают показатели продаж, бухгалтерского учета, производственных и управленческих процессов, а также закупок.

ERP (Enterprise Resource Planning) включает такие задачи:

• предоставление персоналу информации из других сфер бизнеса или проекта;
• автоматизация бизнес-процессов;
• снижение трудозатрат;
• подробная и профессиональная экспертиза деятельности организации.

Системы ERP оперируют всеми действиями на основе единой базы данных. Это значит, что обрабатываемые сведения доступны для отслеживания процессов уполномоченным сотрудникам и руководству. Однако при создании больших объемов информации в рамках небольшого количества процессов достаточно простой цифровизации точечными решениями, такими как CRM-системы или ПО для бухгалтерии.

Одним из самых крупных исследований, проведенных McKinsey & Company, было установлено, что в среднем компании, использующие систему ERP, демонстрируют увеличение продуктивности производства на 20% и сокращение времени, необходимого для обработки заказов, на 35%.

Со временем задачи становятся более сложными и требуют дополнительного времени на планирование, а также взаимодействуют с другими процессами. Для работы над анализом этих информационных потоков требуется очень большой административный штат.

Внедрение ERP-решения, как правило, происходит среди представителей среднего и крупного бизнеса. В малых организациях этот инструмент не всегда пользуется популярностью из-за высокой цены внедрения. Кроме того, часто отмечается обратный эффект, т. е. замедление выполнения операций.

История развития ERP

Система управления ресурсами предприятия (ERP) является последовательным развитием идеи Material Requirements Planning (MRP), созданной в 1960-х годах для управления материальными ресурсами производства. Однако первые версии MRP, которые появились сразу, были громоздкими, неудобными и дорогостоящими продуктами, требующими наличия большого штата специалистов для поддержки их работы.

MRP II, выпущенная в 1983 году, стала принципиально новой модульной системой контроля за ресурсами предприятия. Она позволила контролировать основные производственные процессы, начиная с планирования и заканчивая заключением договоров, и стала стандартным средством администрирования на предприятиях вплоть до середины 1990-х годов.

В дальнейшем подобные системы начали применяться и для других процессов, таких как финансы, бухгалтерия, бюджетирование, управление персоналом и взаимодействие с клиентами. Концепция объединения вместе всех данных внутри одного хранилища становилась все более популярной.

В 1990 году Ли Уайли предложил назвать эти системы отдельным классом – Enterprise Resource Planning. В результате решений, представленных компаниями SAP и Oracle, системы ERP получили широкое распространение, сформировался рынок по предоставлению услуг в этой области уже к середине 1990-х годов.

Основными ERP, предоставляемыми в тот период, были Oracle, Baan, SAP, PeopleSoft, и Edwards (которая позже была приобретена компанией Oracle). Главная позиция лидера на рынке ERP-систем принадлежала SAP, которая до сих пор является одним из ведущих разработчиков.

ERP изначально были универсальными программными комплексами, предназначенными для управления всеми процессами предприятия. Со временем начали выделяться отдельные продуктовые решения, такие как CRM и PLM, которые стали широко использоваться в сочетании с ERP. В настоящее время система применяется в основном для автоматизации операций бэк-офиса и управления ресурсами предприятий.

Однако в последние десять лет эксперты выделяют проблемы в гибкости и приспособленности ERP к новым бизнес-процессам, что замедляет развитие бизнеса. Это стимулировало разработку концепции «постмодернистских ERP», которая заключается в поиске оптимального сочетания передовых технологий для деятельности конкретного предприятия.

Сегодня при подборе ERP-системы все чаще учитываются конкретные желания предприятия, а не привязка к конкретному типу системы или изготовителю. Также становится популярным использование модульных ERP, где каждый модуль имеет конкретные цели, решает определенную задачу и может быть проще интегрирован с рядом других автоматизированных систем. Важно, чтобы все системы были совместимы и обеспечивали идеальную сбалансированность, что, в свою очередь, способствует созданию положительного синергетического эффекта и улучшению бизнес-процессов.

Кому и когда нужна ERP

ERP-система может быть полезна и удобна для крупных компаний и производителей на определенном этапе их развития, когда все процессы уже автоматизированы, но эффективность работы находится на прежнем уровне. Из-за того, что каждый процесс работает отдельно от других, для объединения их в единую систему сотрудникам придется выполнять трудоемкую ручную работу. Руководители также вынуждены отслеживать данные вручную для оценки деятельности предприятия, учитывая его специфику, чтобы оптимизировать планирование задач.

На начальной стадии такая работа сможет быть эффективной, но важно не упустить момент для перехода на ERP, чтобы избежать необходимости срочно менять корпоративные механизмы и стратегии проекта.

Основное назначение ERP-системы заключается в решении четырех ключевых проблем, с которыми сталкиваются крупные организации:

1. Необходимость объединения и управления множеством операций в единой системе.
2. Улучшение прозрачности и точности работы с данными.
3. Рост эффективности расхода ресурсов.

ERP позволяет автоматически объединять все процессы, собирать и анализировать данные в режиме реального времени и оптимизировать использование ресурсов.

Понять, что настало время внедрять соответствующее ПО, можно по ряду признаков:

1. Сотрудники тратят много времени на рутинные действия, которые можно автоматизировать или сделать проще.
2. Нехватка оперативной информации для принятия решений в отношении управления.
3. Компания использует множество разрозненных программных продуктов, что приводит к двойному вводу.
4. Нет сведений о складских остатках и движении денежных средств.
5. Затруднено взаимодействие между отделами и сотрудниками.
6. Ограничен доступ к информации за пределами офиса.
7. Отсутствуют эффективные инструменты контроля в рамках проекта.
8. Большие сроки подготовки бухгалтерских документов и отчетности.
9. Процессы продаж и личного общения с клиентами затруднены, так как ведутся разрозненно.
10. IT-процессы слишком запутаны.

Для того, чтобы убедиться в целесообразности внедрения ERP-системы и минимизировать риски, нужно провести тщательную оценку текущей ситуации в организации, ее интересов и задач, которые приходится решить. Только после этого можно оценить эффект от внедрения платформы и окупаемость инвестиций. Одино из наилучших решений – это подробное, полное предпроектное обследование и последующее планирование шагов по реализации проекта.

Структура и функционал ERP-систем

Структура ERP программного обеспечения состоит из следующих элементов:

• Платформа. Представляет собой программное ядро, которое предоставляет базовый функционал для управления предприятием. Она включает набор базовых функций и справочников для работы программы, что позволяет пользователям управлять разными аспектами своего бизнеса. Платформа также обеспечивает возможность расширения и интеграции дополнительных модулей.
• Модули. Это компоненты, которые заказчик может выбрать, подключить и настроить для решения конкретных задач. Каждый модуль управляет определенной отраслью внутри бизнеса, такими как производство, финансы, логистика и т. д. Благодаря модульной структуре предприятия и отделы могут выделить те модули, которые соответствуют их потребностям, и соединять их друг с другом. Это позволяет бизнесу достичь максимальной эффективности в менеджменте и получить конкурентные преимущества на рынке.
• База данных. Является ключевым компонентом, она представляет собой серверное хранилище, в котором содержатся все данные, необходимые для работы программы. В ERP база состоит из разных таблиц и справочников, которые содержат информацию, используемую в разных модулях программы. Примерами данных, которые хранятся в базе, могут служить финансовые документы, данные о материалах и запасах, информация о персонале, информация о продажах и маркетинге, в т. ч. через сайт и блог. База также содержит набор инструментов для обработки информации, таких как отчеты, запросы, письма и их цепочки, аналитические инструменты. Они помогают пользователям и сотрудникам отдела извлекать ценную информацию из объемных баз данных, которая нужна для работы.

Расширенные элементы, реализуемые в формате независимых модулей, среди них управление:

• Человеческими ресурсами (HR) – включает ведение кадрового учета, расчет зарплаты каждому человеку, составление рабочих графиков, учет рабочего времени и инструменты мотивации персонала. Эти функциональные возможности позволяют компании управлять персоналом, улучшая условия труда, повышая производительность и эффективность работы.
• Финансами – помогает компании оптимизировать учет доходов и расходов, вести учет основных средств, планировать бюджет, управлять наличностью и формировать отчетность. С его помощью предприятия могут эффективно управлять своими финансами, распределять деньги, что предотвращает возможные потери и увеличивает точность прогнозирования будущих результатов.
• Жизненным циклом продукта – позволяет учитывать потребности покупателей и управлять всем процессом жизненного цикла продукта.
• Взаимоотношениями с заказчиками – позволяет организациям фиксировать историю общения с клиентами, а также планировать реализацию и маркетинговые активности, связанные с продажей товаров или услуг.
• Управления продажами – ориентирован на ценообразование, работу с заказами и налаживание процесса сбыта товаров или услуг в пределах рынка. Этот модуль предоставляет компаниям инструменты для управления различными аспектами продаж, включая формирование цен на товары и услуги, управление заказами, возможность объединить их, а также налаживание процесса доставки и реализации продукции, в т. ч. по подписке.
• Поставками – охватывает процессы контроля закупками, включая поставщиков, логистику и прогнозирование спроса на товары или услуги. Позволяет компании эффективно управлять всеми аспектами поставок, начиная от выбора поставщиков и заключения контрактов на покупки, заканчивая управлением логистикой и координацией доставки продукции.

Каждый модуль представляет собой набор инструментов, которые помогают компаниям управлять бизнесом быстро и эффективно. Совокупность всех модулей позволяет компаниям практически без труда и не сложно создать единую платформу управления своими ресурсами на русском языке, которую не придется дорабатывать, что дает возможность существенно улучшить бизнес-процессы и, следовательно, достичь большей прибыли.

Виды ERP-систем

Существует три основных критерия классификации ERP: назначение, структура и лицензирование.

1. Первый критерий группирует программы по общности целевой аудитории: общие ERP созданы для широкого круга компаний разных отраслей, а отраслевые – для конкретных отраслей, учитывают их уникальные особенности.
2. Второй критерий отличает монолитные и модульные ERP-системы: первые представляют собой законченное решение со всеми необходимыми функциональными элементами, включенными в одну программу; вторые предоставляют возможность собирать программу из отдельных модулей, что позволяет говорить о создании индивидуального решения.
3. Третий критерий связан с лицензированием продукта и различает проприетарные и открытые ERP. Первые имеют закрытый исходный код, учетную запись в них можно получить только по лицензии за определенную плату. Вторые имеют открытый доступ к исходному коду и могут быть изменены и модифицированы в соответствии с требованиями предприятия.

Наиболее перспективными на сегодняшний день являются модульные программы, так как они позволяют компаниям выбирать только те функциональные блоки, которые им нужны. Программы с открытым исходным кодом менее распространены, так как их настройка и обслуживание требует наличия высокой квалификации и постоянного сопровождения сторонними специалистами.

Также существует классификация по виду организации, которая включает в себя следующие типы:

• Публичные. Дают общий доступ к сведениям всем пользователям или большей их части.
• Приватные. Предоставляют конфиденциальные данные только сотрудникам конкретного предприятия, получить доступ сторонним лицам невозможно.
• Гибридные. Сочетают функционал публичных и приватных типов.

Классификация по способу хранения информации:

• Облачные. Данные хранятся в облаке, доступ к которым есть из любой точки мира.
• Внутренние. Обычно хранят данные на внутрифирменном сервере или компьютере.

По интерфейсу:

• Стационарная программа. Программное обеспечение устанавливается на компьютеры сотрудников, не требует постоянного подключения к сети Интернет.
• Онлайн-сервис. Для работы необходим браузер или специальное ПО. Обязателен доступ в глобальную сеть.

Классификация ERP-систем помогает определить и узнать, какая система будет оптимальной для конкретной фирмы в зависимости от ее особенностей, конфиденциальности данных и доступности.

Этапы внедрения ERP

Этапы внедрения ERP могут включать следующие шаги:

1. Экспертиза потребностей бизнеса: разбор текущей информационной системы предприятия и выявление сильных и слабых сторон, определение возможных улучшений, оценка требований к системе.
2. Выбор ERP-системы: выбор готового продукта или создание индивидуальной программы с учетом требований бизнеса, основываясь на результате оценок и практике.
3. Подготовка к миграции данных: проведение аудита, определение исходных данных для переноса в новую систему, разработка плана миграции.
4. Настройка: установка и настройка программного обеспечения, а также параметров системы в соответствии с потребностями компании, подгонка функционала под существующий процесс.
5. Тестирование: проведение тестирования для проверки ее функциональности и корректности, обучение пользователей и их привлечение к тестированию.
6. Запуск: запуск ERP в режиме реальной эксплуатации, обучение сотрудников работе с системой.
7. Поддержка и сопровождение: дальнейшая тех. поддержка и сопровождение системы, мониторинг работоспособности и ее обновление.

Внедрение ERP-системы является сложным процессом, требующим основательного подхода, грамотного планирования и организации, а также вовлечения всех сотрудников компании в процесс изменения. Процесс может занять несколько месяцев или даже лет, и важно зафиксировать все этапы и результаты для дальнейшей оценки эффективности программы.

ERP разрабатывались для широкого спектра предприятий и организаций, включая сферу услуг, поставщиков электроэнергии, государственные и некоммерческие организации. Все они были нацелены на улучшение управления ресурсами, оптимизацию деятельности и обмена информацией в бизнесе.

Как выбрать ERP-систему

Выбор программного продукта для компании может быть сложным процессом, который требует внимательного рассмотрения нескольких ключевых факторов. Ниже приведены этапы, которые могут помочь найти лучший вариант.

• Оценка бизнес-потребностей: выясните, какие проблемы должна решить ERP. Например, увеличение производительности, улучшение сбыта, повышение уровня сервиса и т. д.
• Оценка внедрения: оцените, какая ERP будет удовлетворять интересы компании. Выберите ту, которая будет простой в использовании и интеграции с рядом систем.
• Сравнение функционала: исследуйте функциональные особенности ERP-систем, чтобы определить и знать, какая из них больше подходит бизнес-потребностям компании.
• Стоимость: убедитесь, что приобретение и внедрение программного продукта соответствует бюджету компании.
• Репутация поставщика: исследуйте репутацию, обратитесь к рекомендациям пользователей, которые были его клиентами раньше.
• Подключение к другой системе: убедитесь, что ERP интегрируется с другими продуктами, используемыми в компании, например, с системами управления производством или складскими системами.
• Безопасность: убедитесь, что обеспечивается достаточный уровень безопасности для хранения и обработки конфиденциальной информации.
• Техподдержка: убедитесь, что есть круглосуточная техническая поддержка и соответствующая система уведомлений об ошибках или проблемах в работе системы.
• Обновление: обратите внимание, как поставщик обновляет ERP-систему и какие дополнительные расходы будут связаны с обновлением.

Напомним, что решение о выборе конкретного поставщика ERP принимается после проведения оценки бизнеса, оценки нескольких решений и согласования с заинтересованными сторонами.

Типичные ошибки при внедрении ERP

К некоторым из типичных ошибок, которые могут возникнуть при внедрении ERP, относятся:

1. Недостаток понимания требований бизнеса: непонимание требований бизнеса и неправильное оценивание потребностей может стать причиной выбора неподходящей ERP.
2. Некорректно проведенный анализ и планирование: неудачная подготовительная работа и плохое планирование внедрения могут привести к продолжительным задержкам, дополнительным расходам и даже к отказу от проекта.
3. Неправильный выбор поставщика: выбор поставщика, который не может обеспечить должного уровня технической поддержки или качества. Также важно убедиться в коммерческой устойчивости партнера.
4. Некорректное использование: неправильное использование ERP или необученный персонал может снизить производительность и качество работы программы, даже если ее функционал растет.
5. Слабая подготовка пользователей: плохое обучение пользователей перед внедрением программы повлечет за собой снижение эффективности.
6. Излишняя настройка: излишняя настройка и конфигурация программы может также отразиться на качестве. Необходимо концентрироваться на сущности и не забывать, что процессы могут быть адаптированы в процессе эксплуатации ПО.
7. Недостаточная оценка рисков: нужно провести анализ рисков и определить планы действий на каждом этапе внедрения.
8. Выбор слишком сложной программы: если продукт очень сложен для использования и настройки, это может привести к тому, что пользователи будут испытывать трудности при работе, а сама система может потребовать более длительного и сложного внедрения в отделах.
9. Неправильная оценка соответствия новой ERP с существующим ПО: если компания использует устаревшее программное обеспечение или крупные приложения, которые не совместимы с новой ERP-системой, это может привести к серьезным проблемам при внедрении.

В итоге, чтобы успешно внедрить ERP, нужно провести анализ требований бизнеса, правильно подобрать и внедрить систему с участием профессионалов, обучить пользователей и постоянно улучшать работу системы.

Преимущества и недостатки ERP

Существует много преимуществ, которые даёт внедрение ERP-системы в компании. Несмотря на множество плюсов также присутствуют и определенные минусы. Рассмотрим основные из них.

В целом, если компания грамотно подойдет к выбору и внедрению ERP, она может получить значительные преимущества для своего бизнеса. Однако необходимо учитывать определенные риски и осуществлять внедрение системы с осторожностью и осведомленностью.

ERP-системы были разработаны в 1990-х годах для исправления трудностей, связанных с несовместимостью разных информационных систем, которые использовались в крупных предприятиях.

Обзор современных ERP-систем

Существует множество современных ERP, которые предоставляют компаниям все необходимые инструменты для эффективного менеджмента.

Рассмотрим наиболее популярные.

• SAP – одна из самых больших и популярных ERP-систем на рынке, решающая широкий спектр задач, в том числе финансовые действия, управление ресурсами предприятия (ЭРП), продажи и дистрибуцию.
• Oracle – известный и надежный поставщик, предлагающий большой выбор решений для руководства бизнесом и решения важных задач: от финансов до планирования ресурсов, например, Oracle Business Suite Financials, Oracle ERP Cloud и др.
• Microsoft Dynamics – современная облачная ERP, предоставляющая компании широкий спектр инструментов для управления производством, финансами, логистикой, коммуникацией с клиентами и решения других задач.
• Infor – компания, которая специализируется на разработке ERP-систем и ориентирована на предоставление решений для специализированных отраслей.
• IFS – компания, которая разрабатывает ПО для организаций, работающих в секторе производства, за счет внедрения специализированных решений по управлению сложными производственными и логистическими процессами.
• Dolibarr – открытая ERP, разработанная на базе PHP и MySQL, которая предоставляет модули для решения разнообразных задач, в том числе взаимодействие с клиентами, персоналом, складами, может отвечать за финансовые операции. Dolibarr позволяет создавать индивидуальные отчеты, интегрироваться и работать на различных платформах, не исключая облачные решения. Также имеет множество дополнительных модулей, которые могут быть легко установлены и настроены для соответствия потребностям заказчика. Dolibarr является бесплатной ERP-системой с открытым кодом, что делает ее доступной для небольших и средних организаций.
• Галактика – уникальная ERP-система, разработанная в России и рассчитанная на представителей бизнеса в сфере производства, логистики и торговли. Она предоставляет решения для оценки запасов, администрирования, производством, финансами и управлением связями с клиентами со своей CRM-системой. Galaktika отличается от других ERP-систем своей возможностью подключения автоматизированных систем производства и контроля качества на предприятии.
• 1С – известная российская ERP-система, ориентированная как на малый и средний бизнес, так и на крупные корпорации. Например, она предлагает модули для управления бухгалтерией, налоговым учетом, кадрами и зарплатами, складами, производством, продажами, а также может вести документооборот и различные финансовые операции. В настоящее время 1 С ERP управление предприятием является одной из наиболее используемых платформ в России и СНГ.
• Компас – известная на российском рынке программа, которая включает модули для управления бухгалтерскими операциями, производственными процессами, кадровым учетом и зарплатой, складским учетом, аналитикой и другими бизнес-процессами. Компас имеет гибкую настройку, позволяющую настроить ПО под индивидуальные нужды заказчика. Также платформу можно подключить к другой системе, например, CRM и электронная торговля. Имеет удобный интерфейс.

В целом выбор ERP-системы зависит от индивидуальных потребностей фирмы и характеристик ее деятельности. Имеет значение и политика организации. Менеджеры должны тщательно оценить требования к продукту, прежде чем выбрать наиболее подходящее решение.

Будущее ERP-систем

Будущее ERP-систем связано с технологиями искусственного интеллекта, аналитики информации, автоматизированными системами и интернетом вещей. Если верить исследовательской работе Veeam 2020 Data Protection Trends Report, устаревшие технологии являются основным препятствием для цифровизации бизнеса. В дополнение к существующим возможностям будущие ERP-системы будут предоставлять наиболее точные прогнозы, базирующиеся на показателях анализа, а также настраиваться для автоматического выполнения определенных бизнес-процессов. Они также будут предназначены не только для крупных корпораций, но и для малых и средних бизнесов в новых, более доступных форматах.

Еще одно направление развития связано с введением социальных функций в платформу, которые позволяют сотрудникам обмениваться информацией, задавать вопросы и получать ответы, а также делиться опытом и знаниями. Это направление получило название ERP 2.0 и призвано увеличить коммуникацию и взаимодействие между отделами, повысить производительность работы предприятия и снизить вероятность ошибок в процессе работы.

Также стоит отметить, что одним из основных трендов в развитии ERP-систем является внедрение мобильного доступа. В настоящее время большинство организаций ориентируется на мобильные устройства, что приводит к увеличению спроса на приложения, которые могут быть использованы на мобильных устройствах. В результате, многие современные ERP-системы имеют мобильные версии, которые позволяют сотрудникам работать из любого места и в любое время, что повышает мобильность и эффективность работы.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

ERP-система является важным компонентом эффективного менеджмента. Многие фирмы опасаются внедрять ERP из-за сложности и стоимости реализации, нехватки квалифицированных специалистов, вопросов безопасности данных. Однако правильно внедренная ERP-система позволяет существенно повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить управление и принимать обоснованные решения. Важно тщательно подходить к подбору ERP-системы, внедрять её поэтапно и обеспечивать все нужные ресурсы для реализации и поддержки.