Часто говорят, что лучший способ добиться чего-то — сделать это самому. Несмотря на то, что этот принцип действительно подходит для ряда задач, легко обнаружить, что постоянное следование ему на работе может быть контрпродуктивным.
У руководителей проектов, как правило, много забот. Они ведут переговоры с клиентами, обеспечивают своевременную доставку продукции и делают все возможное, чтобы добиться успеха и минимизировать проблемы. В подобных обстоятельствах им приходится расставлять приоритеты и сосредотачиваться на наиболее важных задачах, а также сбрасывать с себя нагрузку за счёт грамотного делегирования обязанностей.
Делегируя ответственность за несущественные и рутинные задачи членам вашей команды, вы сможете сосредоточиться на наиболее важных делах и при этом ещё обучать будущих менеджеров.
Эли Брод, единственный человек в мире, который создал сразу несколько компаний, попавших в список «Fortune 500», отметил: «Неспособность делегировать обязанности составляет один из самых серьёзных недостатков менеджеров всех уровней». Американский Институт корпоративной продуктивности провёл исследование, показавшее, что около 46% опрошенных компаний проявило озабоченность по поводу навыков делегирования обязанностей у своих менеджеров и считает, что это существенно сказывается на производительность труда.
Руководители нередко воздерживаются делегировать ответственность вследствие неудачного опыта в прошлом. Многие менеджеры считают, что их подчинённые не смогут сохранять стремление к достижению удовлетворительных результатов, работая независимо. Однако разработав эффективную систему подотчётности и распределения обязанностей, можно исправить эту ситуацию и обеспечить, чтобы все оставались вовлечёнными в процесс.
Восемь шагов для эффективного делегирования рабочих задач
Делегирование обязанностей представляет собой важный управленческий навык для любого руководителя. Вам тоже следует научиться делегировать задачи членам своей команды и следить за их выполнением.
Вот несколько советов по поводу того, как разделить свою рабочую нагрузку с командой и при этом повысить производительность труда.
1. Тщательно подбирайте подходящего человека для определённой работы
Грамотные менеджеры всегда соотносят уровень ответственности с опытом сотрудника. Они знают членов своей команды и в курсе их достоинств и недостатков. Так, если им поручать действительно интересные для них задачи, они справятся даже лучше, чем от них ожидают.
2. Сосредоточьтесь на достижении цели
Делегируя задачу, сосредоточьтесь на достижении стратегического результата, а не на микроменеджменте. Как говорил американский генерал Дж. Паттон, не следует предписывать людям, как следует что-то делать, — лучше указать им, что делать, и позволить удивить вас достигнутыми результатами.
3. Будьте открыты новым идеям
Поскольку вы руководитель проекта, последнее слово будет всегда за вами. Однако вовлекать своих сотрудников в принятие некоторых решений тоже не будет лишним. Даже если они придерживаются иного подхода, цените их вклад и будьте достаточно гибкими, чтобы быть способным одобрить лучшие предложения.
4. Дайте возможность вашей команде принимать решения
Скорее всего, вы сталкивались с ситуацией, когда у вас были связаны руки, и вы не могли принимать никаких решений. Не нужно ставить свою команду в подобное положение. Если вы делегируете ей какие-то задачи, предоставьте ей достаточно полномочий для принятия решений и необходимых мер для их выполнения.
Благоприятная среда является достаточным мотиватором, побуждающим команду выходить за рамки служебного долга.
5. Внедрите систему контроля
Посоветовавшись с вашей командой, выделите определённое время для еженедельной проверки промежуточных результатов. Обсуждайте с ними проблемы, с которыми они сталкиваются при выполнении вашего задания, и предлагайте решения.
6. Мотивируйте свою команду
Само собой, мотивированные сотрудники будут демонстрировать более высокую производительность труда. Как руководитель проекта, у вас есть возможность мотивировать свою команду, предлагая им определённые стимулы. Проводите ежемесячный анализ производительности труда и отмечайте лучших работников. Признание заслуг представляет собой отличный мотиватор, поощряющий целеустремлённость и способствующий здоровой конкуренции внутри команды.
7. Обучайте будущих лидеров
Делегируя обязанности, вы готовите членов своей команды к тому, чтобы стать будущими менеджерами и специалистами по управлению проектами. Станьте для них настоящим наставником. Даже если они всё провалят, не унижайте их, а критикуйте конструктивно, чтобы они могли исправиться в будущем.
8. Учитесь открыто выражать благодарность
Нет ничего хуже, чем команда, чувствующая себя недооценённой. Поэтому когда сотрудник успешно выполняет порученную вами задачу, обязательно выразите ему искреннюю признательность и подчеркните то, что именно он сделал правильно. Это сделает вашу команду более лояльной и вселит в них уверенность, необходимую для дальнейшей успешной работы.
Умейте своевременно делегировать обязанности своей команде
Грамотное делегирование задач не означает, что вы полностью отказываетесь контролировать проект и попадаете в зависимость от своей команды. Напротив, вы лишь расширяете полномочия своей команды и укрепляете её уверенность в себе, возлагая на них ответственность за небольшую часть проекта. Это может быть какая-нибудь рутинная задача или что-то, с чём, по вашему мнению, конкретный сотрудник справится лучше вас.
Тем не менее чрезмерное делегирование может привести к непоследовательной реализации проекта, и поэтому важно найти золотую середину и сохранить общий контроль. Если вы не знаете, как это сделать, вот несколько советов.
Есть ряд общих вопросов, которые следует задать себе, чтобы понять, пришло ли время делегировать обязанности.
- Верно ли, что вы регулярно работаете сверхурочно, в то время как ваша команда уходит домой по часам?
- Обязательно ли завершать недоделанная работу именно вам?
- Верно ли то, что вы регулярно занимаетесь тем, что у вас плохо получается?
- Не кажется ли вам, что вы часто выполняете работу, которая ниже вашей квалификации?
Если вы ответили на эти вопросы утвердительно, то вы не вполне грамотно организуете процесс, и вам стоит задуматься о делегировании ответственности. Однако теперь вы осведомлены о проблеме и знаете, что можно предпринять, чтобы задействовать вашу команду.
Организуйте процесс делегирования задач с помощью программного обеспечения для управления проектами
Используя передовое программное обеспечение для управлению проектами и эффективно делегируя задачи, вы сможете сосредоточиться на наиболее значимых аспектах вашего проекта при этом сэкономить личное время. Кроме того, это значительно повысит общую производительность труда и позволит вам укрепить доверие и мотивацию членов вашей команды для успешного достижения ваших целей.
Платформа Neiros поможет вам ускорить вывод вашего продукта на рынок. Попробуйте бесплатную демо-версию прямо сейчас!
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter
