Рекомендации по успешному проведению совещаний

Простая формула успеха совещаний

Независимо от того, являетесь ли вы опытным руководителем проекта или новичком в этой области, умелое проведение совещаний необходимо для того, чтобы ваша команда не сбилась с пути и обеспечила его выполнение в срок и в рамках отпущенного бюджета. Успешные совещания способны значительно повысить производительность труда команды и эффективность принятия решений. Однако для продуктивных совещаний требуется чёткая повестка дня и установленные основные правила, чтобы все участники оставались сосредоточенными и вовлечёнными.

Сформулируйте повестку дня

Первым шагом к продуктивному собранию является формулирование повестки дня. Ознакомление с протоколом и пунктами предыдущего заседания имеет решающее значение для определения контекста и задания конструктивного тона текущей дискуссии. Повестка дня должна быть распространена среди всех участников до начала собрания, чтобы те смогли подготовить все необходимые материалы. Она также должен быть размещена на видном месте во время собрания, чтобы каждый мог обращаться к ней по мере необходимости. Она должна включать себя следующий минимальный набор пунктов:

• цель совещания;
• список присутствующих;
• дата и время начала и окончания встречи;
• краткий перечень обсуждаемых тем;
• список решений, которые необходимо принять, или действий, которые необходимо предпринять;
• имя руководителя.

Если на собрании планируется обсуждение каких-то конфиденциальных или деликатных вопросов, это также должно быть указано в повестке дня.

Начинайте и заканчивайте встречу вовремя

Важно вовремя начинать и заканчивать совещания. Руководителям следует подумать об оптимизации рутинных совещаний, сократив их на 5–10 минут с целью свести к минимуму количество пустых разговоров и повысить производительность труда. Это также продемонстрирует уважение ко времени каждого участника и поможет сделать встречи целенаправленными и более кратковременными. Кроме того, по возможности начинайте совещания на 5–10 минут раньше, чтобы у участников было время выпить кофе или сходить в туалет перед началом работы. Если же встреча затягивается, лучше всё-таки закончить её волевым решением.

Старайтесь сократить количество участников

Старайтесь по возможности ограничивать круг участников. При проведении удалённых совещаний важно учитывать разницу в часовых поясах и обеспечивать чёткую коммуникацию и планирование, чтобы учесть всех лиц. Это поможет сосредоточить внимание на содержании и облегчит всем взаимодействие. Если же у вас большая команда, подумайте о том, чтобы разбить её на более мелкие группы для обсуждения более адресных повесток дня. Если же участие всех не требуется, вы можете проводить виртуальные встречи через конференц-связь или видеочат.

Соблюдайте установленные правила

Следование основным правилам проведения совещаний имеет важное значение для обеспечения их продуктивности. Они прописывают базовые роли для участников собрания, гарантируя, что все они будут согласованно работать над достижением общей цели. Устанавливая чёткие основные правила, руководители собраний обеспечивают активное участие, уважение и отлаженное взаимодействие между участниками. К подобным правилам можно отнести начало и завершение совещание в назначенное время, акцент на повестке дня и пресечение не относящихся к делу разговоров.

Поощряйте сотрудничество и вовлечённость

Сотрудничество и вовлечённость являются важнейшими факторами успеха совещаний. Руководители должны поощрять всех участников вносить вклад в обсуждение и делиться своими идеями и взглядами. Этого можно достичь, обеспечив безопасную и инклюзивную среду, в которой каждый, делясь своими мыслями, будет чувствовать себя комфортно. Кроме того, чтобы облегчить сотрудничество и стимулировать вовлечённость, следует практиковать такие методы, как обсуждения с обязательным высказыванием каждого участника, работа в парах и создание небольших групп.

Отдельно рассматривайте требующие принятия решений вопросы

Принятие решений и предпринятие конкретных действий являются важнейшими компонентами совещаний. Руководители собраний должны позаботиться о том, чтобы все решения были чётко задокументированы, а задачи распределены между конкретными исполнителями. Это поможет обеспечить прогресс в достижении целей и привить участникам ответственность за свои действия. Чтобы облегчить процесс принятия решений и распределение задач, здесь можно использовать такие инструменты, как матрицы для принятия решений и шаблоны действий.

Подходите к удалённым совещаниям особым образом

Удалённые совещания требуют особого внимания для гарантии того, чтобы все сотрудники могли полноценно принимать в них участие и вносить свой вклад. Руководители совещаний должны обеспечить им доступ к необходимым технологиям и удобной платформе. Кроме того, виртуальные встречи требуют таких дополнительных правил, как отключение микрофонов в нужный момент и использование видеокамер для улучшения невербальной коммуникации.

Три рекомендации по проведению плодотворных совещаний

Планируйте всё заранее

Неотъемлемым компонентом грамотного управления совещаниями является их целенаправленное планирование. Прежде чем созывать собрание, следует выяснить, есть ли вообще в этом необходимость. Если это так, следует поставить цель и сформулировать то, чего вы надеетесь им достичь. После этого можно приступать к составлению повестки дня и техническим вопросам.

Поставьте общение во главу угла

Для успешного проведения совещаний необходима эффективная коммуникация. Перед началом встречи разошлите всем чёткую и краткую повестку дня, чтобы участники знали, что будет на ней обсуждаться. Во время собрания поддерживайте вовлечённость всех присутствующих, поощряя их участие и пресекая посторонние разговоры. По окончании встречи не забудьте разослать протокол или порядок дальнейших действий, чтобы все были осведомлены об основных выводах и решениях.

Заканчивайте на позитивной ноте

Завершить совещание на позитивной ноте так же важно, как и правильно его начать. Поблагодарите всех за уделённое время и личный вклад и повторите основные затронутые моменты. Это поможет обеспечить укрепить мотивацию специалистов для продолжения напряжённой работы над проектом.

Оценка и оптимизация совещаний

Оценка и оптимизация совещаний необходимы для того, чтобы сделать их плодотворными. Руководителям следует запрашивать отзывы участников после каждой встречи, чтобы выявить моменты для улучшения. Это можно осуществлять через опросы, фокус-группы или личные беседы. Руководителям также стоит исследовать такие показатели, как длительность совещаний, посещаемость и степень выполнения намеченных на них планов. Регулярно оценивая и совершенствуя встречи, руководители получают возможность обеспечить их соответствие целям и задачам компании.

Заключение

Совещания не становятся полезными просто вследствие своей частоты и не могут не отнимать у нас время и силы. Следуя рассмотренным здесь простым рекомендациям, вы получаете возможность проводить продуктивные и успешные встречи, продвигать свои проекты в нужном направлении и вовлекать свою команду в работу. Не забудьте составлять повестки дня, вовремя начинать и заканчивать совещания и по возможности сокращать их длительность. Всё это поможет вам проводить плодотворные встречи в любых ситуациях.