Электронные письма сильно отличаются от бумажных, особенно когда вы отправляете их деловому партнёру, клиенту или коллеге.
С начальником вряд ли можно говорить тем тоном, каким вы разговариваете со своей матерью, а язык в Интернете сильно отличается от разговорного. Существует ряд негласных правил, которые определяют, что является приемлемым для электронного письма, а что нет. Убедитесь, что вы не нарушаете их перед отправкой корреспонденции.
1. «Искренне ваш»
Таким устаревшим концовкам, как «искренне ваш» не должно быть места в электронном письме. Если это не любовное письмо, вашему адресату, вероятно, покажутся несколько странными подобные заверения в преданности. Лучше завершите послание коротким предложением, выражающим то, что вы хотите от получателя, вроде «нам не терпится узнать, что вы думаете по этому поводу» или «с нетерпением жду вашего ответа».
2. «Надеемся, у вас всё в порядке»
Это пустая формальность, и человек, читающий ваше электронное письмо, сразу это видит. Конечно, адресаты вас не могут настолько интересовать и волновать. Можно подумать, вы ночи не спите, беспокоясь об их благополучии. Так что это всего лишь пустая фраза. Чтобы быстрее перейти к сути вашего электронного письма, прекратите бессодержательные разговоры или используйте что-нибудь менее одиозное.
3. «Мы хотели бы связаться с вами по поводу»
Читателю и так понятно, что вы хотели с ним связаться. Он уже получил электронное письмо от вас, а вы бы не отправили его, если бы не пытались связаться с ним. Сама по себе эта фраза ничего не значит. Если ваша цель — это призыв к действию, просто сформулируйте его.
4. «Пересылать»
Всегда используйте производные от «отправлять», а не от «пересылать», чтобы не создать впечатление, что вы лишь массово распространяете информацию. Выражайтесь более прямо и старайтесь заинтересовать читателя, чтобы не оставить у него ощущение, что он получил кучу того же мусора, что и все остальные.
Также избегайте фраз, которые могут показаться невежливыми или непрофессиональными, что обеспечит более продуктивное и уважительное общение.
5. «Приносим свои извинения»
Некоторые люди любят извиняться за то, что не сделали. Если вы действительно виноваты, то должны написать нечто большее, чем «приносим извинения за доставленные неудобства».
Опишите, что пошло не так и что вы намерены сделать для устранения проблемы. Извинения мало что значат без конкретных поступков. Кроме того, большинство извинений следует приносить лично или по телефону, так что если без них можно обойтись, то и не нужно их выражать.
6. «Очень важно»
Большинство электронных писем зачастую позиционируются как «очень важные». Это стало настолько распространённым явлением, что фраза потеряла смысл. Крупные компании называют очень важными даже свои распродажи. Поэтому, если что-то действительно важно, объясните, почему это так, а не заставляйте читателя гадать.
7. «Обращаем ваше внимание»
Если вам действительно нужно, чтобы кто-то обратил внимание на что-то важное, не стоит быть особо вежливым. Однако фраза «обращаем ваше внимание», присовокуплённая к чему-то очевидному, может показаться слишком высокомерной. Поэтому лучше использовать «напоминаем вам», «позвольте сообщить вам» и другие более мягкие формулировки.
8. «Не стесняйтесь обращаться к нам»
Этой фразой часто злоупотребляют. Есть выражения вежливые, а есть чрезмерно вежливые, и эта фраза относится к последним. Однако чрезмерная вежливость выглядит фальшиво. Большинство людей и так знают, что им придётся обратиться к вам за разъяснениями или дополнительной информацией в затруднительной ситуации. Так что просто предоставьте им контактную информацию и расскажите, по каким вопросам с вами можно связаться.
9. «Вероятно»
Это слово лишь добавляет неопределённости. Будьте конкретнее в своих сообщениях и не проявляйте неуверенность. Если вы в чем-то действительно не уверены, лучше как-то выкрутиться или установить срок решения того или иного вопроса. Фраза наподобие «я, вероятно, решу эту проблему сегодня к трём часам дня» звучит ужасно.
10. «Я попытаюсь»
Это слово тоже указывает на то, что вы на самом деле не уверены в том, что делаете.
Многие люди подумают, что вы так выражаете свою неспособность выполнить ту или иную задачу. Так что уберите это слово и задумайтесь, зачем вы вообще его употребили. Если вам не хватает навыков или информации, обратитесь к людям, которые могут вам помочь.
11. «Я полагаю»
Люди часто используют эту фразу, не понимая, что она совершенно излишня. Поэтому когда вы в следующий соберётесь написать «я полагаю», просто выпустите её и поделитесь своим мнением, а получатель сам легко припишет эти мысли вам. Кроме того, употребляя эту фразу, вы, опять же, кажетесь не до конца уверенным в том, что хотите сказать.
12. «Правда»
Это популярное слово, которое в какой-то момент просто утратил своё подлинное значение. Стоит его употребить, и вы начинаете звучать так, как будто пытаетесь поделиться какой-то банальщиной.
13. «Действительно»
Это слово придаёт вашим электронным письмам разговорный оттенок. Однако в текстовом общении в нём просто нет необходимости. Уберите его, и смысл предложения почти всегда сохранится. Кроме того, постоянное использование подобных слов для выражения своей точки зрения показывает, что вы либо непрофессиональный, либо ленивый автор.
14. «Буквально»
Если вы хотите прояснить значение чего-либо, то использовать слово «буквально» вполне уместно. Однако если это не входит в ваши намерения, то оно будет звучать как преувеличение или метафора. Это слово больше подходит для устных бесед, чем для электронных писем.
15. «И многое другое»
Эта фраза слишком общая и бессмысленное. Она неспособна уточнить, о чём идёт речь. Так что найдите более прямые выражения для того, что вы хотите сказать.
16. «Потрясающий»
Это слово стало настолько часто употребляемым, что больше не звучит как похвала.
Оно встречается повсюду — от речей звёзд шоу-бизнеса до корпоративных слоганов. В общем, оно потеряло всякий смысл и превратилось в одну из многих скучных банальностей. Так что подберите более точное слово для выражения ваших чувств.
17. «Довольно»
Это слово может означать как «отчасти», так и в «значительной мере». Однако зачастую в нём нет никакой необходимости. Поэтому всякий раз, когда у вас возникает соблазн его употребить, спросите себя, действительно ли оно привносит какой-то смысл в предложение.
18. «К вашему сведению»
Эта фраза попросту грубая и выглядит как бюрократическое оповещение или приказ, не предполагающий обратной связи. Её можно использовать лишь в качестве заголовка в верхней части переадресованного сообщения, чтобы побудить адресата прокрутить страницу вниз и выяснить суть дела. Чётко обозначьте свои намерения, чтобы у получателя не закрались подозрения о скрытых мотивах вашего послания.
19. «Будьте добры»
Лучше просто использовать «пожалуйста» — все и так всё поймут. «Будьте добры» или «будьте любезны» — это слишком сильные фразы для употребления в профессиональных переписках по электронной почте.
20. «Просто»
Если вы используете это слово просто так, оно быстро теряет свой смысл. Многие люди используют его во фразах типа «я просто хотел связаться», и в итоге они выглядят как извинение. Убрав слово «просто», вы придадите больше серьёзности своим словам и будете выглядеть более заинтересованными в общении.
Устранение банальных фраз не только сделает ваши письма более профессиональными и понятными, но и улучшит их доставку и поможет избежать перехвата спам-фильтрами. Нет ничего плохого в том, чтобы отказаться от речевых клише и прибегнуть к собственному уникальный стиль написания электронных писем.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter
