Никто не сомневается в том, что автоматизация документооборота представляет собой насущную необходимость. Бумажный документооборот отнимает у сотрудников много времени, поскольку они вынуждены разрываться между бумажной работой и ожиданием разрешений.
Кроме того, он приводит к ошибкам и может влечь существенные убытки в плане затраченных усилий, времени и ресурсов. Решение задач при ограниченном количестве сотрудников является вызовом для любой организации. Но даже при многочисленном персонале некоторые задачи становятся повторяющимися. Они вызывают скуку, и сотрудники начинают допускать ошибки.
Именно здесь на помощь приходят инструменты автоматизации документооборота. Есть ряд брендов, предлагающих подобные системы. Рынок автоматизации документооборота и сопутствующих технологий растёт на 20% в год, и в 2024 году достиг объёма в 21,7 млрд долларов США. Однако выбрать подходящего поставщика, который будет соответствовать требованиям конкретного бизнеса, по-прежнему непросто. Исходя из этого, необходимо учитывать все нюансы и выбирать программное обеспечение, которое будет решать ваши специфические проблемы. Кроме того, следует проверить, готова ли ваша структура к автоматизации.
Из всего многообразия решений пальма первенства принадлежит управлению документооборотом, не требующему работы с кодом. Широкое использование приложений и программного обеспечения для решения различных бизнес-задач привело к росту спроса на подобные инструменты. А поскольку они не требуют познаний в программировании, то являются универсальными решениями для всех компаний, независимо от того, идёт ли речь об интеграции инструментов или автоматизации самого документооборота.
Однако одного этого недостаточно. Выбор системы во многом зависит и от других факторов. Поскольку каждая компания имеет собственную специфику, все аспекты имеют важное значение для выбора правильного инструмента автоматизации документооборота. Мы подобрали ряд советов, которых стоит придерживаться, чтобы упростить решение этой задачи.
Советы по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота
Приведённые ниже шаги помогут вам подобрать эффективное решение для автоматизации документооборота, не требующее работы с кодом.
Шаг 1. Оценка потребностей
Для начала необходимо определить, какие именно задачи требуют автоматизации. Кроме того, становится особенно актуальным выявление показателей для улучшения. Некоторые задачи являются шаблонными по самой своей природе. Для владельца бизнеса становится крайне важным выяснить, какие задачи влекут убытки. Как только вы оцените свои потребности, вам будет легче подобрать решение.
Шаг 2. Определение необходимых функций
Выбранный вами инструмент автоматизации документооборота станет неотъемлемой частью вашего бизнеса. Поэтому крайне важно понять его характеристики, преимущества и способы использования. Так, например, если вы хотите улучшить свой маркетинг, необходимо, чтобы соответствующее приложение было способно увеличить количество потенциальных клиентов или помочь вам в разработке эффективной маркетинговой стратегии. Возможно, оно окажется неспособно выполнить определённые задачи. Поэтому вам следует обдумать все эти моменты, а затем решить, какой именно инструмент внедрять.
Шаг 3. Оценка затрат на программное обеспечение
Программное обеспечение для автоматизации документооборота не должно быть слишком обременительным для вашего бюджета. Информационные технологии действительно важны, однако если система нуждается в частом обновлении и обслуживании, возможно, вам придётся пересмотреть свой выбор. Кроме того, платить высокую цену без необходимости в любом случае не стоит.
Шаг 4. Оценка интегрируемости в существующую систему
В настоящее время те или иные инструменты уже стали частью повседневной деятельности компаний. Поэтому крайне важно выяснить, сможет ли новое приложение взаимодействовать с уже имеющимися инструментами. В эпоху автоматизации интеграция также имеет важное значение: если все инструменты будут работать как единое целое, процессы станут более отлаженными.
Шаг 5. Подсчёт количества пользователей приложения
Необходимо также определить количество пользователей программного обеспечения для автоматизации документооборота. Это может быть вся компания или только избранная группа людей. Какие-то внешние заинтересованные лица, возможно, также заходят использовать этот инструмент. Количество пользователей не должно быть максимально возможным, поскольку необходимо также учитывать и перспективы рост вашего бизнеса.
Шаг 6. Подбор простого и удобного интерфейса
Автоматизация нужна для того, чтобы сотрудникам не приходилось надолго зацикливаться на одной и той же задаче.
Поэтому важно подобрать программное обеспечение, которое будет простым в использовании для ваших сотрудников. В противном случае вы лишь замените одну проблему на другую, причём ещё и заплатив за неё.
Шаг 7. Определить потребности в плане обслуживания
Необходимо определиться с тем, нужно ли вам обслуживание вашего программного обеспечения. Вам нужно чётко понимать, какими именно функциями вы будете пользоваться, перед тем как приобретать программу. Поставщик должен предложить те или иные сервисные решения в зависимости от специфики ваших методов.
Шаг 8. Предпринять шаги по контролю качества
Инструменты автоматизации документооборота должны подлежать обязательному контролю качества, за который вы несёте ответственность. Программа может содержать ошибки. Применяемые вами решения не должны представлять опасности для данных вашей компании. Так что если у вас нет средств устранения неполадок, программное обеспечение должно быть максимально надёжным.
Шаг 9. Рассмотрите несколько вариантов
На рынке представлено множество конкурирующих решений. Ваша задача состоит в том, чтобы потратить время на изучение всех их достоинств и недостатков. По завершении исследования вам будет легче отказаться от вариантов, которые не подходят вашему бизнесу. Всё это может показаться слишком обременительным, однако в конечном итоге грамотный выбор программного обеспечения принесёт только положительные результаты.
Шаг 10. Попытайтесь найти индивидуальное решение
Каждая компания отличается от других во всех отношениях. Инструмент, используемый вашим конкурентом, может привести к негативным результатам для вашего бизнеса. Здесь, опять же, важную роль играют исследования. Понимание потребностей вашего бизнеса и поиск подходящего варианта могут занять определённое время, но зато вы сможете подобрать индивидуальное решение.
Шаг 11. Не затягивайте с внедрением программного обеспечения
Если бы вы искали инструмент для автоматизации лишь одного процесса, его можно было бы быстро внедрить. Но если вы хотите автоматизировать сразу несколько, вам нужно как можно скорее приниматься за работу. Когда вы точно знаете, что именно автоматизировать, вы сможете быстрее всё внедрить.
Основные выводы
Компании и организации всё чаще отдают предпочтение инструментам автоматизации документооборота. Они представляют собой эффективное решение, упрощающее выполнение сложных задач.
А если они ещё и не требуют работы с кодом, то это вдвойне хорошо. Благодаря способности консолидировать несколько технологических функций в единую надёжную платформу подобные системы помогут вам достичь желаемых организационных результатов.
Сегодня каждая компания стремится к повышению эффективности и росту на рынке. И самой мощной движущей силой в этом отношении является внедрение различных приложений и инструментов. Инструменты автоматизации документооборота позволяют улучшить этот процесс в десять раз, способствуя эффективной оценке результатов работы и более быстрому решению проблем. Соответственно, чтобы наилучшим образом распорядиться вашими инвестициями в развитие собственного бизнеса, важно иметь надёжное программное обеспечение подобного рода.
Часто задаваемые вопросы
Перед внедрением автоматизации документооборота следует определиться с задачами, их последовательностью, специалистами и системами, ответственными за каждую их них, любыми факторами, имеющими отношение к документообороту, а также желаемыми результатами. Это чем-то похоже на руководство оркестром.
Существует множество отличных вариантов, и выбор наиболее подходящего для вас зависит от ваших потребностей. Популярными системами являются Zapier, Microsoft Power Automate и Trello. Однако здесь важно проявить избирательность и найти индивидуальное решение.
Программное обеспечение для автоматизации документооборота можно сравнить с цифровым дирижёром, который управляет задачами и процессами. Оно помогает вам автоматизировать рутинные задачи, оптимизировать операции и повысить эффективность работы.
Для начала следует определить конкретный процесс, который выиграл бы от автоматизации. Далее следует подобрать подходящий инструмент или платформу, разработать рабочий процесс, сформулировать правила автоматизации и приступить к тестированию. Таков первый шаг к улучшению эффективности.
Рабочий процесс состоит из трёх ключевых компонентов: задач или действий, последовательности, в которой они выполняются, и потока информации или данных между ними. Всё это напоминает некий рецепт с определёнными ингредиентами, способами их сочетания и пошаговыми инструкциями.
Оптимальный тип рабочего процесса зависит от ваших конкретных потребностей. Линейные процессы отлично подходят для простых задач, в то время как ветвящиеся процессы уместны для более сложных. Это всё равно что подбирать подходящий инструмент для того или иного случая — отвёртку для шурупов и молоток для гвоздей.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter