Внедряем автоматизацию ИТ-процессов за 8 шагов

Определитесь с объектами для автоматизации

Автоматизация не обязана быть всеобъемлющей. Не каждый процесс или задача должны, или даже могут, быть автоматизированы. И уж точно не следует пытаться автоматизировать всё сразу, чтобы продемонстрировать ценность автоматизации для бизнеса. Для начала выявите общие и часто выполняемые задачи минимальной сложности. Обычно они в наибольшей степени выигрывают от автоматизации. Как правило, кандидатами на автоматизацию являются процессы и задачи, которые системным администраторам приходится выполнять чаще всего и которые отнимают много времени. К ним можно отнести сброс пользовательского пароля и предоставление экземпляра виртуальной машины.

Оцените пригодность рабочих процессов для автоматизации

Компании зачастую сталкиваются с проблемами при переводе ручных рабочих процессов в автоматизированные. Автоматизация каждый раз выполняет одни и те же действия одинаковым образом. Однако различные бизнес-процессы и ИТ-технологии могут применять совершенно разные подходы для достижения одного и того же результата. Кроме того, нельзя забывать об исключениях из правил.

Поэтому следует рассмотреть как можно больше вариантов, даже если вы не собираетесь внедрять их все немедленно. Проверьте текущие рабочие процессы и задачи на уровне всей компании и выявите рутинные последовательности или подпроцессы для автоматизации. Затем ИТ-отдел может внедрить и повторно использовать эти последовательности в нескольких проектах по автоматизации. Чем больше будет общих последовательностей или процессов, тем проще будет их автоматизировать. Кроме того, во многих случаях имеющиеся рабочие процессы могут быть подкорректированы или разделены специально для автоматизации.

Хорошим объектом для автоматизации являются сценарии Microsoft PowerShell. Системные администраторы обычно автоматизируют процесс, объединяя в цепочку несколько небольших сценариев PowerShell. Каждый отдельный сценарий представляет собой конкретную задачу или шаг в рамках более масштабного процесса, который можно повторно использовать по мере необходимости. Подобный модульный подход делает автоматизацию универсальной, но только для широкого спектра задач и процессов.

Рассмотрите исключения и трудности

После подготовки проекта по автоматизации, сосредоточьтесь на его реализации. 

Специалисты должны разработать процессы и решить, что делать с исключениями, такие как переменные или опции. Внедрение исключений может быть оказаться сложным делом и отнимать много времени. Более того, руководители ИТ-отдела могут даже предпочесть автоматизировать самые простые процессы, а исключения оставить людям.

Возьмём, к примеру предоставление виртуальных машин. ИТ-специалисты могут полностью автоматизировать этот процесс. Однако параметры конфигурации виртуальной машины — количество процессоров, объем памяти и файл образа для развертывания — требуют ручного ввода и представляют собой исключения. Другой пример — автоматизация бизнес-процессов, предполагающих выход человека из системы в конце. Специалистам по автоматизации в этом случае требуется разработать некое сочетание автоматизированных и контролируемых человеком этапов, принимая во внимание задержки или ошибочный ввод.

Подберите инструменты или фреймворки автоматизации

Инструменты для автоматизации ИТ должны наилучшим образом соответствовать вашим проектам. Так, существуют инструменты, ориентированные на ИТ, а есть платформы для автоматизации бизнес-процессов. Некоторые продукты внедряются и управляются компанией самостоятельно, в то время как другие предоставляются в качестве услуги. Сравните функции, возможности, удобство использования и совместимость с другими системами обработки данных или бизнес-инструментами. Средства автоматизации рабочего процесса в ИТ-отделе представлены такими продуктами, как Cflow, IBM, Microsoft, Nlyte Software и ServiceNow. Однако существуют десятки других инструментов и платформ, зачастую специализированных, сферы которых варьируются от управления персоналом до закупок и разработки программного обеспечения. Проверьте инструмент автоматизации, прежде чем приступать к его использованию. Отсейте всех неподходящих кандидатов, а затем протестируйте оставшихся в качестве демо-версий или других пробных вариантов.

Начните с малого и постепенно усложняйте систему

Лучший способ внедрить автоматизацию — доказать её ценность для компании. Примените её к одной–двум простейшим задачам или рабочим процессам, способным высвободить больше всего времени. К подобного рода начинаниям обычно относятся как к пилотным или демонстрационным проектам. Специалисты изучают и осваивают соответствующие инструменты, одновременно доказывая их ценность руководителям и сотрудникам. Начиная с малого, вы сведёте сбои в работе и растерянность к минимуму и при этом позволите ИТ-отделу выявить и устранить проблемы, связанные с тем или иным инструментом или его использованием.

Отслеживайте результаты

Как только специалисты внедрят инструмент автоматизации задач или рабочих процессов, применяйте ключевые показатели эффективности для объективной оценки его влияния на бизнес. Каждая задача и рабочий процесс имеют ценность для бизнеса. Как минимум это стоимость рабочих часов на выполнение соответствующей задачи. Если автоматизация значительно сокращает время выполнения задачи, то и её стоимость существенно снижается. Тем самым автоматизация экономит ваши средства.

С другой стороны, автоматизированные задачи каждый раз выполняются одним и тем же способом, что должно уменьшить количество ошибок и, следовательно, повысить удовлетворённость пользователей и избавиться от необходимости решать проблемы. Наконец, мониторинг помогает выявить узкие места в автоматизированных процессах. Так, например, задача предоставления виртуальной машины может окончиться неудачей вследствие нехватки памяти на сервере или завершиться успешно при наличии нужных ресурсов. Мониторинг представляет собой единственный объективный способ оценить эффективность автоматизации и выявить проблемы для устранения.

Расширяйте автоматизацию

Теперь, после автоматизации ограниченного набора задач и рабочих процессов и демонстрации её ценности для бизнеса, пришло время систематически автоматизировать дополнительные задачи, которые могут быть простыми или сложными, но всё же менее значимыми, чем уже готовые. В целом следует сосредоточиться на масштабных рабочих процессах с низким уровнем риска, возможно, избегая рабочих процессов с исключениями, до тех пор, пока внедрение автоматизации не докажет свою эффективность.

Автоматизация выполняет объёмные рутинные задачи в быстрее, чем это может сделать человек. Если какая-либо сложная задача, например, связанная с вводом данных пользователем, вариантами выбора, утверждениями или другими исключениями, выполняется лишь в редких случаях, общая выгода от её автоматизации может оказаться сомнительной.

Сосредоточьтесь на техническом обслуживании

Внедрение автоматизации нельзя назвать разовой задачей. Такие наборы данных, используемые для обеспечения автоматизированного процесса, как сценарии и предопределённые визуальные элементы, требуют регулярного анализа и обновления с целью соответствия изменениям в рабочих процессах и  текущих потребностях. Каждый автоматизированный процесс должен выполнять именно то, что нужно бизнесу. К сожалению, подобным техническим обслуживанием часто пренебрегают, или относятся к нему как к чему-то второстепенному. Поэтому запланируйте периодические проверки для ревизии автоматизированных процессов. Однако одних их недостаточно.

Изменения в инфраструктуре и бизнесе представляют собой два основных фактора, влияющих на обслуживание автоматизированных процессов. Так, например, добавление новых серверов может увеличить доступный для автоматизации объём вычислительных ресурсов. Или новый закон может потребовать коррекции этапов процесса автоматизации для обеспечения соблюдения нормативных требований. Чтобы справиться с этими задачами, техническое обслуживание автоматизации может быть привязано к процессу управления преобразованиями.