Как использовать автоматизацию бизнес-процессов в компании

Что значит автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов, или BPA (Business Process Automation), заключается в применении информационных технологий для оптимизации работы с типовыми задачами. Это помогает улучшать внутренние и внешние процессы, фокусироваться на более важных этапах производства и повышать его качество.

Зачем автоматизировать бизнес-процессы

Подключение автоматизации бизнес-процессов становится необходимым в следующих случаях:

• Наличие большого количества однообразных задач, которые влекут за собой высокую текучку кадров и снижение производительности труда.
• Расширение объема данных, которые еще нужно обработать. Из-за этого увеличивается время на анализ и расчеты, а также повышается риск возникновения ошибок.
• Сложности в коммуникациях с поставщиками и клиентами. Такие проблемы увеличивают риски, задерживают доставку и производство.
• Отсутствие системы для постановки задач и их оценки выполнения.
• Необходимость введения регламентов и нормативов для персонала и отделов.
• Срыв сроков поставки продукции и рост количества брака на производстве.

Система управления бизнесом делится на три направления:

1. Ключевые операции — это действия, влияющие на доход организации. К ним относят производство, продажи и взаимодействие с контрагентами и клиентами.
2. Поддерживающие операции — это функции, которые напрямую не влияют на бизнес, но обслуживают его, минимизируют затраты и повышают производительность труда. Например, бухгалтерия, ведение отчетности, техподдержка и HR.
3. Управленческие операции — это деятельность, связанная с решением организационных вопросов, внедрением стратегий и развитием компании.

Цели автоматизации бизнес-процессов

Разберем преимущества автоматизации бизнес-процессов:

• Снижение затрат. Внедрение программ для автоматизации бизнеса позволяет уменьшить расходы на материалы и освободить персонал от рутинных задач. Например, подключение чат-бота для ведения клиентов или автоматическое пополнение склада.
• Систематизация операций. Автоматизация бизнеса помогает создать последовательную структуру управления, учесть регламенты и улучшить эффективность как отдельных сотрудников, так и компании в целом.



• Уменьшение риска из-за человеческого фактора. Ручная обработка документов и ведение расчетов может приводить к ошибкам. Средства автоматизации помогают исключить вероятные проблемы и ускорить работу.
• Увеличение эффективности. Автоматизация бизнес-процессов организации создает непрерывное производство и позволяет улучшить точность процессов.



• Интеграции со сторонним ПО. Автоматические системы управления берут информацию из нескольких источников для анализа разных метрик и процессов. Такой подход поможет учесть слабые места, найти проблемы и внести корректировки на разных этапах производства.
• Хранение данных. Программы для автоматизации бизнес-процессов занимаются сбором и хранение информации в едином пространстве. Так вы можете быстрее найти и связать разрозненные показатели.
• Улучшение качества продукции. Благодаря средствам автоматизации руководитель контролирует каждый этап производства, видит процент брака и внедряет улучшения.

Кому нужны технологии автоматизации

Средства автоматизации помогают эффективнее управлять любой компанией.

• Малый бизнес внедряет готовые решения, которые требуют минимальных настроек.
• Средние компании используют системы автоматизации бизнес-процессов для сокращения издержек и оптимизации основных операций.
• Крупные организации чаще обращаются за разработкой уникальной платформы, которая будет учитывать особенности бизнеса. Так ПО помогает объединять работу отделов в единой системе.

При выборе системы автоматизации бизнеса важно изучить ключевые процессы компании и учесть время реализации задач. Перед внедрением необходимо провести обучение персонала и ответить на все возражения, чтобы сотрудники поняли, для чего вносятся корректировки.

Автоматизация бизнеса предполагает, что системой управляет специалист. А цифровизация означает исключение человека из производственных процессов.

Основные области применения автоматизации

Современные подходы к автоматизации бизнес-процессов оптимизируют направления и операции компании.

Бухгалтерский учет. Программы управления зарплатным проектом, ведения отчетности, счетов и закрывающих документов. Сервис обрабатывает и хранит данные, минимизируя ручную работу.

Управление персоналом. HRM, или Human Resource Management включает себя ведение кадров, учет отпусков и больничных, обработку резюме, создание оффера и развитие карьеры специалистов.

Автоматизация продаж. Подключение CRM-систем помогает отслеживать сделки, вести учет клиентов и контрагентов, контролировать задачи менеджеров и анализировать результаты работы.

Ведение проектов. Таск-менеджеры оптимизируют коммуникацию между отделами, помогают отслеживать задачи каждого сотрудника, контролировать сроки выполнения и равномерно распределять нагрузку. Эти инструменты позволяют:

• создавать задачи;
• назначать исполнителей и ставить дедлайны;
• прикреплять файлы и комментарии;
• отслеживать ход выполнения задач;
• настраивать уведомления;
• анализировать эффективность работы.

Оптимизация колл-центра. Благодаря ATC-системам и IP-телефонии можно ускорить обработку входящих и исходящих звонков, контролировать работу операторов с помощью скриптов и повысить качество обслуживания клиентов.

Системы оснащены функцией записи вызовов и их анализа, возможностью распределения звонков между свободными операторами. Они предоставляют статистику по работе сотрудников, а также интегрируются с CRM-системами.

Автоматизация работы склада. Системы складского учета оптимизируют основные операции — от приемки товаров до их отгрузки. Платформа WMS (Warehouse Management System):

• обеспечивает прозрачный контроль остатков продукции;
• позволяет своевременно пополнять запасы;
• помогает отслеживать популярные позиции и оптимизировать складские запасы;
• ускоряет проведение инвентаризации.

Работа с рассылками и чат-ботами. С помощью автоматизированных систем отправки массовых сообщений можно создавать и рассылать персонализированные предложения, настраивать триггеры для рассылок и анализировать эффективность email-маркетинга. Чат-боты являются круглосуточными помощниками клиентов, отвечая на вопросы, предоставляя информацию и собирая данные.

Запуск контекстной и таргетированной рекламы. Такие сервисы, как Яндекс.Директ, VK Ads или Elama, позволяют создавать рекламные кампании, таргетировать объявления на определенную аудиторию, анализировать эффективность РК и оптимизировать бюджеты.

Администрирование сайта. CMS-системы позволяют создавать и администрировать сайты любой сложности. С их помощью можно:

• создавать страницы и добавлять контент;
• настраивать дизайн и функциональность сайта;
• подключать различные модули и интеграции;
• управлять правами доступа пользователей.

Аналитика. Сервисы сквозной аналитики и BI-системы помогают обрабатывать данные, находить закономерности, отслеживать тренды и составлять прогнозы. Это позволяет принимать верные решения для развития бизнеса.

Ведение документооборота. СЭД, или система автоматизации электронного документооборота управляет договорами, контрактами и счет-фактурами. Программа оцифровывает процесс заполнения документов и хранит информацию в одном цифровом пространстве. Так сотрудники могут быстро получить согласование и проставить подписи.

Логистика. TMS-системы (Transportation Management System) управляют логистическими процессами — включая отслеживание доставки, подбор транспорта, построение маршрутов, мониторинг местоположения продукции и выбор водителей.

Производство. MES-системы помогают управлять производством непрерывного цикла. ПО задает критерии качества и распределяет материалы.

Управление разными процессами. Для этого используют ERP-системы. В них есть разные модули и инструменты для ведения продаж, производства продукции, доставки, финансов, управления персоналом и складом. Например, ERP-система может контролировать выпуск товаров и их остатки, планировать загрузку оборудования, отслеживать продажи и проводить автоматические расчеты материалов, чтобы минимизировать количество брака.

Комплексное управление процессами. Для этого существуют BPM-системы (Business Process Management), которые помогают управлять внутренними и внешними операциями компании. Платформа визуализирует процессы и находит наилучшие стратегии развития. В таких системах сотрудники могут оставлять идеи, которые сократят потери и улучшат производство, а затем оценить эффект от их реализации.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Разберем основные шаги внедрения автоматизации.

• Оценка текущего состояния. Изучите процессы компании и выберите направления для автоматизации. Это поможет выявить узкие места и повторяющийся цикл задач.
• Определение целей и задач автоматизации. Установите четкие цели автоматизации, чтобы понять, каких результатов вы хотите достичь. Например, повышение производительности и качества сервиса или сокращение затрат.
• Выбор подходящих инструментов и технологий. Изучите представленные на рынке платформы и выберите те, которые отвечают вашим требованиям и бюджету.
• Тестирование и адаптация процессов. Протестируйте выбранные инструменты, чтобы убедиться в их эффективности и выявить возможные проблемы. Внесите необходимые коррективы перед масштабным внедрением.
• Обучение персонала и внедрение. Внедрите обучение для специалистов, которые будут работать с новыми системами. Это поможет им лучше адаптироваться и эффективно использовать инструменты.

Оценка эффективности автоматизации бизнеса

Чтобы оценить эффект от внедрения автоматизации, ориентируйтесь на показатели окупаемости и следующие параметры:

• Сократилось ли время, которое сотрудники тратят на типичные и рутинные задачи?
• Уменьшился ли цикл сделки? Насколько быстро клиенты переходят к совершению заказа?
• Исчезли ли жалобы от менеджеров или потребителей?
• Понимают ли сотрудники свои обязанности и зоны ответственности?
• Успевают ли отделы достигать поставленных KPI?

Полученные результаты можно сравнить с данными за предыдущий период для оценки пользы от внедрения автоматизации.

Например, для образовательной платформы можно добавить элементы игрофикации, чтобы стимулировать учеников заходить чаще и получать новые достижения.

Заключение

Автоматизация бизнес-процессов освобождает сотрудников от рутинных задач, предоставляя им больше времени для работы над сложными проектами, стратегическими операциями и креативными решениями.

Например, в BPA-системах активно используют искусственный интеллект и машинное обучение, а также создают платформы с поддержкой low-code и no-code технологий. Это позволяет адаптироваться к любому рабочему процессу, оперативно выявлять проблемы и вносить улучшения.