Ещё недавно мгновенные сообщения рассматривались в качестве нового и необычного способ оставаться на связи с семьёй и друзьями. Сегодня он превратился в один из самых популярных способов общения с кем бы то ни было: вы можете добавить в свой список контактов для обмена мгновенными сообщениями коллег, клиентов и поставщиков.
Многие люди используют мгновенные сообщения на работе для того, чтобы задавать вопросы, совместно работать над проектами и поддерживать связь с коллегами. Однако грамотно использовать мгновенные сообщения — это не так просто, как может показаться. Поэтому здесь мы рассмотрим правила пользования мгновенными сообщениями на работе. Также обсудим, как выбрать подходящую платформу для этих целей и рассмотрим этические аспекты процесса.
Плюсы и минусы обмена мгновенными сообщениями на рабочем месте
Преимущества обмена мгновенными сообщениями зачастую воспринимаются как нечто само собой разумеющееся. В частности, они могут сократить время на разговоры по телефону или написание электронных писем, будучи быстрым и непринуждённым способом обмена информацией.
Обмен мгновенными сообщениями также является отличным и, как правило, менее навязчивым способом общения с коллегами на расстоянии. Кроме того, он позволяет вам уведомлять собеседников о вашей доступности и фиксировать ваши диалоги. Большинство соответствующих приложений также имеют такие дополнительные функции, как общий доступ к файлам, видеозвонки и голосовые вызовы. Всё это обеспечивает гибкость и возможность выбора способа общения.
Однако сама возможность мгновенной связи также таит в себе определённые недостатки. Так, например, объяснение чего-либо в текстовой форме может занять больше времени, чем по телефону или при личной встрече. Кроме того, обмен мгновенными сообщениями создаёт потенциальные риски для безопасности в зависимости от уровня технической инфраструктуры вашей компании. Мгновенные сообщения также создают впечатление постоянной доступности абонента и поощряют людей ожидать немедленных ответов. Это может привести к стрессу и эмоциональному выгоранию, особенно у тех, кто вынужден беседовать о работе в нерабочее время на своих личных устройствах.
Разнообразие доступных в настоящее время каналов связи даже может усложнить контакт с людьми. Незнание того, какие приложения использовать, или необходимость следить сразу за несколькими лишь усиливает путаницу и головную боль. Также обмен мгновенными сообщениями иногда приводит к тому, что люди начинают меньше общаться лично и сильно отвлекаться на рабочем месте. Мгновенные сообщения трудно проигнорировать, но они при этом могут оказаться бессмысленными, длинными или совершенно несвязанными с работой.
Выбор платформы
Существует множество различных вариантов использования мгновенных сообщений на работе. Некоторые компании внедряют особые сервисы обмена мгновенными сообщениями в свою локальную сеть или приложение для электронной почты, в то время как другие используют такие варианты, как Skype, Slack, Microsoft Teams или Spark.
Некоторые также используют функции обмена мгновенными сообщениями, встроенные в такие приложения для управления проектами, как Podio и Asana. Можно также использовать специальное программное обеспечение с функцией живого чата, ориентированного на внешний мир, что позволит обеспечить онлайн-обслуживание клиентов в режиме реального времени.
Если вы хотите внедрить систему обмена мгновенными сообщениями, сначала необходимо определиться с тем, чего вы надеетесь достичь с её помощью, и что вам от неё нужно. Чтобы подобрать поставщика услуг, необходимо задаться следующими вопросами:
- Планируется ли просто создать площадку, на котором люди смогут задавать вопросы и получать быстрые ответы, или улучшить и углубить взаимодействие между отделами?
- Понадобится ли пользователям функция обмена файлами, совершения видеозвонков и фиксации разговоров или архивирования и резервного копирования сообщений?
- Сколькими каналами связи уже располагает компания? Упростит ли добавление ещё одного ей жизнь или, наоборот, усложнит её?
- Есть ли необходимость интегрировать чат с другими инструментами, такими как электронная почта или программное обеспечение для управления проектами?
- Каков требуемый уровень безопасности?
- Каков максимальный бюджет?
- Необходим ли вообще мгновенный чат, или компании достаточно обычной электронной почты или разговоров один на один?
Ответы на эти вопросы будут зависеть от вашей отрасли, размера компании, структуры вашего бизнеса, демографических характеристик сотрудников, а также ваших целей и ценностей компании. Какое бы приложение для обмена мгновенными сообщениями вы ни выбрали, прежде чем приступить к работе, необходимо заручиться поддержкой как руководства, так и будущих пользователей. Менеджерам, скорее всего, будет в первую очередь интересна отдача от инвестиций, а сотрудники захотят иметь систему, соответствующую их запросам. Внедрять систему, которой никто не будет пользоваться, нет никакого смысла.
Если вы уже практикуете обмен мгновенными сообщениями, регулярно проверяйте свои правила и процессы на соответствие потребностям вашей компании. Это особенно важно в период роста компании, сокращения штатов или реструктуризации.
Правила обмена мгновенными сообщениями
Обмен мгновенными сообщениями является относительно новым явлением в бизнесе, и исследования показывают, что этические его аспекты ещё до конца не выработаны. Поэтому очень важно уяснить основные правила этого способа общения. Вы можете быть опытным пользователем в обычной жизни, но не всякий стиль обмена сообщениями подходит для работы. Ниже мы сформулировали определённые правила обмена мгновенными сообщениями исходя из здравого смысла.
Что следует делать:
- Будьте кратки. Помните, что вы на работе, поэтому сосредоточьтесь на самом главном.
- Ограничивайте сообщения одним–двумя предложениями, особенно в групповых чатах — иначе может возникнуть путаница.
- Установите правила обмена мгновенными сообщениями с коллегами, клиентами и поставщиками, если вы руководитель. Они могут быть связаны с официальными документами компании.
- Сформулируйте рекомендации по поводу того, какие каналы следует использовать для тех или иных целей, на каких устройствах производить обмен, и как именно общаться друг с другом.
- Используйте статусы. Установите значок «занят», «в отъезде» или «не беспокоить», если вы не хотите, чтобы вам мешали. Соответственно, проверяйте статус других пользователей, прежде чем вступать с ними в беседу.
- Спрашивайте разрешение перед началом диалога. Обмен мгновенными сообщениями предполагает отвлечение собеседника от дел, поэтому следует поинтересоваться, могут ли они говорить, особенно когда диалог обещает быть долгим.
- Умейте отказывать. Если сейчас неподходящее время для общения, скажите людям, что вы свяжетесь с ними позже.
- Используйте своё обычное имя. Избегайте непонятных никнеймов: они могут выглядеть непрофессионально и затруднять поиск. Это особенно важно, если вам приходится контактировать с клиентами, поставщиками или другими третьими лицами.
- Помните о собеседнике. Не забывайте о том, с кем вы говорите, и приспосабливайте свой язык и способ общения к его потребностям и ожиданиям. Это даже может повлечь отказ от использования обмена мгновенными сообщениями вообще, поскольку собеседник может предпочитать другую форму общения. И хотя некоторые каналы поощряют весьма неформальный стиль коммуникации посредством смайликов и мемов, ваши сообщения по работе всегда должны быть профессиональными.
- Выходите из системы, когда вас нет в офисе. Подавляйте желание отправлять сообщения людям, находящимся в отпуске, и убеждайте коллег выходить из системы или отключать уведомления вне рабочего времени, чтобы избежать нежелательных сообщений в свободное время.
Чего не следует делать:
- Обсуждать деликатные вопросы. Избегайте использования мгновенных сообщений для обсуждения конфиденциальной информации или корпоративной стратегии. Не все платформы защищены.
- Распространять плохие новости или оценки. Передавайте эмоциональные или негативные сообщения лично — это более уважительный, деликатный и тактичный способ обсуждения подобных вопросов.
- Пересылать документы неизвестного происхождения. Приложенные файлы могут обходить защиту корпоративного брандмауэра, но, тем не менее, могут быть заражены вирусом.
- Использовать мгновенные сообщения для решения несрочных вопросов. Для этого лучше подойдёт электронная почта.
- Оставаться подключённым к сети во время презентации. Ваша аудитория будет видеть всё на вашем экране после подключения его к проектору, поэтому заблаговременно выйдите из системы или отключите уведомления — конечно, если вы не хотите раскрыть суть предстоящих проектов или поделиться чем-то личным со всей публикой.
- Использовать личные аккаунты. Многие имеют несколько учётных записей на одной платформе, и это может привести к отправке нежелательных сообщений. Будьте бдительны и не забывайте проверять, под какой именно учётной записью вы вошли в систему, прежде чем отправлять сообщения.
Проверьте себя: можно ли отправлять подобные сообщения?
Какие из приведённых ниже сообщений вы бы сочли приемлемыми для отправки коллегам? Мы также поделились своими соображениями по этому вопросу, но многое зависит от вашей конкретной компании.
«Поезд задерживается. Буду через десять минуть после начала совещания».
(Подходит, поскольку позволяет поделиться важной информацией и проинформировать коллег.)
«Никто не знает, как добавить праздник в новый календарь?»
(Подходит, поскольку вы запрашиваете связанную с работой информацию.)
«Иваныч сегодня целый день досаждает своими просьбами. Не знаете, что с ним делать?»
(Сам вопрос вполне уместен, поскольку вам нужен совет, как лучше взаимодействовать с коллегой, однако тон и формулировки сомнительны и могут быть расценены как оскорбительные — к тому же, они могут попасть не в те руки.)
«Вот суть нашего нового проекта...»
(На грани допустимого, но такую информацию всё же лучше передавать по электронной почте для удобства отслеживания и повышения безопасности.)
«Кто вчера смотрел "Во все тяжкие"? Отличная серия!»
(Это сообщение не связано с работой, поэтому лучше без него обойтись. Тем не менее неформальное общение может быть полезно для сплочения сотрудников, и поэтому допустимо в определённых рамках и условиях.)
«Макс прикольный! Не знаешь, встречается ли он с кем-нибудь?»
(Неприемлемо на рабочем месте.)
Ваши взгляды на то, что является приемлемым, могут отличаться от позиции вашей компании. Если у вас есть сомнения, проконсультируйтесь со своим менеджером или отделом кадров.
Ключевые моменты
Обмен мгновенными сообщениями может быть эффективным средством коммуникации, особенно когда вам срочно нужна информация. Он также отлично подходит для общения с коллегами на расстоянии. При принятии решения о внедрении подобной системы и о том, какую именно платформу для этого использовать, учитывайте такие факторы, как цели вашей компании, требуемые набор функций, безопасность и стоимость.
В ходе самого обмена мгновенными сообщениями, используйте понятный для собеседника язык, выработайте правила и соблюдайте их, а также спрашивайте разрешения, прежде начинать беседу. Если же вам нужно обсудить деликатные или сложные вопросы, мгновенные сообщения лучше не использовать. Старайтесь также избегать их для оценок тех или иных людей, поскольку это требует индивидуального подхода. Кроме того, помните, что некоторые приложения для обмена мгновенными сообщениями небезопасны, поэтому никогда не обсуждайте в них личные вопросы или корпоративную стратегию.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter
