12 шаблонов писем клиенту с советами

Что такое письмо клиенту

Многие специалисты по маркетингу и продажам пишут письма клиентам по целому ряду поводов, таких как продвижение продукта или услуги, запуск нового проекта или реагирование на жалобы клиентов. Они могут быть как электронными, так и бумажными.

Шаблоны писем клиенту

Следующие шаблоны можно взять за основу при составлении профессиональных писем своим клиентам:

Обращение к генеральному директору компании или в отдел кадров

Уважаемый [имя генерального директора или менеджера по персоналу], [Объясните, что хотите помочь их компании преодолеть препятствие на пути их начинания по подбору персонала, обучению или управлению командой]. [Опишите вашу собственную квалификацию и пользу, которую ваша компания принесла другим компаниям]. У предоставляемым нами услугам относятся:

• [Услуга 1]
• [Услуга 2]
• [Услуга 3]

Благодарим вас за то, что нашли время ознакомиться с предлагаемыми нами услугами. Если вам интересно узнать больше о том, как мы можем помочь Вашему бизнесу, пожалуйста, позвоните или напишите нам по электронной почте [ваш номер телефона и адрес электронной почты]. С уважением, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Запуск нового проекта

Уважаемый [Имя клиента], мы рады объявить об открытии нашего нового бизнеса, [название вашей компании]. Уважаемый [имя клиента], мы рады объявить об открытии нового заведения нашей компании [название вашей компании]. Оно расположено по следующему адресу [адрес заведения и другие сведения о местоположении]. Мы будем готовы принять гостей [дата открытия]. Новый проект связан с [краткое описание важности нового заведения для клиентов]. Мы рады предложить клиентам следующие услуги:

• [Продукт или услуга 1]
• [Продукт или услуга 2]
• [Продукт или услуга 3]

Приглашаем Вас посетить наше заведение [дата открытия], чтобы узнать больше о наших услугах и познакомиться с нашей командой. Вы также можете позвонить нам или написать нам по электронной почте: [номер телефона, адрес электронной почты]. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Оповещение о продукте

Уважаемый [имя клиента], мы рады объявить об официальном выпуске нашего новейшего продукта, [название продукта] из нашей линейки [вид товара, который вы продаёте]. Его покупка принесёт вам следующие преимущества:

• [Преимущество 1]
• [Преимущество 2]
• [Преимущество 3]

Продукт будет выпущен [дата] и будет доступен [физический адрес или веб-сайт, где клиенты могут приобрести ваш продукт]. Если Вы хотите оформить предварительный заказ на этот продукт или узнать больше о его достоинствах, позвоните нам по [номер телефона компании] или напишите нам по электронной почте [адрес электронной почты]. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Предложение бизнес-услуг

Уважаемый [имя сотрудника], мы видим, что Ваша компания стремится [задача, с которой в настоящее время сталкивается компания]. Как опытная компания, специализирующаяся на [услуги или функции, предлагаемые вашей компанией], [название вашей компании] может предоставить вам услуги высочайшего уровня, которые помогут Вам преуспеть в своей отрасли. Она была основана в [год] и предоставляет следующие услуги:

• [Услуга 1]
• [Услуга 2]
• [Услуга 3]

Если вы начнёте пользоваться нашими услугами в этом месяце, мы можем предложить вам скидку в [проценты]. Вы можете позвонить нам по [номер] или написать нам по электронной почте [адрес] для запроса расценок или демонстрации наших услуг. С нетерпением ждём Вашего звонка. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Оповещение о мероприятии

Уважаемый [имя клиента], будем рады видеть Вас на нашем предстоящем мероприятии, [название мероприятия], которое продлится [количество дней]. Оно состоится в [период] и начнётся в [часы]. Адрес мероприятия: [местоположение и инструкции, как добраться до места проведения]. Предстоящие события будут включать в себя:

• [Семинар, занятие или тема первого дня]
• [Семинар, занятие или тема второго дня]
• [Семинар, занятие или тема третьего дня]

Зарегистрироваться на мероприятие можно здесь: [ссылка на веб-сайт мероприятия]. Если у Вас есть какие-либо вопросы или Вы хотели бы узнать больше о мероприятии, свяжитесь с нами по [номер телефона компании] или [адрес электронной почты]. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Подробное описание всех ваших продуктов

Уважаемый [имя клиента], мы хотели бы воспользоваться случаем представить нашу компанию и предоставить Вам подробную информацию о нашей линейке продуктов и их преимуществах. [Название компании] была основана в [год], и мы гордимся передовыми продуктами, которые мы можем предложить нашим клиентам. Их ассортимент включает в себя:

• [Название и краткое описание продукта 1]
• [Название и краткое описание продукта 2]
• [Название и краткое описание продукта 3]

Если вы хотите запросить расценки или узнать больше о наших продуктах и их функциях, позвоните нам по [номер телефона компании] или напишите нам по электронной почте [адрес электронной почты]. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Приветствие нового клиента

Уважаемый [имя клиента]! Позвольте поприветствовать Вас от лица нашей команды в качестве нового клиента нашей компании [название компании]. Мы рады приступить к предоставлению Вам услуг такого уровня, который Вы не сможете получить нигде больше. [Краткая информация о компании]. В соответствии с нашим соглашением, мы будем предоставлять Вам следующие услуги:

• [Предоставляемая услуга 1]
• [Предоставляемая услуга 2]
• [Предоставляемая услуга 3]

Нам не терпится поскорее начать работу с Вами. Наш персональный менеджер по работе с клиентами свяжется с Вами в ближайшее время и предоставит более подробную информацию о последующих действиях. Не стесняйтесь обращаться к нам по [номер телефона компании] или [адрес электронной почты] с любыми вопросами. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Запрос клиентского отзыва

Уважаемый [имя клиента], позвольте поблагодарить Вас за Вашу приверженность нашей компании. Мы ценим Вас как клиента и рады сотрудничать с Вами. Чтобы привлечь больше таких же ценных клиентов, как Вы, мы были бы признательны, если бы Вы нашли время написать для нас отзыв. Отзывы обычно состоят из следующих ключевых моментов:

• [Ключевой момент 1]
• [Ключевой момент 2]
• [Ключевой момент 3]

Отзыв может быть представлен в виде видеозаписи или письменного документа. Пожалуйста, по возможности отправьте его нам по адресу [адрес электронной почты] до [дата]. Если вам нужна какая-либо дополнительная информация, свяжитесь с нами по [номер телефон] или [адрес электронной почты]. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Оповещение о годовщине сотрудничества

Уважаемый [имя клиента]! Благодарим Вас за [количество лет, в течение которых клиент сотрудничал с вами] сотрудничества с нашей компанией. Вы должны знать, что мы ценим проведённое с Вами время и надеемся на продолжение построения более прочных отношений и оказание Вам всё более и более качественных услуг по мере роста компании в предстоящие годы. Пожалуйста, сообщите, можем ли мы что-либо сделать, чтобы улучшить опыт Вашего взаимодействия с нами. Вы можете позвонить нам по [номер телефона] или написать нам электронное письмо по адресу [адрес электронной почты]. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Реакция на жалобу клиента

Уважаемый [имя клиента]! Позвольте обратиться к Вам, чтобы сообщить, что мы получили вашу недавнюю жалобу от [дата подачи жалобы клиентом]. Нам жаль, что у Вас возникли неприятности, и мы сделаем всё возможное, чтобы проблема была решена. Вы получите ответ от одного из наших специалистов службы поддержки к [дата, когда ваш клиент должен получить ответ от вашей команды]. Пока же, если у Вас есть какие-либо другие вопросы или проблемы, Вы можете позвонить нас по [номер телефона] или написать нам по адресу [адрес электронной почты]. Ещё раз приносим извинения за доставленные неудобства. Сотрудничество с Вами очень важно для нас, и поэтому мы сделаем всё возможное, чтобы Вы остались довольны нашим сервисом. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Запрос платежа у клиента

Уважаемый [имя клиента]! Позвольте уведомить Вас о том, что Ваш счёт на [сумма долга] подлежит оплате до [дата платежа]. Он связан со следующими услугами, предоставленными с [дата] по [дата]:

• [Услуга к оплате и стоимость 1]
• [Услуга к оплате и стоимость 2]
• [Услуга к оплате и стоимость 3]

Платёж можно осуществить на [ссылка]. Возможные способы оплаты включают в себя [способы]. Если представленная выше информация покажется вам неверной, пожалуйста, свяжитесь с нами по [номер телефона] или [адрес электронной почты]. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Уведомление клиента о возможном продлении соглашения

Уважаемый [имя клиента]! Позвольте сообщить вам, что Ваше соглашение с нами заканчивается [дата окончания соглашения]. Его текст приложен к письму. Мы хотели бы обсудить условия его продления и поделиться своими соображениями о дополнительных услугах, которые, по нашему мнению, могли бы принести пользу Вашему бизнесу. Пожалуйста, позвоните нам, чтобы назначить встречу для дальнейшего обсуждения продления соглашения по [номер телефона компании]. Нам понравилось сотрудничать с Вами в последние [количество месяцев или лет, в течение которых действовал контракт], и мы надеемся продолжить эти отношения. Искренне Ваш, [ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]

Советы по написанию писем клиентам

Следуйте этим рекомендациям, чтобы составлять убедительные и интересные письма вашим клиентам:

Следуйте рекомендациям по форматированию

Не только содержание вашего письма должно быть грамотно составлено и профессионально оформлено, но и его форматирование должно быть аккуратным и лёгким для чтения. Поскольку ваше письмо представляет всю компанию, подумайте об использовании профессионального фирменного бланка с логотипом и другими атрибутами. Общие же рекомендации по форматированию включают в себя:

• Поля в 2,5 см
• Профессиональный шрифт, вроде Times New Roman или Arial
• Размер шрифта 10–12
• Одинарные интервалы
• Дата отправки

Указывайте цель письма в первой же его строке

Причина, по которой вы пишете своё письмо должна быть чётко указана уже в первой его строке.

Это поможет клиенту сразу понять, о чём будет идти речь и поможет удержать его внимание для продолжения чтения. По возможности изъясняйтесь как можно прямее и употребляйте первое или второе лицо, начиная предложения с «я» или «мы», чтобы персонализировать своё послание.

Вычитайте письмо на предмет фактических, грамматических и орфографических ошибок

Найдите время, чтобы внимательно проверить своё письмо на предмет любых грамматических или орфографических ошибок. Прочтите его вслух или сделать это друга или коллегу, чтобы выявить упущенные недочёты. Убедитесь, что письмо соответствует общему замыслу и написано в активном залоге для привлечения внимания клиента. Также взгляните на форматирование и убедитесь, что оно выглядит профессионально, аккуратно и достаточно разреженно.